В 2026 году процесс перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) уже стал устоявшейся практикой, однако вопросы корректного оформления бумажных документов при этом переходе остаются актуальными для кадровых служб. Самое главное помнить, что даже при полной цифровизации данных, бумажная трудовая книжка должна быть оформлена и выдана работнику на руки в строгом соответствии с законодательством.
Ниже представлена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативно-правовых актах, включая Федеральный закон № 439-ФЗ, Трудовой кодекс РФ и разъяснения Минтруда России.
Нормативная база перехода
Основанием для внесения записи о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности являются:
- Федеральный закон от № 439-ФЗ (п. 3 ст. 2) — обязывает работодателя при подаче работником заявления о переходе на ЭТК внести соответствующую запись в бумажную трудовую и выдать ее работнику.
- Статья 66.1 ТК РФ — регулирует порядок формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек, содержащий требования к формулировкам.
- Письма Минтруда (в частности, от № 14-2/В-150 и от № 14-6/ООГ-5052) — дают разъяснения по конкретным ситуациям, включая прием новых сотрудников.
Алгоритм действий работодателя
Процесс оформления перехода зависит от того, является ли сотрудник действующим работником или только что принятым на работу. Неверно важно упустить любой из этапов, так как это может привести к штрафам со стороны контролирующих органов.
Ситуация 1: Действующий работник подает заявление о переходе на ЭТК
Если сотрудник, уже работающий в организации, принял решение отказатся от бумажного формата в пользу электронного, работодатель должен действовать следующим образом:
- Получение заявления. Работник пишет заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (переход на ЭТК).
- Внесение записи. В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления кадровик обязан внести запись в бумажную трудовую книжку.
- Выдача книжки. После внесения записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
- Отчетность. Работодатель в течение 5 дней (по общим правилам сдачи отчетности СФР) передает сведения о переходе в Социальный фонд России (СФР).
Ситуация 2: Вновь принимаемый сотрудник
Особое внимание следует уделить новым сотрудникам. Согласно письму Минтруда от , если новый работник при приеме на работу подает заявление о переходе на электронную трудовую книжку (даже если на предыдущем месте он вел бумажную), в его бумажную трудовую нужно внести две записи:
- Запись о приеме на работу в данную организацию.
- Запись о подаче заявления о переходе на электронный формат (ЭТК).
После этого бумажная трудовая книжка также выдается работнику на руки.
Как правильно заполнить трудовую книжку: образец записи
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (раздел 3). Важно соблюдать нумерацию строк и дат. Ниже приведен пример корректного заполнения граф:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 15 | Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. | Заявление работника от |
Важные нюансы заполнения:
- В графе 3 используется точная формулировка, связанная с подачей заявления о предоставлении сведений (переход на ЭТК).
- Запись заверяется подписью работника и работодателя (или уполномоченного лица), а также печатью организации (если она используется и не отменена внутренними правилами, хотя с 2023 года печать для ООО не обязательна, но желательна для избежания вопросов).
- Факт выдачи трудовой книжки на руки работнику фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 13 книги учета делается отметка о выдаче со ссылкой на реквизиты заявления работника.
Ответственность и сроки
Работодатель обязан строго соблюдать сроки. Запись вноситься в течение 3 рабочих дней после получения заявления. Нарушение порядка ведения трудовых книжек или сроков выдачи документа может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
После выдачи бумажной трудовой книжки работнику, работодатель больше не вносит в нее записей (за исключением случаев исправления ошибок, допущенных самим работодателем). Вся дальнейшая информация о трудовой деятельности формируется исключительно в электронном виде в системе СФР.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если работник передумал?
После того как запись о переходе на ЭТК внесена в бумажную трудовую и она выдана на руки, обратный переход на бумажный формат в рамках этого работодателя невозможен. Выбор формата является окончательным для данного периода трудовой деятельности.
Нужно ли вести бумажную трудовую после перехода сотрудника на ЭТК?
Нет. После внесения записи о переходе и выдачи книжки работнику, работодатель прекращает ее ведение. Хранить бумажную трудовую у себя работодатель не должен.
Где работник может увидеть свою электронную трудовую?
Сведения доступны через личный кабинет на портале Госуслуг, на сайте Социального фонда России (СФР), а также могут быть запрошены у работодателя или в МФЦ.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту кадрового делопроизводства и защиту прав работников в условиях цифровой экономики 2026 года.