Важное напоминание: С 1 января 2021 года для граждан, впервые устраивающихся на работу (у которых ранее не было трудовой книжки), работодатели не оформляют бумажную трудовую книжку. Все сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд РФ (ПФР). К 2027 году Минтруд планирует полностью перенести все данные по трудовому стажу в базу ПФР.

Законодательная база и ключевые даты

• С — начало добровольного перехода на ЭТК.
• С , обязательное оформление ЭТК для впервые принимаемых на работу сотрудников (без бумажной книжки).
• До 31 декабря — работодатель обязан уведомить всех сотрудников о возможности ведения ЭТК и получить от них заявление о выборе способа (электронный или бумажный).
• К 2027 году — планируется полный переход всех данных в ПФР.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

ЭТК — это официальный отчет о трудовом стаже гражданина РФ, который хранится в базе Пенсионного фонда. Он заменяет традиционную бумажную книжку и содержит все записи о работе, увольнениях, награждениях и других сведениях, которые ранее вносились в бумажный вариант.

Пошаговая инструкция по переходу на ЭТК в 1С:ЗУП 8.3

Шаг 1: Уведомление сотрудников

Работодатель обязан в письменной форме (под роспись) уведомить каждого сотрудника о введении электронных трудовых книжек и о праве выбора способа их ведения (только электронный или бумажный + электронный).

Шаг 2: Получение заявлений от сотрудников

От каждого сотрудника необходимо получить заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма утверждена Приказом Минтруда). В заявлении сотрудник указывает:

• Выбор способа ведения ТК (только электронная или бумажная + электронная).
• Согласие на передачу сведений в ПФР.
• Данные для регистрации в ПФР (если их еще нет).

Шаг 3: Оформление заявления в программе 1С:ЗУП 8.3

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 заявление оформляется через специальный документ:

1. Перейдите в раздел меню:
   Зарплата и кадры → Кадры → Электронные трудовые книжки → Создать → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
2. Выберите сотрудника (или список сотрудников).
3. Укажите тип заявления:
   • О выборе порядка ведения трудовой книжки — если сотрудник уже имеет бумажную книжку и выбирает способ.
   • О предоставлении сведений о трудовой деятельности — для новых сотрудников (с 2021 года) или для передачи данных в ПФР.
4. Заполните все обязательные поля на основе полученного от сотрудника заявления.
5. Печать и подпись руководителя/кадровика.

Шаг 4: Настройка параметров ведения ЭТК в 1С

В разделе Зарплата и кадры → Настройка → Параметры учета кадров нужно:

• Включить опцию «Вести электронные трудовые книжки».
• Указать способ передачи данных в ПФР (через сервис 1С или напрямую).
• Настроить форматы выгрузок (отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р).

Шаг 5: Формирование и передача данных в ПФР

После оформления приема/увольнения сотрудника и заполнения всех кадровых данных:

1. Перейдите: Отчетность, справки → Электронные трудовые книжки.
2. Сформируйте отчеты:
   • СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (передается при приеме, увольнении, изменении данных).
   • СТД-Р — отчет о сведениях о трудовой деятельности (ежегодный, до 1 марта следующего года).
3. Передайте сформированные файлы в ПФР через сервис 1С или личный кабинет фонда.

Важные нюансы и частые вопросы

Как изменить способ ведения ТК уже после выбора?

Если сотрудник передумал (например, решил перейти с бумажной на электронную или наоборот), нужно оформить новое заявление через тот же документ в 1С (Заявление о предоставлении сведений…) с указанием нового выбора. Изменение вступает в силу с даты подачи заявления.

А что с сотрудниками, у которых уже есть бумажная книжка?

Они могут выбрать:

• Только бумажную — тогда ЭТК не ведется, записи продолжают вноситься в бумажный вариант.
• Бумажную и электронную — тогда кадровик ведет оба учета. Записи в ЭТК дублируются из бумажной (или вносятся отдельно).
• Только электронную — бумажная книжка больше не ведется, все записи идут в ЭТК.

Какие данные передаются в ПФР?

В ЭТК и отчеты попадают:

• Сведения о приеме, увольнении, переводах.
• Подразделение, должность, условия труда.
• Основания для увольнения.
• Сведения о награждениях, поощрениях (если вносятся).

Что делать с вновь принятыми сотрудниками (с 2021 года)?

Для них не оформляется бумажная трудовая книжка. Необходимо:

1. Получить заявление о предоставлении сведений (выбирают только электронный вариант).
2. Оформить прием в 1С.
3. Сразу сформировать и передать в ПФР отчет СЗВ-ТД.

Типичные ошибки при переходе

• Не уведомили сотрудников или не получили заявления в письменном виде. Это нарушение Трудового кодекса (ст. 66.1).
• Не настроили параметры ведения ЭТК в 1С. Без этого отчеты не сформируются корректно.
• Забыли передать отчеты в ПФР. Данные не попадут в электронную книжку сотрудника.
• Для новых сотрудников (с 2021) оформили бумажную книжку. Это прямое нарушение закона.

Переход на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП 8.3 — это обязательная процедура для всех работодателей. Ключевые действия: уведомление, получение заявлений, правильная настройка программы и своевременная передача отчетов (СЗВ-ТД/СТД-Р) в ПФР. Для сотрудников, впервые устраивающихся на работу с 2021 года, бумажная книжка не оформляется вообще. Следите за изменениями в законодательстве, так как переход на полностью электронный учет продолжается.

Примечание: Информация в статье актуальна на момент написания. Всегда сверяйтесь с последними версиями законодательства и обновлениями конфигурации 1С.