С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период к цифровой трудовой деятельности․ Бумажные трудовые книжки перестают быть обязательным документом для новых сотрудников и для тех, кто до этого момента не оформил заявление о сохранении бумажного варианта․ Однако это не означает, что бумажная книжка «пропадает», она сохраняет юридическую силу как источник информации о трудовом стаже до 2020 года и важных дополнительных сведений․
Что изменилось с 2026 года?
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , каждый работник имеет право самостоятельно выбрать формат ведения трудовой книжки:
- Вариант 1 — продолжить хранить и использовать бумажную трудовую книжку;
- Вариант 2 — отказаться от бумажной книжки и перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК), хранящуюся в Пенсионном фонде России (ПФР)․
Ключевое условие 2026 года: если работник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки до 31 декабря 2025 года, то с 1 января 2026 года его трудовая деятельность будет регистрироваться исключительно в электронном виде․ Бумажная книжка больше не обновляется — новые записи о приеме, переводе, увольнении в неё не вносятся․
Что делать, если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку?
Если вы хотите продолжить использовать бумажную трудовую книжку, вам необходимо:
- Подать заявление работодателю до 31 декабря 2025 года (срок был установлен для всех, кто работал на момент вступления в силу закона)․
- Заявление можно написать в свободной форме, но должно содержать:
- ФИО работника;
- должность;
- четкую формулировку: «Прошу продолжить ведение трудовой книжки в бумажной форме»;
- дату и подпись․
- Работодатель обязан зарегистрировать заявление, выдать его копию работнику и сохранить в личном деле․
Важно! Если вы уже подали такое заявление в 2020–2025 годах — ничего менять не нужно․ Ваша бумажная книжка остаётся действующей․
Что делать, если вы хотите отказаться от бумажной трудовой книжки?
Если вы решили перейти на электронную трудовую книжку, вы также должны были подать заявление до 31 декабря 2025 года․ После этой даты:
- Работодатель не вносит новые записи в бумажную трудовую книжку;
- Все сведения о вашей трудовой деятельности (прием, увольнение, перевод, награды) автоматически передаются в ПФР;
- Вы можете отслеживать свою трудовую историю через Личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги․
Важно! Отказ от бумажной книжки не аннулирует её юридическую силу․ Все записи, сделанные до 2026 года, остаются актуальными и могут быть запрошены при оформлении пенсии, при трудоустройстве за рубежом, при получении льгот и т․д․
Что делать с бумажной трудовой книжкой после отказа?
Даже если вы отказались от ведения бумажной трудовой книжки, она остаётся у вас на руках․ Работодатель не вправе изымать её․ Вам необходимо:
- Бережно хранить бумажную книжку — она содержит информацию о вашем трудовом стаже до 2020 года, включая периоды работы в СССР, вахтовые методы, поощрения, награды, которые могут отсутствовать в ЭТК;
- При трудоустройстве в новую организацию предоставлять бумажную книжку вместе с выпиской из ЭТК, это поможет работодателю составить полную картину вашего опыта;
- Не выбрасывать книжку — она может понадобиться при подаче документов на пенсию, в суде, при оформлении загранпаспорта или визы․
Как оформить запись об отказе в трудовой книжке?
Согласно разъяснениям Минтруда России, если работник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель должен:
- Внести в трудовую книжку последнюю запись, об увольнении (если работник увольняется) или о последнем переводе (если он остаётся в компании)․
- Сделать запись: «Трудовая книжка не ведётся в связи с переходом на электронный формат на основании заявления работника от [дата]»․
- Не вносить в книжку никаких последующих записей, даже при увольнении․
- Не вносить запись о выдаче книжки в книгу учёта движения трудовых книжек — это необязательно по закону․
Пример записи в трудовой книжке:
Запись № 123
«Трудовая книжка не ведётся в связи с переходом на электронный формат на основании заявления работника от »
Основание: Заявление № 45 от
Что делать новым сотрудникам, которые устраиваються в 2026 году и позже?
С 1 января 2026 года все новые работники трудоустраиваются только с электронной трудовой книжкой․ Бумажная книжка им не выдаётся и не ведётся․
Работодатель обязан:
- Сразу при трудоустройстве уведомить сотрудника о возможности выбора формата (хотя выбор уже невозможен — только ЭТК);
- Зарегистрировать сотрудника в системе ПФР;
- Передать сведения о приёме в электронном виде в течение 1 рабочего дня․
Если новый сотрудник приходит с бумажной трудовой книжкой, её принимают на хранение, но не вносят в неё новые записи․ Она остаётся как исторический документ․
Почему не стоит спешить с отказом от бумажной книжки?
Несмотря на удобство электронной системы, есть причины, по которым сохранение бумажной трудовой книжки остаётся разумным решением:
- Историческая ценность — в бумажной книжке могут быть записи о работе в СССР, вахтовых методах, командировках, наградах, которые не всегда передаются в ЭТК;
- Юридическая защита — при спорах о стаже, пенсии или компенсациях бумажная книжка — первичный документ;
- Международное признание — за рубежом бумажные трудовые книжки до сих пор воспринимаются как официальный документ, а ЭТК — нет;
- Технические риски — если произойдёт сбой в системе ПФР, потеря данных или ошибка в записи, восстановить информацию будет сложнее, чем по бумажному документу․
Как получить доступ к электронной трудовой книжке?
Для доступа к ЭТК вам нужно:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
- Перейти в раздел «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка»;
- Проверить все записи, при обнаружении ошибок или пропущенных периодов — подать заявление в ПФР через личный кабинет или в отделении․
Вы также можете получить выписку из ЭТК в бумажном виде в любом офисе ПФР или МФЦ — она имеет юридическую силу․
Рекомендация: если вы работаете с 2020 года и ранее — сохраняйте бумажную трудовую книжку․ Она — ваша личная архивная копия трудовой истории․ Электронная книжка — удобный инструмент для будущего, но не замена прошлому․
Если вы только начинаете карьеру в 2026 году — вам не нужно выбирать: ЭТК будет вашей единственной трудовой книжкой․ Но помните: ваша бумажная книжка, если она есть, — это ваше право, а не обязанность её сдавать․
Главное правило: Не уничтожайте бумажную трудовую книжку․ Не игнорируйте её․ Храните её как важный исторический и юридический документ — даже если вы выбрали электронный формат․
Если у вас остались вопросы — обратитесь в Пенсионный фонд России или к юристу по трудовому праву․ Ваш трудовой стаж, это ваша собственность․ Защищайте её осознанно․