С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевое изменение в трудовом законодательстве, которое кардинально изменило способ учёта трудового стажа граждан. Теперь каждый работник имеет право выбрать форму хранения своей трудовой информации — традиционную бумажную трудовую книжку или современную электронную версию. Однако ключевым условием перехода на ЭТК является письменное согласие работника.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранится вся информация о трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие сведения, необходимые для подтверждения стажа, расчёта пенсии и получения социальных выплат.

Все данные в ЭТК вносятся работодателем в единую информационную систему Пенсионного фонда России (ПФР). Доступ к информации имеют:

• сам работник — через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
• работодатель — через специализированный модуль в системе «Электронная трудовая книжка»;
• органы ПФР и другие уполномоченные государственные структуры.

Законодательная основа

Правила оформления и ведения электронных трудовых книжек регулируются:

1. Федеральным законом № 439-ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам ведения трудовых книжек»;
2. Постановлением Правительства РФ № 1786 от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения их деятельности»;
3. Приказом Минтруда РФ № 593н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».

Согласно этим нормам, переход на ЭТК возможен только с письменного согласия работника. Работодатель не имеет права навязывать электронную форму или отказывать в оформлении бумажной книжки, если работник этого требует.

Как оформить согласие на электронную трудовую книжку?

Процедура оформления согласия проста и прозрачна. Она включает несколько этапов:

Получение уведомления от работодателя

Работодатель обязан в письменной форме (или в электронной форме, если работник согласен на электронное взаимодействие) уведомить каждого сотрудника о возможности перехода на ЭТК. Уведомление должно содержать:

• информацию о том, что с 2026 года бумажные трудовые книжки больше не ведутся по умолчанию;
• пояснение, что ЭТК — это официальный документ, имеющий ту же юридическую силу, что и бумажная книжка;
• сведения о том, как получить доступ к ЭТК (через Госуслуги или личный кабинет ПФР);
• предупреждение, что при отказе от ЭТК работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку.

Подача заявления

Работник, желающий перейти на ЭТК, должен подать заявление в письменной форме (на бумаге или в электронном виде, если есть согласие на электронный документооборот). Заявление должно содержать:

• ФИО работника;
• дату подачи заявления;
• четкую формулировку: «Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид»;
• подпись работника и расшифровку.

Образец заявления может быть предоставлен работодателем. Важно: заявление не требует нотариального заверения.

Передача данных в ПФР

После получения заявления работодатель в течение 5 рабочих дней обязан передать сведения о работнике в Пенсионный фонд России. В ПФР формируется электронная трудовая книжка, и работник получает уведомление о её создании через личный кабинет на es.pfrf.ru или портале Госуслуги.

Что делать с бумажной трудовой книжкой?

После перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка не изымается и не уничтожается. Она остаётся у работника как архивный документ. Работодатель обязан:

• внести в неё все сведения, накопленные до даты перехода на ЭТК;
• заверить последнюю запись печатью и подписью;
• передать книжку работнику под роспись.

Дальнейшие изменения (приёмы, увольнения, переводы) будут вноситься только в ЭТК.

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да, отказаться можно в любой момент. Если работник подал заявление на переход на ЭТК, но позже передумал — он имеет право подать новое заявление с просьбой возобновить ведение бумажной трудовой книжки.

В этом случае работодатель обязан:

• принять заявление;
• начать вести бумажную трудовую книжку с даты, указанной в заявлении;
• внести в неё все сведения, которые были внесены в ЭТК после перехода (по запросу из ПФР).

Важно: отказ от ЭТК не лишает работника права на доступ к своим данным. Он может по-прежнему просматривать свою электронную трудовую книжку через Госуслуги или ПФР, даже если бумажная книжка ведётся снова.

Как проверить наличие электронной трудовой книжки?

Каждый гражданин может самостоятельно проверить, есть ли у него ЭТК, и получить доступ к её данным:

Способ 1: через портал Госуслуги

1. Зайдите на gosuslugi.ru;
2. Авторизуйтесь в личном кабинете;
3. Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка»;
4. Нажмите «Получить сведения».

Способ 2: через личный кабинет ПФР

1. Зайдите на es.pfrf.ru;
2. Авторизуйтесь с помощью СНИЛС и пароля от Госуслуг;
3. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».

В обоих случаях вы увидите полную историю трудовой деятельности, включая даты приёма и увольнения, должности, организации и основания для прекращения трудовых отношений.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Доступность, данные всегда под рукой, даже если бумажная книжка утеряна или повреждена.
• Безопасность, исключена возможность подделки, потери или порчи документа.
• Удобство при трудоустройстве — новый работодатель может получить информацию о стаже мгновенно, без запроса бумажной книжки.
• Автоматизация — данные передаются в ПФР в режиме реального времени, что ускоряет оформление пенсий и социальных выплат.
• Экологичность — снижение потребления бумаги и ресурсов.

Ошибки и мифы

Миф 1: «ЭТК заменяет бумажную книжку полностью»

Нет. Бумажная книжка остаётся у работника как архивный документ. Она не уничтожается и не изымается.

Миф 2: «Работодатель может принудительно перевести на ЭТК»

Нет. Только с письменного согласия работника. Любое принуждение — нарушение закона.

Миф 3: «ЭТК не имеет юридической силы»

Нет. Электронная трудовая книжка — это официальный документ, приравненный к бумажной по закону. Её данные принимаются всеми государственными органами, включая ПФР, суды и органы соцзащиты.

Миф 4: «Я не смогу получить пенсию без бумажной книжки»

Нет. Пенсионный фонд получает данные из ЭТК автоматически. Бумажная книжка не требуется для назначения пенсии, если ЭТК есть и актуальна.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если у работника утеряна бумажная трудовая книжка, он может:

• обратиться к последнему работодателю для получения справки о стаже;
• запросить выписку из ЭТК через Госуслуги или ПФР — она будет иметь юридическую силу;
• в случае отсутствия ЭТК — восстановить документ через суд или через ПФР на основании архивных данных.

Электронная трудовая книжка — это надёжная защита от потери трудового стажа.

Согласие на электронную трудовую книжку — это не просто формальность, а важный шаг к цифровизации социальной сферы. Оно даёт работнику больше контроля над своими данными, упрощает трудоустройство и гарантирует точность учёта стажа для пенсии.

Ключевые выводы:

• Переход на ЭТК возможен только с письменного согласия работника.
• Бумажная трудовая книжка остаётся у работника, даже после перехода на ЭТК.
• ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажная книжка.
• Доступ к ЭТК — через Госуслуги или личный кабинет ПФР.
• Отказ от ЭТК возможен в любой момент — работодатель обязан вернуть бумажную книжку.

Если вы ещё не определились — изучите свои данные в личном кабинете ПФР. Это бесплатно, безопасно и займёт всего 5 минут. Ваш трудовой стаж — ваше будущее. И теперь он — в ваших руках, даже если вы не держите бумажную книжку.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года.