Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и опыт работы. Для водителя её корректное заполнение особенно важно‚ так как должность может иметь различные формулировки (водитель‚ водитель-экспедитор‚ водитель со своим авто)‚ а с 2020 года активно внедряется электронный формат (ЭТК). В этой статье разберём все нюансы.

Виды трудовых книжек и способы ведения

В 2026 году действует два основных вида:

• Бумажная трудовая книжка (ТК) — классический формат в обложке.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — запись ведётся в информационной системе Пенсионного фонда (СФР).

Важно: С 1 января 2021 года при первом трудоустройстве гражданин получает только ЭТК. Бумажная выдаётся только по письменному заявлению работника (если он уже имел бумажную ранее или хочет получить дубликат).

Общие правила заполнения при приёме на работу водителя

Запись о приёме вносится на основании трудового договора и приказа (распоряжения) о приёме. Правила установлены Приказом Минтруда России № 320н и Постановлением Правительства № 225.

Порядок внесения записи (для бумажной ТК)

В разделе «Сведения о работе» заполняются следующие графы:

1. № п/п — порядковый номер записи (начинается с 1).
2. Дата приема на работу — дата‚ с которой водитель фактически приступил к duties (обычно дата подписания трудового договора).
3. Наименование организации‚ должность (специальность‚ профессия), здесь нужно быть точным.
4. Основание приема — номер и дата приказа о приёме на работу (например: «Приказ № 45-к от »).

Как именно указать должность водителя?

Это ключевой момент. Формулировка должна точно соответствовать трудовому договору и штатному расписанию.

• Если водитель управляет легковым/грузовым авто без дополнительных функций: «Водитель автомобиля».
• Если в обязанности входит доставка грузов и документов: «Водитель-экспедитор».
• Если водитель также выполняет работы по ремонту (и это прописано в договоре): «Водитель автомобиля — автослесарь 3 разряда» (пример для БелАЗ).
• Если водитель работает на личном авто (гражданско-правовой договор‚ но для ТК это не приём на работу): такая запись не вносится.

Ошибка: Указание разговорных формулировок («дальнобойщик»‚ «таксист» без уточнения категории). Нужно использовать официальные наименования должностей из Единого тарифно-квалификационного справочника (ЕТКС) или штатного расписания.

Особенности для водителей: что учесть?

Образование и специальность

В графу «Сведения об образовании» (если она есть в вашей версии ТК) или в разделе «Образование» (в ЭТК) указывается:

• Наименование учебного заведения.
• Специальность: «Водитель автомобилей»‚ «Механизированный водитель» и т.д.
• Квалификация (если присваивалась): «Водитель 3 класса».

Наличие прав и категорий

Самостоятельно в ТК/ЭТК категории прав (B‚ C‚ D и т.д.) не указываются. Эта информация хранится в приложении к трудовому договору (копия водительского удостоверения) или в личном деле. Однако при приёме на работу работодатель обязан проверить наличие необходимых категорий.

Заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2026 году

При выборе ЭТК работодатель обязан:

1. Получить от работника письменное заявление о ведении ТК в электронном виде.
2. В течение 5 рабочих дней после приёма на работу подать в СФР сведения через форму ЕФС-1 (отчёт за предыдущий месяц). Срок — не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем подачи заявления.
3. Внести запись о приёме в раздел «Сведения о трудовой деятельности» ЭТК через личный кабинет работодателя на портале СФР или через программу-контур.

Важно: Если работник не подал заявление‚ ведётся бумажная ТК. При увольнении запись вносится в оба раздела (если ведётся и бумажная‚ и электронная — дублирование).

Образцы записей для водителя (2026)

Образец записи в бумажную трудовую книжку

Пояснение: Указана категория для конкретизации‚ если это важно для должности. Если в штате просто «Водитель»‚ категорию можно опустить.

Образец записи в электронную трудовую книжку (через ЕФС-1)

В разделе «Сведения о трудовой деятельности» вносится аналогичная информация‚ но в электронном виде. Формат данных стандартизирован системой СФР.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неточное название должности. Всегда сверяйтесь с трудовым договором и штатным расписанием.
• Отсутствие основания. Обязательно укажите номер и дату приказа о приёме.
• Несвоевременная подача ЕФС-1. Отслеживайте сроки — 25-е число следующего месяца.
• Указание категории прав как обязательного атрибута. Это не требуется‚ если это не часть официального наименования должности.
• Исправления в уже внесённой записи. Любое исправление в бумажной ТК должно быть заверено подписью руководителя и печатью с датой исправления. В ЭТК вносится корректирующая запись.

Что делать при увольнении водителя?

Запись об увольнении вносится на основании приказа об увольнении и заявления работника (если увольнение по соглашению сторон или по собственному желанию).

В ЭТК эта запись также автоматически отражается после подачи сведений в СФР.

Правильное заполнение трудовой книжки водителя — это соблюдение трёх ключевых принципов:

1. Точность. Должность и основание должны дословно соответствовать документам.
2. Своевременность. Запись вносится не позднее дня приёма/увольнения‚ сведения в СФР, в установленные законом сроки.
3. Соответствие форме. Для бумажной ТК — чёткое написание без исправлений‚ для ЭТК — корректное заполнение электронных полей.

При наличии сомнений всегда обращайтесь к Приказу Минтруда № 320н и актуальным разъяснениям Пенсионного фонда. Корректная запись защищает и работника‚ и работодателя при возникновении трудовых споров и при назначении пенсии.

Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных актов и практики кадрового документооборота по состоянию на 2026 год. Рекомендуется уточнять детали в локальных нормативных актах вашей организации.