В 2026 году переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) в России завершен. Бумажный формат остался в прошлом для новых записей, однако вопросы подтверждения трудового стажа для расчета больничных пособий остаются актуальными. От страхового стажа напрямую зависит размер выплаты по листку нетрудоспособности (60%, 80% или 100% от среднего заработка). Но где работодателю брать достоверные данные, если бумажной книжки на руках нет?

В этой статье мы подробно разберем, какие документы имеют юридическую силу, как проверить стаж нового сотрудника и что делать, если данные в электронной базе отсутствуют.

Основной документ: Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р)

Согласно статье 66.1 ТК РФ, основным документом, подтверждающим периоды работы для расчета больничного в условиях цифровизации, являются сведения о трудовой деятельности.

При приеме на работу или при возникновении необходимости рассчитать больничное пособие, сотрудник должен предоставить работодателю выписку из своей электронной трудовой книжки. Этот документ называется форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности, выдаваемые работодателем).

• Что это: Официальный документ, содержащий полную историю трудовой деятельности работника.
• Где взять сотруднику: Работник может заказать эту справку у своего последнего работодателя, в МФЦ, в клиентской службе Социального фонда России (СФР, бывший ПФР) или через портал «Госуслуги».
• Юридическая сила: Документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (или заверенный печатью организации при выдаче на бумаге), является равнозначным бумажной трудовой книжке.

Может ли работодатель проверить стаж самостоятельно?

Это один из самых частых вопросов. Может ли организация-работодатель зайти в базу СФР и посмотреть стаж своего нового сотрудника без его участия?

Ответ: Нет, не может.

При приеме на работу сведения о трудовой деятельности работодатель получает только от самого работника. У работодателя нет прямого доступа к персональным данным о стаже сотрудника в системе СФР для целей проверки при найме. Сотрудник обязан предоставить актуальную выписку (СТД-Р), которая подтверждает его опыт работы у предыдущих работодателей.

Альтернативные документы для подтверждения стажа

Ситуации бывают разными: у сотрудника может не быть на руках свежей выписки, или в электронной базе могут отсутствовать данные за периоды до 2020 года (до массового перехода на ЭТК). Чем еще можно подтвердить стаж для больничного?

Согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа, если записи в электронной трудовой книжке (или в предоставленной выписке) отсутствуют или вызывают сомнения, стаж подтверждается следующими документами:

1. Бумажная трудовая книжка: Если сотрудник вел бумажную трудовую до 2020 года и не сдавал ее в архив, она остается действительным документом. Записи в ней, сделанные до перехода на ЭТК, легитивны.
2. Трудовые договоры: Копии трудовых договоров с предыдущих мест работы.
3. Справки от работодателей: Официальные справки с предыдущих мест работы, содержащие периоды работы и должность. Они должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации (или отдела кадров).
4. Выписки из приказов: Копии приказов о приеме на работу и об увольнении.
5. Лицевые счета и ведомости: В случаях, когда нет ни трудовой, ни договоров, могут потребоваться архивные выписки о начислении зарплаты.

Важный нюанс про периоды до 2020 года

Минтруд разъяснял, что при переходе на электронную трудовую книжку, стаж, накопленный до 2020 года, подтверждается записями в бумажной трудовой книжке. Если бумажная книжка утеряна, а в электронной базе (СТД-Р) эти периоды не отражены (так как данные передавались работодателями не всегда корректно или вовремя), работник обязан предоставить справки с предыдущих мест работы или архивные выписки.

Без документального подтверждения (будь то цифровая выписка или бумажный архивный документ) периоды работы не могут быть включены в расчет страхового стажа для больничного.

Алгоритм действий для работодателя в 2026 году

Чтобы правильно рассчитать больничное пособие и избежать ошибок, следуйте этому алгоритму:

• Шаг 1. Запросите документы. При наступлении случая временной нетрудоспособности или при приеме на работу (для формирования личного дела) запросите у сотрудника актуальные сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
• Шаг 2. Проверьте полноту данных. Убедитесь, что в выписке отражены все периоды работы. Обратите внимание на даты приема и увольнения.
• Шаг 3. Запросите дополнительные подтверждения при gaps (разрывах). Если вы видите, что между записями в ЭТК есть большие промежутки, или сотрудник утверждает, что работал, но записей нет, попросите предоставить бумажную трудовую книжку (если она велась ранее) или справки с предыдущих мест работы.
• Шаг 4. Произведите расчет. Суммируйте все подтвержденные периоды. Помните: для оплаты первых трех дней больничного (которые оплачивает работодатель) и последующих дней (которые оплачивает СФР) нужен единый страховой стаж.

Частые вопросы (FAQ)

Что делать, если сотрудник говорит, что «все есть в базе», но справку не дает?

Работодатель вправе требовать документального подтверждения стажа для правильного расчета пособия. Без предоставленной сотрудником формы СТД-Р или иных документов работодатель не несет ответственности за неверный расчет, если стаж будет определен неправильно. Однако на практике работодатель может запросить данные через систему электронного документооборота, если налажен обмен с СФР, но первичным источником все равно остается волеизъявление работника предоставить данные.

Считается ли стаж, если запись в электронной трудовой есть, но бумажной не было?

Да, с 2020 года сведения, внесенные в информационную систему СФР работодателями, являются основным подтверждением стажа. Бумажный носитель для периодов после 2020 года не требуется, если данные корректно отражены в системе и подтверждены выпиской.

Как быть, если предыдущий работодатель ликвидирован и справку взять негде?

В этом случае необходимо обращаться в архив (городской или региональный), куда были сданы документы ликвидированной организации. Архивная справка будет являться полноценным заменителем трудовой книжки для подтверждения стажа.

Электронная трудовая книжка упростила хранение данных, но не отменила необходимость их документального подтверждения. Главным источником информации о стаже для расчета больничного в 2026 году является выписка из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р), которую предоставляет сам работник. В случае отсутствия данных в электронном реестре, «золотым стандартом» остаются бумажные трудовые книжки (за старые периоды) и архивные справки. Работодателю важно хранить эти документы или их заверенные копии, так как именно они являются основанием для расчета социальных выплат.