С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот момент стал предметом многочисленных дискуссий среди работодателей, бухгалтеров и сотрудников. Ниже подробно рассмотрим, что изменилось в законодательстве, какие требования предъявляются к ведению трудовых книжек и действительно ли теперь обязательно переходить на электронный формат.

Что говорит закон?

Основным нормативным актом, регулирующим вопрос трудовых книжек, является Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции, действующей с ). В нём закреплены следующие положения:

• С 1 января 2021 года вводится возможность ведения трудовых книжек в электронном виде через единую государственную информационную систему (ЕГИСЗ).
• Переходный период, в течение которого работодатели могли одновременно использовать бумажные и электронные трудовые книжки, установлен до 31 декабря 2025 года включительно.
• С 1 января 2026 года обязательным становится ведение трудовых книжек исключительно в электронном формате для всех newly hired сотрудников (т.е. принятых на работу после этой даты).
• Для сотрудников, принятых до , допускается continuation ведения бумажных трудовых книжек до момента их увольнения или перевода на другую работу, при условии, что работодатель обеспечит их своевременное внесение в ЭТК при первом кадровом событии после .

Таким образом, закон не требует немедленного полного отказа от бумажных трудовых книжек, но устанавливает чёткий срок, после которого электронный формат становится обязательным для новых трудовых отношений.

Почему переход на ЭТК важен?

Внедрение электронных трудовых книжек преследует несколько целей:

1. Повышение прозрачности и доступности информации. Работник может в любой момент получить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя.
2. Снижение административных издержек. Отпадает необходимость в хранении, учёте и выдаче бумажных бланков, а также в ведении отдельных журналов движения трудовых книжек.
3. Защита от подделок и потерь. Электронные записи хранятся в защищённой государственной базе данных, что минимизирует риски утраты или подделки данных о трудовом стаже.
4. Упрощение взаимодействия с ПФР и другими ведомствами. При назначении пенсии, пособий по безработице или других социальных выплат данные из ЭТК автоматически подгружаются в соответствующие системы.

Обязанности работодателя в период перехода и после

До (переходный период)

• Можно вести трудовые книжки как в бумажном, так и в электронном виде.
• При приёме на работу нового сотрудника работодатель имеет право выбрать формат ведения трудовой книжки.
• Необходимо вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков трудовой книжки на бумажном носителе (требование Минтруда, указанное в письме от 5 марта 2025 года).

С (окончание переходного периода)

• Для всех сотрудников, принятых на работу после этой даты, трудовые книжки ведутся исключительно в электронном виде.
• Ведение бумажных книг учёта движения и учёта бланков больше не требуется, если работодатель полностью перешёл на ЭТК для всех сотрудников.
• Если в организации остаются сотрудники с бумажными трудовыми книжками (принятые до ), то до момента их увольнения или перевода необходимо продолжать вести указанные бумажные журналы, но только в отношении этих сотрудников.
• Работодатель обязан обеспечить своевременную передачу данных о трудовой деятельности в ЭТК при первом кадровом событии (перевод, повышение, увольнение) после .

Права и обязанности работника

Работник также имеет определённые права в контексте электронных трудовых книжек:

• Право на получение выписки из ЭТК в любой момент бесплатно через портал «Госуслуги» или через отдел кадров работодателя.
• Право на проверку correctness внесённых данных и на подачу заявления об исправлении ошибок.
• Обязанность inform employer о любых изменениях в личных данных (ФИО, дата рождения, номер СНИЛС), которые могут повлиять на корректность ведения ЭТК.

Важно отметить, что отказ работника от предоставления согласия на ведение трудовой книжки в электронном виде не является законным основанием для отказа в приёме на работу после , поскольку ведение ЭТК становиться обязательным по закону.

Практические рекомендации для компаний

Этап подготовки (до )

1. Провести инвентаризацию всех бумажных трудовых книжек и бланков, находящихся в организации.
2. Обучить сотрудников отдела кадров работе с ЕГИСЗ и порталом «Госуслуги» для внесения и выгрузки данных из ЭТК.
3. Обновить внутренние нормативные акты (положения о ведении трудовых книжек, инструкции по кадровому учёту) с учётом новых требований.
4. Настроить взаимодействие с бухгалтерской и налоговой отчётностью: обеспечить автоматическую выгрузку данных о стаже и периодах работы для расчёта страховых взносов и пособий.

Этап реализации (с )

1. При приёме на работу нового сотрудника сразу создавать запись в ЭТК через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги».
2. При любых кадровых изменениях (перевод, повышение, отпуск, увольнение) вносить соответствующие записи в ЭТК в течение трёх рабочих дней.
3. Хранить подтверждающие документы (приказы, соглашения) в электронном виде в соответствии с требованиями к архивному хранению кадровой документации.
4. Периодически (не реже одного раза в квартал) проводить сверку данных в ЭТК с внутренними кадровыми системами для выявления и исправления возможных расхождений.

Что происходит с бумажными трудовыми книжками после перехода?

Бумажные трудовые книжки, выданные до , сохраняют своё юридическое значение до момента увольнения или перевода сотрудника. После этого они должны быть сданы в архив организации на срок, установленный законодательством (обычно 75 лет). При этом:

• Если сотрудник уволен после , его бумажная трудовая книжка считается завершённой, а все последующие периоды работы фиксируются исключительно в ЭТК.
• При переводе сотрудника в другую организацию, где ведётся ЭТК, предыдущий работодатель обязан выдать выписку из бумажной трудовой книжки и обеспечить её внесение в электронную форму нового работодателя.

Таким образом, бумажные трудовые книжки постепенно выводятся из оборота, но не исчезают мгновенно – они продолжают существовать как исторический документ до полного завершения трудовой деятельности каждого конкретного работника.

Ответ на вопрос «Обязательно ли вести трудовые книжки в электронном виде» можно сформулировать следующим образом:

• До – ведение трудовых книжек допускается в обоих форматах (бумажном и электронном) при условии ведения бумажных журналов движения и учёта бланков.
• С – для всех newly hired сотрудников ведение трудовых книжек становится обязательным исключительно в электронном виде.
• Для сотрудников, принятых до – допускается continuation ведения бумажных трудовых книжек до момента их увольнения или перевода, при этом необходимо продолжать вести бумажные журналы учёта движения и учёта бланков только в отношении этих сотрудников.
• Несоблюдение требований по ведению ЭТК после может повлечь административные штрафы согласно ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение законодательства о труде).

Таким образом, переход на электронные трудовые книжки – это не просто рекомендация, а законодательно закрепленная обязанность, которая вступает в полную силу с начала 2026 года. Подготовка к этому изменению включает обучение кадровых служб, обновление внутренних нормативов и обеспечение корректного переноса данных о трудовой стаже в государственную информационную систему. Выполнение этих шагов позволит организации избежать штрафов, упростить взаимодействие с социальными фондами и предоставить сотрудникам более прозрачный и удобный доступ к информации о их трудовой деятельности.