С 2020 года в России вводится обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Для работодателя это не только юридическое требование, но и возможность повысить эффективность кадрового учёта․ В данной статье подробно разберём, как правильно оформить заявление о переходе на ЭТК, какие документы нужны, как вести учёт в 1С:ЗУП и какие нюансы стоит учитывать․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовом стаже работника, его должностях, начислениях и отработанных днях․ Она хранится в системе Фонда социального страхования (ФСС) и доступна как работодателю, так и сотруднику через портал «Мой ФСС» и «Мой ПФР»․
Основные преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа;
- Автоматический обмен сведениями с ФСС и ПФР;
- Упрощённый контроль за стажем и начислениями;
- Сокращение бумажной работы и экономия времени․
Правовые основы перехода на ЭТК
Ключевые нормативные акты, регулирующие переход:
- Федеральный закон от 29 декабря 2014 г․ № 151-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации»;
- Постановление Правительства РФ от 28 декабря 2019 г․ № 1225 «О порядке перехода на электронные трудовые книжки»;
- Постановление Правительства РФ от 28 декабря 2019 г․ № 1225 «Об утверждении Положения о порядке оформления и ведения электронных трудовых книжек»․
С 1 января 2020 г․ работодатели обязаны отчитываться в ФСС о переходе на ЭТК по форме СЗВ‑ТД․ С 2021 г․ специалисты по кадрам обязаны вести только электронный учёт в 1С:ЗУП․
Кому нужно подавать заявление о переходе?
Заявление о переходе на ЭТК подаётся в Фонд социального страхования (ФСС) от имени работодателя․ В большинстве регионов это делается через портал «Мой ФСС» или в электронном виде через систему 1С:ЗУП, если в программе настроена интеграция с ФСС․
Как подготовить заявление?
Перед подачей заявления необходимо собрать следующие данные:
- Наименование организации, ИНН, ОГРН;
- Сведения о руководителе, который подписывает заявление;
- Список сотрудников, переходящих на ЭТК (ФИО, дата рождения, дата начала работы, должность);
- Печатная копия бумажной трудовой книжки (если сотрудник уже имеет бумажную);
- Сведения о наличии у сотрудника электронных данных в ФСС (если они уже есть)․
В 1С:ЗУП заявление формируется в модуле «Переход на электронную трудовую книжку»:
- Откройте раздел «Переход на ЭТК» в меню «Кадры»;
- Нажмите кнопку «Создать заявление»;
- Заполните обязательные поля: ИНН, ОГРН, ФИО руководителя, дата подачи;
- Добавьте список сотрудников, используя кнопку «Добавить»;
- При необходимости загрузите сканы бумажных трудовых книжек;
- Сохраните заявление и отправьте в ФСС через интеграцию (если настроена) либо скачайте PDF и отправьте по почте․
Что делать после подачи заявления?
После получения заявления ФСС проводит проверку данных․ Если всё в порядке, сотруднику выдаётся электронная трудовая книжка․ В течение 3 дней с момента выдачи бумажной трудовой книжки работодатель обязан внести запись о подаче заявления в неё․
В 1С:ЗУП необходимо:
- Открыть документ «Переход на ЭТК»;
- Нажать кнопку «Отправить в ФСС» (если интеграция настроена);
- После подтверждения от ФСС, перейти к пункту «Внесение в бумажную трудовую» и заполнить соответствующую запись․
Как проверить наличие ЭТК у сотрудника?
Существует несколько способов:
- Через портал «Мой ФСС»: сотрудник вводит ИНН и ФИО, видит статус книги;
- Через портал «Мой ПФР»: проверка наличия сведений о стаже;
- В 1С:ЗУП в разделе «Трудовая книжка» можно открыть документ сотрудника и увидеть, что он имеет электронную запись․
Частые ошибки и как их избежать
- Неполные данные: убедитесь, что все поля заполнены до отправки․ Ошибки в ИНН, ОГРН, ФИО руководителя часто приводят к отклонению заявления․
- Отсутствие бумажной трудовой: если сотрудник уже имеет бумажную, но она не была передана в ФСС, заявление отклонится․
- Несвоевременная выдача бумажной трудовой: работодатель обязан выдать бумажную книгу в течение 3 дней после получения заявления․
- Неправильная настройка интеграции 1С с ФСС: проверьте, что модуль «Переход на ЭТК» подключён к правильному сервису․
Что делать, если заявление отклонено?
При отклонении ФСС высылает письмо с указанием причины․ Обычно это:
- Неправильные реквизиты организации;
- Отсутствие бумажной трудовой;
- Несоответствие данных сотрудника в 1С и ФСС․
После исправления ошибок повторите подачу заявления․ В 1С:ЗУП можно сохранить исправленную копию и отправить снова․
Как вести учёт перехода в 1С:ЗУП?
В 1С:ЗУП есть несколько ключевых объектов:
- Документ «Переход на ЭТК» – основной документ, в котором фиксируется заявка и статус;
- Документ «Внесение в бумажную трудовую» – запись о выдаче бумажной книги;
- Документ «Отчетность по ЭТК» – ежемесячный отчёт о переходах, отправляемый в ФСС․
Рекомендации по учёту:
- Периодически проверяйте статус заявлений в разделе «Отчётность»;
- Сохраняйте копии всех документов в архиве 1С;
- Регулярно обновляйте настройки интеграции с ФСС (периодически проверяйте сертификаты);
- Обучайте персонал по работе с модулем «Переход на ЭТК»․
Как выглядит типичный процесс перехода на ЭТК?
- Сотрудник начинает работу → HR подготавливает заявление;
- HR подаёт заявление в ФСС через 1С;
- ФСС проверяет данные → если всё в порядке, выдаёт ЭТК;
- HR выдаёт бумажную трудовую в течение 3 дней и вносит запись о подаче заявления;
- HR обновляет учёт в 1С:ЗУП, отмечая статус «ЭТК»;
- Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через «Мой ФСС» и «Мой ПФР»․
Что делать, если сотрудник уже имеет ЭТК?
Если у сотрудника уже есть электронная трудовая книжка, но она не зарегистрирована в 1С:ЗУП, необходимо:
- Открыть документ «Внесение в бумажную трудовую»;
- Ввести данные о наличии ЭТК;
- Сохранить документ и обновить статус в 1С․
Как подготовить сотрудников к переходу?
Обучение сотрудников – важный этап․ Рекомендуется:
- Провести информационную сессию о преимуществах ЭТК;
- Показать, как проверить наличие ЭТК через «Мой ФСС»;
- Раздать инструкции по работе с 1С:ЗУП (если сотрудник имеет доступ к личному кабинету)․
Переход на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП – это не только соблюдение закона, но и шаг к цифровой трансформации кадрового учёта․ Правильное оформление заявлений, своевременная выдача бумажных трудовых книжек и тщательный учёт в 1С помогут избежать штрафов, ускорят обмен информацией с ФСС и ПФР, а сотрудникам обеспечат удобный доступ к своим данным․
Если у вас возникли вопросы по конкретным шагам или нужна помощь в настройке 1С, обратитесь к специалисту по внедрению 1С:ЗУП или в службу поддержки вашего поставщика программного обеспечения․