В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал не просто рекомендацией, а обязательным требованием для всех работодателей. В этой статье разберём, какие законы регулируют этот процесс, какие сроки и процедуры действуют, а также какие ошибки чаще всего делают компании при переходе.

Правовая база перехода на ЭТК

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – закрепляет понятие сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ – устанавливает порядок перехода с бумажных трудовых книжек на ЭТК.
• Постановление Правительства РФ от 1 января 2020 г. – начало формирования сведений для электронных трудовых книжек.

Сроки и этапы перехода

1. 1 января 2020 г. – начинается формирование сведений для ЭТК.
2. До 31 октября 2020 г. работники должны быть письменно проинформированы о переходе и о праве сохранить бумажную трудовую книжку.
3. С 1 января 2022 г. переход на ЭТК считается завершённым: все работодатели обязаны вести сведения в электронном виде.
4. В 2026 г. переход продолжается в индивидуальном порядке, но для новых сотрудников он уже является обязательным.

Обязанности работодателя

• Вести сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника в электронном виде.
• Обеспечить доступ сотрудника к его ЭТК (через портал «Мой персонал» или аналогичный сервис).
• Соблюдать сроки уведомления и оформления перехода, иначе может возникнуть риск штрафов.
• Проверять корректность записей в системе ПФР и в случае ошибок оперативно их исправлять.

Как правильно оформить заявление о переходе?

Для перехода работник должен подать заявление в письменной форме (можно через электронный сервис). В заявлении указывается:

• ФИО, дата рождения, номер ИНН.
• Согласие на переход на ЭТК.
• Подпись работника (или цифровая подпись).

После получения заявления работодатель обязан:

1. Записать согласие в системе.
2. Сформировать запись о переходе в ЭТК.
3. Уведомить работника о завершении перехода.

Частые ошибки при переходе

• Недостаточное информирование сотрудников о сроках и правах.
• Отсутствие цифровой подписи или некорректный формат заявления.
• Неправильное заполнение полей в системе ПФР, что приводит к ошибкам в стаже.
• Необновлённые данные о смене должности, места работы или увольнении.
• Отсутствие резервного копирования данных.

Как избежать ошибок

1. Проводить регулярные тренинги для HR‑специалистов.
2. Использовать проверенные шаблоны заявлений и форм.
3. Проверять данные в системе ПФР после каждой записи.
4. Создавать резервные копии электронных трудовых книжек.

Плюсы перехода на электронную трудовую книжку

• Удобство доступа: работник может проверить свой стаж в любой точке мира.
• Сокращение бумажного документооборота и экономия ресурсов.
• Быстрый обмен данными с ПФР и другими государственными органами.
• Повышенная безопасность: данные защищены шифрованием и цифровыми подписями.
• Снижение риска потери или порчи бумажной книги.

Когда можно оставить бумажную трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству:

• Для новых сотрудников переход на ЭТК обязателен с момента их трудоустройства.
• Сотрудники, которые уже имеют бумажную трудовую книжку, могут выбрать между сохранением бумажной версии и переходом на электронную.
• Однако даже при выборе бумажной версии работодатель обязан вести сведения в системе ПФР.

Как проверить корректность сведений в ЭТК?

1. Войдите в портал «Мой персонал» или аналогичный сервис.
2. Выберите раздел «Трудовая книжка».
3. Проверьте даты начала и окончания трудового стажа, сведения о должности, месте работы и причинах увольнения.
4. Если обнаружены ошибки, сразу подайте запрос на исправление в ПФР.

Переход на электронную трудовую книжку в 2026 г. стал обязательным для всех работодателей. Это не только соответствует требованиям законодательства, но и приносит ощутимые выгоды: экономию времени, снижение бумажного оборота и повышение прозрачности трудовых отношений.

Чтобы избежать штрафов и недоразумений, работодателям следует:

• Планировать переход заранее, учитывая все сроки.
• Обеспечить надёжную техническую инфраструктуру и резервное копирование.
• Проводить обучение персонала и информировать сотрудников о правах и обязанностях.
• Регулярно проверять корректность записей в системе ПФР.

Таким образом, переход на электронную трудовую книжку – это не просто формальность, а важный шаг к цифровизации кадрового учёта, который повышает эффективность работы организации и защищает права работников.