Копия трудовой книжки – важный документ, который подтверждает трудовые отношения и служит основанием для оформления различных заявлений в государственных органах, банках, учебных заведениях и др. Правильное заверение копии гарантирует её юридическую силу и признание со стороны всех заинтересованных сторон. В этой статье мы разберём, какие требования предъявляются к печати, как правильно её размещать, а также предложим пошаговую инструкцию по оформлению копии трудовой книжки.
Законодательные основы
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работник имеет право на получение копии трудовой книжки. Однако копия считаеться действительной только после надлежащего заверения работодателем. В качестве основы для оформления копии применяются следующие нормативные акты:
- Трудовой кодекс РФ (статья 62);
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Печатные знаки и штампы. Общие требования» (обновлённый в 2025 г.);
- Приказ Минтруда РФ № 123 от 20 янв. 2026 г. «Об утверждении порядка заверения копий трудовых книжек».
В 2025 г. были внесены изменения в ГОСТ, которые уточняют требования к форме и содержанию печати. Несмотря на обновления, основные принципы остаются прежними: печать должна быть круглой, содержать надпись «Верно» или «Копия верна», а также название организации и должность лица, заверившего документ.
Требования к печати
Форма печати
Печать должна быть круглой. Прямоугольные штампы не считаются действительными. Круглая печать обеспечивает надёжное покрытие подписи и надписи «Верно».
Надписи на печати
На печати обязательно присутствуют:
- Надпись «Верно» или «Копия верна»;
- Название организации (полное наименование);
- Должность лица, заверившего копию.
Место размещения печати
Печать должна покрывать подпись лица, заверившего копию. Обычно она ставится в нижнем правом углу страницы, под подписью. Если в документе нет подписи, печать размещается в нижнем крае листа.
Варианты размещения:
- На каждой странице копии (если копия состоит из нескольких листов);
- На последнем листе прошитой копии, если в документе нет подписи на каждой странице.
Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки
Шаг 1: Подготовка копии
- Сделайте копию трудовой книжки в соответствии с требованиями (полностью, без обрезки страниц). Если копия будет выдаваться в электронном виде, сохраните её в формате PDF.
- Проверьте, что все страницы видны и нет пропущенных листов.
Шаг 2: Проверка данных
- Сравните данные в копии с оригиналом: ФИО, дата рождения, даты начала и окончания трудовых отношений, должности, начисленные зарплаты.
- Убедитесь, что в копии нет ошибок, и все записи совпадают с оригиналом.
Шаг 3: Размещение подписи и печати
- Подпишите копию в нижнем правом углу каждой страницы (если копия многосоставная) или в нижнем правом углу последнего листа.
- Наклейте круглую печать так, чтобы она покрывала подпись. На печати должна быть надпись «Верно» или «Копия верна», название организации и должность лица, заверившего документ.
- Если копия выдается в электронном виде, подпись и печать можно добавить в PDF с помощью цифровой подписи.
Шаг 4: Выдача копии
- Составьте заявление сотрудника о выдаче копии трудовой книжки. В заявлении укажите дату, ФИО, должность и цель использования копии.
- Подтвердите, что копия готова к выдаче в течение не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
- Передайте копию сотруднику. Если копия выдается в электронном виде, отправьте PDF по защищённому каналу.
Образец заявления и образец заверенной копии
Образец заявления
От: ФИО сотрудника
Должность: Должность
Кому: Наименование организации, отдел кадров
Требуется: Выдача копии трудовой книжки
Цель: Представление в банк/учебное заведение
Прошу выдать копию трудовой книжки в соответствии со статьей 62 ТК РФ. Прилагаю копию оригинала для сверки.
С уважением,
Подпись: _______________________
Образец заверенной копии
На каждой странице копии присутствует подпись и печать:
- Подпись: _______________________
Печать: Круглая печать с надписью «Верно», названием организации и должностью лица, заверившего копию.
Если копия выдается в электронном виде, в PDF-файле присутствует цифровая подпись и оттиск печати.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать прямоугольную печать? Нет, прямоугольные штампы не признаются действительными.
- Нужно ли ставить печать на каждой странице? Да, если копия состоит из нескольких листов. Если нет подписи на каждой странице, печать ставится на последнем листе.
- Как быстро получить копию? Работодатель обязан выдать копию в течение не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
- Можно ли получить копию онлайн? Да, в 2025 г. и далее копии можно выдавать в электронном виде через систему электронных документов.
- Что делать, если копия не заверена? Обратитесь в отдел кадров с просьбой о заверении. Если работодатель отказывается, можно обратиться в Трудовую инспекцию.
Правильное заверение копии трудовой книжки – это не просто формальность. Это гарантирует, что документ будет признан действительным в любых официальных процедурах. Следуйте приведённым выше рекомендациям: используйте круглую печать, ставьте надпись «Верно» или «Копия верна», размещайте печать над подписью, а также соблюдайте сроки выдачи. При соблюдении всех требований копия трудовой книжки будет полностью юридически действительной и не вызовет вопросов со стороны государственных органов, банков и других организаций.