С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России связаны важные изменения в кадровом делопроизводстве. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работники имеют право выбрать формат ведения своей трудовой книжки — бумажный или электронный. Если сотрудник принимает решение о переходе на электронный формат, в его бумажной трудовой книжке должна быть сделана соответствующая запись.
Правовые основы перехода на электронную трудовую книжку
С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки. Работодатели обязаны:
- вести учет трудовых книжек в электронном формате;
- предоставлять работникам сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
- вносить соответствующие записи в бумажные трудовые книжки при подаче заявления о переходе на ЭТК.
Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке
Основная формулировка
При получении от работника заявления о переходе на электронную трудовую книжку, в его бумажную трудовую книжку вносится следующая запись:
Пример записи:
Подано письменное заявление Иванова Ивана Ивановича о представлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Эта формулировка рекомендована Министерством труда и социальной защиты РФ и соответствует требованиям действующего законодательства.
Дополнительные сведения
В некоторых случаях в запись могут быть включены дополнительные детали:
- дата подачи заявления;
- номер и дата приказа о переходе на ЭТК;
- сведения о том, что сведения о трудовой деятельности будут предоставляться в электронном виде.
Расширенный пример записи:
Подано письменное заявление Петрова Сергея Михайловича о представлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Сведения о трудовой деятельности будут предоставляться в электронном виде.
Порядок действий работодателя
После получения заявления от работника о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней.
- Выдать трудовую книжку работнику под подпись.
- Направить сведения о трудовой деятельности в электронном формате в Пенсионный фонд России (ПФР) или СФР (Страховой фонд России).
- Оформить и направить в ПФР форму СЗВ-ТД до 15 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
Образец заявления работника
Для перехода на электронную трудовую книжку работник должен подать письменное заявление. Пример формулировки:
Образец заявления:
Я, Иванов Иван Иванович, выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде.
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Подпись: ________________
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?
Да, работник может в любой момент вернуться к ведению трудовой книжки в бумажном формате, подав соответствующее заявление работодателю.
Вопрос 2: Какие документы нужно оформить при переходе на ЭТК?
При переходе на электронную трудовую книжку необходимо:
- заявление работника;
- приказ о переходе на ЭТК;
- запись в трудовой книжке;
- отчетность в ПФР (форма СЗВ-ТД).
Вопрос 3: Какие сроки установлены для подачи заявления о переходе на ЭТК?
Работник может подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в любое время. Однако, если заявление не подано до 31 декабря 2026 года, трудовая книжка будет автоматически переведена в электронный формат.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации кадрового учета в России. Правильное оформление записи в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК позволяет избежать ошибок и соблюсти требования законодательства.
Следуйте рекомендациям, используйте приведенные образцы формулировок, и переход на электронную трудовую книжку пройдет без проблем!