С 1 января 2021 года в России началось обязательное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) для определенных категорий работников. С 2025 года переход стал практически всеобщим. Программы 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предоставляют полный инструментарий для корректного перехода и ведения ЭТК. Данная статья объясняет‚ что нужно сделать работодателю‚ чтобы перейти на электронный документооборот в кадровом учете‚ используя возможности 1С.
Ключевые изменения и обязательные условия
Важно понимать два основных правила:
- Для сотрудников без трудового стажа (принятых на работу после 1 января 2021 года) бумажная трудовая книжка не оформляется. Все записи ведут только в электронном виде через 1С и передаются в ПФР.
- Для сотрудников со стажем (имеющих бумажную трудовую книжку) необходимо получить их письменное заявление о выборе способа ведения учета (бумажный или электронный).
Пошаговая инструкция по переходу на ЭТК в 1С
Шаг 1: Уведомление сотрудников и получение заявлений
Это обязательный первый шаг для всех сотрудников‚ принятых до 2021 года.
- Сформируйте и направьте сотрудникам уведомление о переходе на электронные трудовые книжки. В 1С:ЗУП для этого используется специальный документ или служебная записка. Уведомление должно быть ознакомлено сотрудником под роспись.
- Получите от каждого сотрудника письменное заявление о выборе способа ведения его трудовой книжки (электронный или бумажный). Срок для подачи заявления — обычно до конца текущего года. Отсутствие заявления не освобождает от обязанности формировать ЭТК.
- Все подписанные уведомления и заявления храните в кадровом деле.
Шаг 2: Настройка программы 1С для работы с ЭТК
В современных версиях 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия функция электронных трудовых книжек встроена по умолчанию.
- Перейдите в раздел меню «Кадры».
- Найдите пункт «Электронные трудовые книжки» или «Настройка ЭТК».
- Убедитесь‚ что функция активирована. В облачных версиях (1С:Бухгалтерия‚ 1С:ЗУП) все обновления и настройки происходят автоматически.
Шаг 3: Оформление кадровых событий с учетом ЭТК
Все стандартные кадровые документы в 1С теперь работают с ЭТК.
- Прием на работу: При оформлении документа «Прием» для нового сотрудника (без стажа) обязательно поставьте флажок «Начало трудовой деятельности». Это сигнал системе‚ что для работника ведется только электронная трудовая книжка.
- Кадровые переводы‚ увольнения: Заполняйте документы как обычно. Система автоматически сформирует соответствующую запись в ЭТК и включит ее в отчет СЗВ-ТД.
- Для сотрудников со стажем‚ выбравших ЭТК: При первом кадровом событии (прием‚ перевод) система предложит создать электронную запись на основе данных из заявления. Далее все записи ведутся только в электронном виде.
Шаг 4: Формирование и отправка отчета СЗВ-ТД
Это ключевой документ‚ который содержит сведения о трудовой деятельности и передается в Пенсионный фонд.
- Отчет СЗВ-ТД формируется в 1С автоматически на основе всех кадровых документов за отчетный период (квартал или год).
- В отчет попадают все записи в электронные трудовые книжки‚ а также информация о выборе способа ведения учета.
- Сформированный отчет можно проверить‚ подписать электронной подписью и отправить в ПФР через сервисы 1С или напрямую.
Особенности для разных категорий сотрудников
Сотрудник‚ принятый после (без стажа)
Бумажная трудовая книжка не оформляется. Все записи о приеме‚ переводах‚ увольнении‚ обучении и т.д. вносятся только в электронный вид через 1С. Заявление о способе ведения от такого сотрудника не требуется.
Сотрудник со стажем (принят до 2021 года)
Имеет бумажную трудовую книжку. Его выбор:
- Переход на ЭТК: На основании заявления сотрудника в 1С создается электронная трудовая книжка. В нее переносятся данные из бумажной книжки (это можно сделать вручную или через специализированные сервисы). Все последующие записи ведутся только в электронном виде. Бумажная книжка возвращается сотруднику.
Частые вопросы и ответы
Нужно ли хранить бумажные трудовые книжки после перехода?
Да‚ если сотрудник выбрал ведение бумажного учета. Если выбрал ЭТК — бумажная книжка после переноса данных возвращается сотруднику. Хранить копии или оригиналы в организации не требуется.
Что делать‚ если сотрудник не подал заявление?
Если сотрудник не подал заявление о выборе способа ведения‚ работодатель вправе самостоятельно выбрать для него электронный формат и вести ЭТК. Рекомендуется документально зафиксировать факт неполучения заявления (например‚ служебной запиской).
Можно ли отменить запись в ЭТК?
Да‚ в 1С:ЗУП есть возможность корректировки и отмены кадровых мероприятий. При отмене документа (например‚ ошибочного приема) соответствующая запись в ЭТК и отчете СЗВ-ТД будет аннулирована. Для этого используется документ «Отмена кадрового мероприятия».
Переход на электронные трудовые книжки в 1С — это не сложный технический процесс‚ а скорее кадрово-бухгалтерская процедура‚ требующая четкого следования алгоритму:
- Уведомить и получить заявления от сотрудников.
- Настроить программу 1С (функция обычно уже доступна).
- Оформлять все кадровые документы (Прием‚ Увольнение‚ Перевод) с учетом выбранного способа ведения учета.
- Формировать и сдавать отчет СЗВ-ТД.
Современные версии 1С (3.0 и выше) автоматизируют большинство операций‚ сводя риск ошибок к минимуму. Для сложных случаев или переноса исторических данных из бумажных книжек рекомендуется обратиться к специалисту по 1С или в службу поддержки вашего поставщика программы.
Примечание: Статья составлена на основе актуальных требований законодательства и функционала программ 1С на 2026 год. Перед внедрением всегда проверяйте актуальность инструкций в справке вашей версии 1С и на официальном портале 1С.