Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) в России. Теперь каждый работник, который трудоустраиваеться впервые, обязан получать ЭТК вместо бумажной. Для работодателя это означает необходимость внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и другие локальные нормативные акты (ЛНА), а также выполнить ряд процедур по согласованию с сотрудниками и контролирующими органами.

Правовое основание перехода

Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит обязательный переход к ЭТК.
Постановление Правительства РФ от 28 апреля 2020 г. № 772 «Об утверждении порядка перехода на электронные трудовые книжки» – регламентирует сроки, порядок и условия перехода.
Постановление Минтруда РФ от 30 апреля 2020 г. № 88 «Об утверждении порядка выдачи бумажных трудовых книжек сотрудникам, которые отказались от ЭТК» – устанавливает требования к бумажной версии.

Что меняется в ПВТР?

В ПВТР необходимо прописать следующие пункты:

Порядок приема и увольнения – теперь в разделе «Прием на работу» и «Увольнение» должно быть указано, что сведения о трудовой деятельности фиксируются в ЭТК.
Согласие работника – в разделе «Согласие на переход» прописывается, что переход на ЭТК осуществляется только по письменному согласию сотрудника.
Права и обязанности сторон – работодателю обязано обеспечить доступ к ЭТК в личном кабинете ПФР, а работнику – сохранять копию электронных данных.
Порядок выдачи бумажной трудовой книжки – в случае отказа работника от ЭТК работодатель обязан выдать бумажную копию в течение 3 дней с момента получения заявления.

Как оформить приказ о переходе на ЭТК

Ниже приведён образец приказа, который можно адаптировать под конкретную организацию. Важно, чтобы в приказе были указаны:

Наименование организации и дата принятия приказа.
Ответственное лицо, назначенное руководителем, которое будет контролировать процесс перехода.
Сроки выполнения работ: обновление ПВТР, информирование сотрудников, получение согласий.
Обязанности по сдаче данных в ПФР через форму СЗВ‑ТД;

Пример приказа:

ПРИКАЗ
№ 123/ПТ
О переходе на электронные трудовые книжки

В целях соблюдения требований Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ и Постановления Правительства РФ от 28 апреля 2020 г. № 772, а также в связи с завершением переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) в России, руководитель организации
принял следующее решение:

Назначить ответственным за переход на ЭТК сотрудника Иванова И.И., который будет осуществлять контроль за выполнением всех требований законодательства и внутренних нормативных актов.

Обновить Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и другие локальные нормативные акты, в которых будут прописаны порядок приема и увольнения, согласие работника, права и обязанности сторон, а также порядок выдачи бумажной трудовой книжки при отказе от ЭТК.
В течение 30 дней с даты принятия приказа подготовить и раздать сотрудникам шаблон заявления о переходе на ЭТК. Сотрудники, которые согласились с переходом, должны подписать заявление и вернуть его ответственному лицу.

В течение 5 дней после получения заявления о переходе оформить электронную трудовую книжку в системе ПФР и выдать бумажную копию в течение 3 дней при отказе от ЭТК.

Отчитываться в Пенсионный фонд РФ о всех кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД в соответствии с требованиями законодательства.

Контролировать соблюдение всех пунктов настоящего приказа и в случае нарушений принимать меры в соответствии с внутренними процедурами организации.

Данный приказ вступает в силу с момента его подписания.

Подпись руководителя: ___________________ (И. П. Иванов)

Пошаговый алгоритм перехода

Назначение ответственного лица – руководитель назначает сотрудника, который будет отвечать за весь процесс перехода.
Обновление ПВТР и ЛНА – внесение изменений в правила внутреннего трудового распорядка и других локальных актов;
Информирование сотрудников – раздача информационных материалов, проведение инструктажей, размещение информации на корпоративном портале.
Получение согласия – сотрудники подписывают заявление о переходе на ЭТК.
Формирование ЭТК – ответственное лицо регистрирует сотрудника в системе ПФР и формирует электронную трудовую книжку.
Выдача бумажной копии – в случае отказа от ЭТК работодатель выдает бумажную трудовую книжку в течение 3 дней.
Отчетность в ПФР – сдача данных о кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД.
Контроль и аудит – регулярные проверки соответствия требованиям законодательства и внутренним политикам.

Что нужно знать сотруднику?

Переход на ЭТК добровольный, но с 1 января 2022 года все новые сотрудники обязаны получать ЭТК.
При отказе от ЭТК работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение 3 дней.
ЭТК доступна в личном кабинете ПФР и на портале Госуслуг; сотрудник может просматривать свой стаж и получать электронные справки.
Сохранить копию электронных данных – это ваш личный контроль над информацией.

Частые вопросы и ответы

Можно ли отказаться от ЭТК? – Да, но в таком случае работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку.
Что если работник не подписал заявление? – Переход на ЭТК не осуществляется, и работодатель выдает бумажную копию;
Как быстро получить ЭТК? – После подписания заявления ответственное лицо регистрирует сотрудника в системе ПФР в течение 5 дней.
Какие документы нужны для выдачи бумажной копии? – Заявление о переходе, копия паспорта, копия трудовой книжки (если есть).
Что делать, если данные в ЭТК неверны? – Обратиться в службу поддержки ПФР или в отдел кадров для корректировки.

Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к цифровизации кадрового учёта, который упрощает работу как работодателя, так и сотрудника. Чтобы процесс прошёл гладко, необходимо:

Своевременно обновить ПВТР и другие ЛНА.
Назначить ответственного за контроль перехода.
Обеспечить информирование и согласие сотрудников.
Соблюдать сроки выдачи бумажной копии при отказе.
Вести обязательную отчетность в ПФР.

Следуя этим рекомендациям, вы гарантируете законность и прозрачность перехода, а также повысите эффективность кадрового управления в вашей организации.