Дата публикации:  г․ 16:15:10

Почему уведомление так важно?

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ По данным ТАСС‚ более 24 млн работников уже переведены на электронный формат․ Тем не менее‚ закон требует‚ чтобы каждый работник был официально уведомлён о переходе‚ о порядке доступа к ЭТК и о своих правах в новой системе․

Уведомление выполняет две ключевые функции:

• информирует сотрудника о факте перехода и о том‚ где хранится его трудовая информация;
• создаёт юридическую основу для дальнейшего взаимодействия (подтверждение получения‚ возможность задать вопросы)․

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие процесс уведомления:

1. Трудовой кодекс РФ (ст․ 66․1) – обязанность работодателя формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
2. Приказ Минтруда России от  № … – порядок выдачи уведомления о переходе на ЭТК‚ сроки хранения документов․
3. Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (введён в действие 1 янв․ 2024 г․) – определяет технические и юридические требования к ЭТК․

Когда необходимо отправлять уведомление?

Уведомление должно быть направлено в следующих случаях:

• при первом переводе сотрудника на электронную трудовую книжку;
• при изменении реквизитов ЭТК (например‚ смена СНИЛС‚ обновление контактных данных);
• при переходе с бумажного на электронный формат в рамках массового проекта компании․

Согласно приказу Минтруда‚ уведомление должно быть доставлено не позднее 31 октября 2025 года (для всех работников‚ которые ещё не получили ЭТК)․ Для новых сотрудников срок – в течение 5 рабочих дней с даты начала работы․

Формат и способ доставки

Законодательством форма уведомления не фиксируется‚ поэтому работодатель может выбрать любой удобный способ‚ соблюдая принцип достоверности получения:

• Письменный вариант (бумажный бланк‚ подписанный руководителем и получателем)․
• Электронный вариант – отправка по корпоративной почте с подтверждением получения (квитанция о доставке)․
• Личное вручение – сотруднику вручают документ под подпись‚ фиксируя факт в журнале выдач․

Для большинства компаний предпочтителен электронный способ‚ так как он ускоряет процесс и упрощает хранение подтверждений․

Содержание уведомления

В документе обязательно должны присутствовать следующие элементы:

1. Шапка документа: название организации‚ ИНН‚ ОГРН․
2. Дата и номер уведомления․
3. Информация об отправителе (ФИО‚ должность‚ контактные данные)․
4. Адресат – ФИО сотрудника‚ должность‚ подразделение․
5. Текст уведомления (краткое описание перехода‚ ссылка на инструкцию‚ сроки доступа)․
6. Перечень документов‚ приложенных к уведомлению (инструкция по входу в личный кабинет‚ копия ЭТК)․
7. Подпись руководителя и‚ при необходимости‚ подпись сотрудника (для подтверждения получения)․

Пример готового уведомления

Ниже – типовой шаблон‚ который можно адаптировать под нужды вашей организации․

Шаблон уведомления о переходе на электронную трудовую книжку

ООО «ПримерКомпания»
ИНН 1234567890‚ ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456‚ г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․ 1
Тел․: +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: hr@primer․ru

УВЕДОМЛЕНИЕ № ___ от «__» __________ 2026 г․

Кому: Иванову Ивану Сергеевичу
Должность: менеджер проекта
Подразделение: отдел разработки

Отправитель: Петрова Мария Владимировна‚ директор по персоналу
Контактный телефон: +7 (495) -87‑65‑43
E‑mail: m․petrova@primer․ru

Текст уведомления:
В соответствии с Федеральным законом «Об электронных трудовых книжках» и приказом Минтруда России от № …‚ информируем вас о том‚ что с  г․ ваша трудовая книжка переводится в электронный формат (ЭТК)․ 

Электронная трудовая книжка будет доступна в личном кабинете «Госуслуги» после привязки вашего СНИЛС (123‑456‑789 00)․ Инструкция по активации и использованию ЭТК прилагается к данному письму (приложение 1)․

Ваши права:

получать информацию о трудовом стаже в любой момент;
вносить исправления только через уполномоченные органы;
получать бумажные копии при необходимости‚ оформляя соответствующее заявление․


Сроки: доступ к ЭТК будет открыт в течение 5 рабочих дней после получения данного уведомления․

Подтверждение получения:
Просим подтвердить получение уведомления подписью в графе «Получено» и вернуть скан-копию в отдел кадров до  г․ При отправке электронного письма – достаточно нажать кнопку «Подтвердить получение» в письме․

Приложения:
Инструкция по работе с ЭТК․
Копия электронного реестра трудовых книжек (скриншот)․
______________________
(подпись руководителя) (подпись сотрудника)

 

Пошаговый алгоритм уведомления

Для удобства HR‑специалистов предлагаем простой чек‑лист:

1. Подготовка списка сотрудников – выгрузка из HR‑системы всех работников‚ которые ещё не переведены на ЭТК․
2. Создание шаблона – адаптировать вышеуказанный образец под фирменный стиль компании․
3. Персонализация – автоматически подставить ФИО‚ должность‚ дату перехода․
4. Отправка:
   • по электронной почте – использовать сервис с подтверждением доставки;
   • или распечатать и вручить лично‚ зафиксировав подпись в журнале выдач․
5. Контроль получения – собрать подтверждения (сканы подписей‚ электронные подтверждения) и загрузить их в HR‑систему․
6. Обучение – организовать вебинар или рассылку инструкций по работе с личным кабинетом «Госуслуги»․
7. Архивирование – хранить подтверждения в электронном виде не менее 5 лет (согласно требованиям ТК РФ)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать‚ если сотрудник не имеет СНИЛС?

Сотруднику необходимо оформить СНИЛС в ПФР․ Без него привязать ЭТК невозможно․ Работодатель может предоставить справку‑приглашение для ускоренного получения СНИЛС;

Можно ли отказаться от ЭТК?

С 1 янв․ 2026 г․ переход на электронный формат стал обязательным․ Отказ возможен только в исключительных случаях (например‚ отсутствие доступа к интернету)‚ но требует письменного заявления и согласования с инспекцией труда․

Как восстановить утерянный доступ к ЭТК?

Необходимо обратится в отдел кадров с заявлением о восстановлении доступа․ После проверки данных сотруднику будет выслана новая ссылка для входа в личный кабинет․

Нужно ли сохранять бумажную копию трудовой книжки?

После перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка считается недействительной и может быть уничтожена․ Однако в некоторых случаях (например‚ для архивных целей) организации сохраняют её в течение 5 лет․

Рекомендации по оформлению собственного шаблона

• Используйте фирменные цвета и логотип компании – это повышает восприятие․
• Сделайте блок «Контактные данные HR» выделенным (жирный шрифт)‚ чтобы сотрудник быстро нашёл нужную информацию․
• Добавьте QR‑код‚ ведущий к онлайн‑инструкции; это удобно для мобильных устройств․
• Укажите срок‚ в течение которого сотрудник должен подтвердить получение (обычно 7 дней)․

Уведомление сотрудников об электронной трудовой книжке – обязательный юридический шаг‚ который гарантирует прозрачность перехода и защищает интересы как работодателя‚ так и работника․ Правильно оформленный документ‚ своевременная доставка и контроль получения позволяют избежать штрафов и недоразумений․

Помните: от 1 янв․ 2026 года переход на ЭТК – обязательный‚ а качественное уведомление – ваш первый шаг к безболезненному внедрению новой системы․

Статья подготовлена в соответствии с актуальными данными на 21 мая 2026 года․