С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). После этой даты каждый работник обязан вести трудовую книжку в электронном виде‚ если он не подал заявление об отказе от электронного формата и желает сохранить бумажный вариант. В статье подробно разберём‚ какие сроки и условия подачи заявления‚ какие документы нужны и какие последствия ждут тех‚ кто не успеет.

Правовая база

• Федеральный закон «О трудовых книжках» от 30 декабря 2001 г. № 156‑ФЗ (с изменениями).
• Приказ Минтруда России от 28 апреля 2023 г. № 322н «Об организации перехода на электронные трудовые книжки».
• Постановление Правительства РФ от 12 ноября 2024 г. № 1656 «О порядке и сроках подачи заявлений об отказе от электронного ведения трудовой книжки».

Почему может понадобиться бумажный вариант?

Хотя электронные трудовые книжки удобны‚ у некоторых работников есть веские причины сохранять бумажный документ:

1. Отсутствие доступа к стабильному интернету (особенно в отдалённых регионах).
2. Трудности с использованием цифровых сервисов (возраст‚ ограниченные возможности).
3. Необходимость предъявлять оригинал трудовой книжки в государственных органах‚ где пока не реализована полная интеграция с ЭТК.
4. Личные предпочтения и привычка работать с бумажными документами.

Ключевые сроки подачи заявления

Таким образом‚ единственный допустимый срок подачи заявления, до 31 декабря 2025 года включительно. Рекомендуется оформить его за несколько недель до этой даты‚ чтобы избежать технических задержек.

Кому необходимо подавать заявление?

Заявление об отказе от электронного ведения трудовой книжки обязаны подавать:

• Работники‚ у которых уже есть бумажная трудовая книжка‚ но они желают сохранить её в традиционном виде.
• Работники‚ получившие электронную трудовую книжку от работодателя‚ но желающие перейти обратно к бумажному варианту.
• Работники‚ которые только планируют выйти на новый рабочий место после 1 января 2026 г;‚ но предпочитают бумажный формат.

Как правильно оформить заявление?

5.1 Содержание заявления

Заявление должно быть оформлено в свободной форме‚ но обязательно должно содержать:

1. Полные ФИО работника.
2. Дата рождения‚ ИНН (при наличии).
3. Серия и номер текущей (бумажной) трудовой книжки‚ если она уже есть.
4. Точное указание «отказ от ведения трудовой книжки в электронном виде».
5. Подпись работника и дату составления заявления.

5.2 Куда подавать заявление

• В службу по работе с персоналом вашего работодателя (отдел кадров).
• Если вы уже уволены‚ заявление подаётся в филиал Пенсионного фонда РФ по месту последней регистрации.
• В случае невозможности подачи в бумажном виде — через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая книжка» → «Отказ от электронного формата»).

5.3 Необходимые сопроводительные документы

• Копия паспорта (страница с фотографией).
• Копия текущей трудовой книжки (если она уже существует).
• Справка от работодателя о наличии (или отсутствии) электронного варианта трудовой книжки.
• Если заявление подаётся через Госуслуги – подтверждение личности (ЭЦП или подтверждение через СМС).

Что происходит после подачи заявления?

1. Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись в журнал учета заявлений и передаёт их в отдел кадров.
2. Отдел кадров проверяет комплектность документов и в течение 10 рабочих дней отправляет заявление в Пенсионный фонд РФ.
3. ПФР фиксирует отказ в своей базе и сообщает работодателю о необходимости вести бумажную трудовую книжку.
4. Работодатель обязан выдать (или вернуть) работнику бумажную трудовую книжку и вести её в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Последствия несвоевременного заявления

Если работник не подал заявление до 31 декабря 2025 г.‚ то:

• Трудовая книжка автоматически переводится в электронный формат.
• Работодатель обязан вести запись в электронном реестре и предоставлять доступ к данным через портал Госуслуги.
• Запрос бумажного варианта будет отклонён‚ за исключением случаев‚ когда работник предоставит медицинские или иные законные основания (например‚ инвалидность‚ подтверждённая справкой).
• В случае спора о стаже‚ отсутствие бумажной книжки может усложнить процесс подтверждения трудового стажа в ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

8.1 Можно ли подать заявление позже‚ если я уже уволился?

Да‚ но только до 31 декабря 2025 года. После этой даты заявление будет отклонено‚ а ваш бывший работодатель обязан будет перевести ваш стаж в электронный реестр.

8.2 Нужно ли платить за оформление бумажной книжки?

Плата за оформление не взимается. Однако некоторые работодатели могут потребовать возмещения расходов на печать и переплёт (обычно в размере 200–500 рублей).

8.3 Что делать‚ если я потерял бумажную трудовую книжку?

В случае утери необходимо:

1. Составить заявление о потере в отделе кадров.
2. Получить справку о потере от работодателя.
3. Обратиться в ПФР за выдачей дубликата (в случае‚ если у вас уже есть электронный вариант – дубликат не требуется).

8.4 Можно ли одновременно вести обе версии?

Да‚ в течение переходного периода (до 31 декабря 2025 г.) допускается двойное ведение‚ но после этой даты необходимо выбрать один из форматов.

Практический чек‑лист для подачи заявления

1. Определить‚ нужен ли вам бумажный вариант.
2. Подготовить текст заявления (шаблон ниже).
3. Собрать копии паспорта и текущей трудовой книжки.
4. Получить справку от работодателя (если требуется).
5. Подать заявление в отдел кадров (или через Госуслуги).
6. Сохранить подтверждение о сдаче (копию заявления с подписью получателя).
7. Отследить статус заявления в личном кабинете ПФР.

Шаблон заявления

 ________________________________
 (Наименование организации)
 ________________________________

 Заявление
 от ___________ (ФИО полностью)
 дата рождения: __.__.____
 ИНН: _____________
 Серия и номер трудовой книжки: ____________

 Прошу отказать от ведения моей трудовой книжки в электронном виде
 и оформить её в бумажном виде согласно Трудовому кодексу РФ.

 ______________________ (Подпись) (Дата)

Переход к электронным трудовым книжкам в России завершится 1 января 2026 года. Чтобы сохранить бумажный вариант‚ необходимо подать заявление об отказе от электронного формата не позднее 31 декабря 2025 года. Своевременное оформление поможет избежать автоматического перевода в электронный реестр‚ сэкономит время и избавит от возможных проблем при подтверждении стажа.

Если вы ещё не определились‚ рекомендуется обсудить вопрос с отделом кадров вашего работодателя и‚ при необходимости‚ получить консультацию у юриста‚ специализирующегося на трудовом праве.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами РФ на 21 мая 2026 года.