В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным для большинства работодателей в России. Эта мера направлена на повышение прозрачности и удобства ведения учета трудовой деятельности работников. В этой статье мы подробно рассмотрим правила перехода, сроки, преимущества и особенности оформления ЭТК.

Законодательная база

Переход на электронные трудовые книжки регулируется Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Этот закон предусматривает постепенный переход от бумажных к электронным трудовым книжкам.

Кто обязан перейти на электронные трудовые книжки?

• Новые сотрудники: С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, у которых не было трудового стажа до 1 января 2021 года, необходимо фиксировать только в электронном виде.
• Существующие сотрудники: Остальным гражданам необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки

Переход на ЭТК имеет ряд преимуществ как для работодателей, так и для работников:

• Удобство: Электронная трудовая книжка доступна в любое время и в любом месте через личный кабинет работника.
• Безопасность: Электронные трудовые книжки защищены от физического повреждения и утери.
• Прозрачность: Легкий доступ к информации о трудовой деятельности.
• Экологичность: Сокращение использования бумаги.
• Автоматизация: Упрощение процессов ведения учета трудовой деятельности для работодателей.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Процесс оформления перехода на ЭТК включает следующие шаги:

Согласие работника: Перевод работника на электронную трудовую книжку возможен только с его согласия.
Заявление работника: Работник подает письменное заявление работодателю о желании вести трудовую книжку в электронном виде.
Запись в бумажную трудовую книжку: Работодатель в бумажной трудовой книжке делает запись о переходе на электронную трудовую книжку. Важно правильно оформить эту запись согласно требованиям Минтруда России (см. раздел «Как правильно внести запись в трудовую книжку»).
Передача бумажной трудовой книжки: Работодатель передает бумажную трудовую книжку работнику.
Внесение данных в электронную систему: Работодатель вносит данные о работнике в электронную систему ведения трудовых книжек.

Как правильно внести запись в трудовую книжку о переходе на электронную?

Запись в бумажную трудовую книжку о переходе на электронную должна быть выполнена в соответствии с требованиями Приказа Минтруда России от N 150н. Пример записи:

В связи с переходом на электронную трудовую книжку

Запись должна быть сделана от руки печатными буквами, с указанием даты и должности лица, принявшего запись. Важно правильно оформить запись, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов.

Как организации работать с электронными трудовыми книжками?

Организации должны использовать специализированное программное обеспечение для ведения электронных трудовых книжек. Существует множество таких программных продуктов, например:

• Контур.Экстерн
• Сбербанк
• Saby (СБИС)

Эти программы позволяют:

• Вести электронные трудовые книжки работников.
• Формировать и передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР.
• Автоматизировать процессы ведения учета трудовой деятельности.

Что делать, если новый сотрудник хочет перейти на электронную трудовую книжку?

При приеме нового сотрудника, который хочет вести трудовую книжку в электронном виде, работодатель должен:

Получить от сотрудника письменное заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде.
Сделать запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку.
Внести данные о сотруднике в электронную систему ведения трудовых книжек.

Ответственность за ошибки

Работодатели несут ответственность за ошибки при ведении электронных трудовых книжек. Неправильно оформленные записи могут привести к штрафам и другим санкциям со стороны контролирующих органов.

Полезные ссылки

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»: [https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_344566/](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_344566/)
• Приказ Минтруда России от N 150н: [https://publication.pravda.ru/documents/174327/](https://publication.pravda.ru/documents/174327/)
• Письмо Минтруда России от N 14-6/ООГ-5052: [https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_404412/](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_404412/)

Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в развитии современной системы учета трудовой деятельности в России. Работодателям и работникам необходимо ознакомиться с правилами и сроками перехода, чтобы избежать проблем и обеспечить бесперебойное ведение учета трудовой деятельности. В случае возникновения вопросов, рекомендуется обратиться за консультацией к юристам или специалистам по кадровому делопроизводству.