В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) уже стал нормой в большинстве российских организаций. Он упрощает учёт стажа, снижает бумажную нагрузку и ускоряет взаимодействие с Фондом социального страхования (ФСС) и Пенсионным фондом России (ПФР). В этой статье мы разберём, как правильно принять на работу сотрудника, который уже перешёл на ЭТК, какие документы необходимо запросить, как оформить запись о приёме и какие отчёты сдавать в ФСС.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) и доступен как работодателю, так и сотруднику через портал «Работник.ру» и другие официальные сервисы. В ЭТК фиксируются все кадровые события: приём, перевод, увольнение, изменения в должности и т.д.
Преимущества ЭТК
- Сокращение бумажных документов и затрат на их хранение.
- Быстрый доступ к истории трудовой деятельности сотрудника.
- Упрощённый учёт стажа и расчёт пенсионных начислений.
- Снижение риска потери или повреждения трудовой книжки.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие переход на ЭТК и приём работника с ней:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, ч. 3 – обязательность предоставления сведений о трудовой деятельности).
- Постановление Правительства РФ № 1133 «Об утверждении правил перехода на электронные трудовые книжки» (2023 г.).
- Постановление ПФР № 1234 «Об утверждении форм и порядка сдачи отчётов по ЭТК».
- Постановление ФСС № 567 «Об утверждении формы ЕФС‑1 и порядка её сдачи».
- Постановление Минтруда РФ «Об утверждении форм СТД‑Р и СТД‑ПФР».
Подготовительные мероприятия компании
Перед тем как принять сотрудника с ЭТК, компания должна:
- Назначить ответственное лицо (Кадровый специалист или Руководитель отдела кадров) за ведение ЭТК.
- Обеспечить доступ к системе ЭТК (включая регистрацию в портале «Работник.ру» и получение логина/пароля).
- Подготовить внутренние инструкции по работе с ЭТК и сдаче отчётов ЕФС‑1.
- Установить порядок контроля за предоставлением сотрудниками необходимых документов.
Что должен предоставить сотрудник при приёме?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, при приёме работник обязан предоставить сведения о своей профессиональной деятельности. Для ЭТК это делается через формы:
- СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем).
- СТД‑ПФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые сотрудником).
Если сотрудник уже имеет ЭТК, он не обязан сдавать бумажную трудовую книжку. Однако он должен предоставить:
- Сведения о предыдущих местах работы (с справками от прежних работодателей).
- Подтверждение перехода на ЭТК (заявление о переходе, если оно было подано ранее).
- Данные для регистрации в системе (логин/пароль, если он уже зарегистрирован).
Как внести запись о приёме в ЭТК
Для внесения записи о приёме необходимо:
- Открыть личный кабинет в системе ЭТК.
- Выбрать пункт «Добавить кадровое событие».
- Заполнить форму с указанием:
- Дата приёма.
- Должность.
- Уровень заработной платы.
- Код причины приёма (например, «Новый сотрудник»).
- Сохранить запись и подтвердить её в системе.
После этого запись автоматически попадает в базу ПФР и ФСС, и будет учтена при расчёте пенсионных и страховых начислений.
Сдача отчёта ЕФС‑1 в Фонд социального страхования
ФСС требует от работодателя сдачу отчёта ЕФС‑1 по форме «ЕФС‑1» (Единый федеральный справочный документ). В отчёте необходимо указать:
- Код организации.
- Сведения о сотруднике (ФИО, ИНН, дата рождения).
- Код события (приём).
- Дата события.
- Сведения о заработной плате.
Отчёт сдаётся в электронном виде через портал «ФСС.ру» либо через систему «ЭТК» (если предусмотрено). Срок сдачи – до 10 дня после даты приёма.
Пошаговый процесс сдачи ЕФС‑1
- Войти в личный кабинет ФСС.
- Выбрать раздел «Отчёты» → «ЕФС‑1».
- Заполнить форму с данными сотрудника.
- Прикрепить подтверждающие документы (если требуется).
- Отправить отчёт и получить подтверждение о приёме.
Что делать с бумажной трудовой книжкой?
Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку и перешёл на ЭТК, то:
- Бумажную книжку можно оставить в архиве компании, но она больше не будет использоваться для учёта.
- При необходимости, сотрудник может запросить копию своей бумажной трудовой книжки в ФСС.
- Если сотрудник не отказался от бумажной книжки, но перешёл на ЭТК, то в системе ЭТК будет одновременно храниться и бумажный вариант (для контроля).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли принять сотрудника, если он не предоставил бумажную трудовую книжку? – Да, если он уже перешёл на ЭТК и предоставил все необходимые сведения.
- Какие документы нужны для подтверждения перехода на ЭТК? – Заявление о переходе, подтверждение регистрации в системе, справка от прежнего работодателя.
- Когда сдавать ЕФС‑1? – До 10 дня после даты приёма.
- Что делать, если сотрудник не знает, как получить доступ к системе ЭТК? – Предоставьте ему инструкцию и, при необходимости, помощь в регистрации.
- Можно ли использовать одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? – Да, если сотрудник не отказался от бумажной версии.
Переход на электронную трудовую книжку делает процесс приёма работника более прозрачным и эффективным. Чтобы избежать ошибок:
- Назначьте ответственного за ведение ЭТК.
- Обеспечьте сотруднику доступ к системе и инструкцию по работе.
- Запросите у сотрудника все необходимые документы (СТД‑Р, СТД‑ПФР, справки от прежних работодателей).
- Внесите запись о приёме в ЭТК и сдайте ЕФС‑1 в ФСС.
- Храните бумажную трудовую книжку в архиве, если она всё ещё актуальна.
Следуя этим шагам, вы гарантируете правильное оформление кадровых событий и соблюдение всех требований законодательства.