В 2026 году процесс цифровизации трудовых отношений в России вышел на финишную прямую․ С 1 января 2026 года завершился переходный период, и электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным инструментом учета стажа․ Несмотря на то, что бумажные книжки сохраняют свою силу для тех, кто ранее не отказался от них, процедура перехода на «цифру» по-прежнему требует от кадровых служб максимальной внимательности․
Самое главное помнить, что корректность записи в бумажной трудовой книжке является юридическим подтверждением волеизъявления работника․ Ошибка в дате или формулировке может привести к проблемам при назначении пенсии или получении социальных выплат․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить переход сотрудника на электронную трудовую книжку, опираясь на актуальные нормы Трудового кодекса РФ и правила ведения документации․
Правовые основы и сроки оформления
Основанием для перехода служит письменное заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․ Работодатель обязан реагировать на такое заявление оперативно․
Ключевые правила, которые необходимо соблюдать в 2026 году:
- Срок внесения записи: Запись в бумажную трудовую книжку вносится в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником заявления․
- Срок выдачи на руки: После внесения записи трудовая книжка должна быть возвращена работнику;
- Актуальность данных: Дата записи должна совпадать с реальной датой оформления перехода, чтобы исключить расхождения в отчетах ЕФС-1․
Пошаговая инструкция: как сделать запись
Процедура оформления строго регламентирована․ Сотрудник отдела кадров должен действовать последовательно, заполняя соответствующие графы раздела «Сведения о работе»․
Шаг 1․ Подготовка
Убедитесь, что от работника получено собственноручное заявление с просьбой вести его трудовую книжку в электронном виде․ Заявлению должен быть присвоен входящий номер и дата регистрации․
Шаг 2․ Внесение записи в трудовую книжку
Откройте трудовую книжку на разделе «Сведения о работе»․ Заполнение производится по следующим графам:
- Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер вносимой записи (продолжает нумерацию предыдущих записей)․
- Графа 2 (Дата): Указывается дата внесения записи (текущая дата)․
- Графа 3 (Сведения о приеме, переводе и увольнении): Делается дословная запись:
«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․ - Графа 4 (Наименование, дата и номер документа): Указывается документ-основание․ Формат: «Заявление работника от [дата] № [номер регистрации]»․
Шаг 3․ Заверение и выдача
После внесения записи она должна быть заверена:
- Подписью ответственного лица (работодателя или уполномоченного сотрудника)․
- Подписью самого работника (в знак ознакомления)․
- Печатью организации (если она используется в документообороте)․
Важно: после завершения процедуры трудовая книжка выдается работнику на руки․ Хранить бумажные книжки тех, кто перешел на ЭТК, работодатель не имеет права․
Образец заполнения
Для наглядности рассмотрим, как должен выглядеть фрагмент записи в трудовой книжке:
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 15 | Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации | Заявление работника от № 45-к |
Примечание: В графе 4 обязательно указываются дата и регистрационный номер заявления, поданного сотрудником․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Может ли работник отказаться от электронной трудовой после подачи заявления?
В 2026 году, когда переходный период завершен, возврат к ведению бумажной трудовой книжки по инициативе работника, как правило, невозможен, так как обязанность работодателя по сдаче отчетности в электронном виде уже исполнена․ Однако, если ошибка допущена работодателем, она исправляется путем внесения новой записи с указанием на недействительность предыдущей․
Что делать, если сотрудник является внутренним совместителем?
Заявление подается одно на основного работодателя․ Запись в трудовую книжку вносится по основному месту работы․ Если трудовая книжка хранится у основного работодателя, то именно он вносит запись о переходе на ЭТК․
Нужно ли вносить запись, если трудовая книжка велась электронно с 2020 года?
Нет․ Если сотрудник еще в период с 2020 по 2022 год подал заявление о переходе на ЭТК и запись об этом уже внесена, повторять процедуру не нужно․ Новая запись делается только при первичном переходе․
Типичные ошибки и как их избежать
Чтобы у контролирующих органов (СФР, Трудовая инспекция) не возникло вопросов, избегайте следующих ошибок:
- Нарушение сроков: Внесение записи позже 3 рабочих дней может быть расценено как нарушение трудового законодательства․
- Неверная формулировка в графе 3․ Не пишите «Переведен на электронную книжку»․ Используйте строго установленную формулировку о подаче заявления согласно ст․ 66․1 ТК РФ․
- Отсутствие подписи работника: Без подписи сотрудника запись считается недействительной․
- Хранение книжки: После выдачи трудовой книжки работнику не храните её в архиве организации․ Это нарушение правил хранения․
Правильное оформление перехода на электронную трудовую книжку — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия защиты прав работника и compliance-безопасности компании․ В 2026 году, когда электронные форматы стали доминирующими, роль бумажного носителя сводится к подтверждению истории переходного периода․ Внимательное отношение к деталям заполнения граф и соблюдение трехдневного срока помогут избежать штрафов и жалоб со стороны сотрудников․
Помните: точность и своевременность, главные принципы работы с трудовыми книжками в современных условиях․