Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве. Возможность формировать сведения о трудовой деятельности работников в цифровом виде появилась в 2020 году с вступлением в силу Федерального закона от № 439-ФЗ. С тех пор правила работы с ЭТК претерпели значительные изменения, и к 2026 году процесс регистрации заявлений и ведения учета окончательно сформировался.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно регистрировать заявления сотрудников, какие сроки существуют для различных категорий работников и как автоматизировать этот процесс в популярных кадровых программах.
История перехода и нормативная база
С 1 января 2020 года работодатели начали передавать сведения о стаже и трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России, СФР). В течение 2020 года перед работниками стоял важный выбор: сохранить традиционную бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат.
В соответствии с ч. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, каждый работник, имевший стаж до 2021 года, должен был в срок до г. подать работодателю заявление о способе ведения его трудовой книжки. Работодатели, в свою очередь, были обязаны до 30 июня 2020 года включительно уведомить каждого сотрудника в письменной форме об изменениях в законодательстве и о их праве выбора.
Категории работников в 2026 году: кому нужно заявление, а кому — нет
На сегодняшний день порядок регистрации заявлений зависит от того, когда именно сотрудник впервые устроился на работу. В 2026 году действуют следующие правила:
- Работники с трудовым стажем до 1 января 2021 года. За ними сохранилось право выбора. Если они ранее выбрали бумажный формат, они могут изменить свое решение и подать новое заявление о переходе на ЭТК. В этом случае работодатель обязан зарегистрировать заявление и начать вести сведения только в электронном виде.
- Новые сотрудники, у которых нет трудового стажа до 1 января 2021 года. Для этой категории ведение трудовой книжки осуществляется только в электронном виде. Как подчеркнул Минтруд РФ в письме от № 14-2/В-136, при приеме на работу таких сотрудников в 2026 году необходимо сразу оформлять им электронный документ. Брать у них заявления о выборе формы книжки (в т.ч. электронной) не нужно!
Порядок регистрации заявлений о выборе способа ведения
Если сотрудник, имеющий право выбора, решает перейти на ЭТК или, наоборот, сохранить бумажный вариант, он должен подать письменное заявление на имя работодателя. Процесс регистрации включает несколько шагов:
- Получение заявления. Работник предоставляет документ лично или отправляет его в рамках электронного кадрового документооборота (ЭКДО). Минтруд подтвердил, что подача бумажных заявлений работодателю, уже перешедшему на ЭКДО, остается законной и допустимой.
- Регистрация документа. Кадровая служба присваивает заявлению входящий номер и дату. Эти реквизиты критически важны.
- Внесение данных в бумажную трудовую книжку. Если работник выбрал электронный формат, кадровик делает запись в его бумажной трудовой книжке о том, что работник подал заявление. В графе 4 обязательно указывается реквизиты заявления: «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде от [дата], регистрационный номер [номер]».
- Возврат бумажной книжки. После внесения записи бумажная трудовая книжка выдается на руки работнику под подпись.
Важно помнить о сведениях в СФР
Социальный фонд России разъяснил важный нюанс: электронная трудовая книжка и пенсионный счет содержат разные сведения, необходимые для назначения пенсии. Поэтому корректная и своевременная передача данных от работодателя в СФР — залог правильного расчета будущего стажа работника.
Как зарегистрировать заявление в программе 1С:ЗУП 8
Большинство современных компаний автоматизируют кадровый учет. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 процесс регистрации заявлений максимально упрощен:
- Для формирования заявления на одного или группы сотрудников используется специальный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- В документе выбирается сотрудник и указывается выбранный им способ ведения: на бумажном носителе или в электронном виде.
- После проведения документа в системе данные автоматически учитываются при формировании отчетности в СФР, а также могут быть распечатаны для внесения записей в бумажную трудовую книжку.
Ответственность работодателя
Работодатель несет полную ответственность за своевременный прием, правильную регистрацию заявлений и корректное внесение данных как в бумажные документы, так и в электронную систему СФР. Несвоевременная подача отчетности или ошибки в регистрационных номерах заявлений могут привести к штрафным санкциям и искажению стажа сотрудника.
Регистрация заявлений на электронные трудовые книжки в 2026 году имеет четкий регламент. Главное — помнить о том, что для новых сотрудников (без стажа до 2021 года) заявление не требуется, их учет ведется исключительно в электронном формате. Для остальных категорий работников необходимо строго соблюдать процедуру присвоения регистрационного номера и внесения соответствующей записи в бумажный вариант документа. Использование современных программных решений, таких как 1С:ЗУП 8, позволяет минимизировать ошибки и сделать процесс перехода на ЭТК прозрачным и контролируемым.