С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. К 2026 году этот процесс почти завершён, но многие сотрудники и кадровики всё ещё задаются вопросом: можно ли и как оставить бумажную трудовую книжку? Эта статья даёт детальный ответ на основе актуального законодательства (Федеральный закон № 439-ФЗ от ) и практики его применения.
Краткий ответ: кто может сохранить бумажную книжку в 2026 году?
Бумажную трудовую книжку в 2026 году могут сохранить только те работники, которые уже имели стаж работы до 1 января 2020 года. Для всех, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2026 года, бумажный документ не оформляется — ведётся только электронная трудовая книжка (ЭТК). Выбора формата у них нет.
Исторический контекст: что изменил закон № 439-ФЗ?
Закон, вступивший в силу с 2020 года, установил двухэтапный переход:
- 2020 год — переходный период. Работодатели обязаны были уведомить сотрудников об их праве выбора: оставить бумажную книжку или перейти на электронную.
- С 2021 года — для вновь принимаемых на работу без стажа оформляется только ЭТК.
- С 2026 года — правило окончательно закреплено: бумажная книжка для новичков не заводится.
Кто имеет право на бумажную трудовую книжку в 2026 году?
Право выбора сохранили:
- Работники, принятые на работу до 31 декабря 2019 года (имеющие стаж до 2020 года).
- Работники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка с записями о предыдущих местах работы.
Этим сотрудникам работодатель должен вести документ в двух форматах одновременно: и бумажный, и электронный. Это их конституционное право, которое нельзя нарушить.
Как работодатель должен был оформить выбор сотрудника (крайние сроки)
Ключевой процедурой был письменный отказ от бумажного носителя. Работодатель был обязан:
- До 31 октября 2020 года (включительно) направить каждому сотруднику, имевшему стаж до 2020 года, письменное уведомление о его праве выбора.
- Получить от сотрудника письменное заявление с указанием его решения:
- оставить бумажную трудовую книжку;
- перевести её в электронный формат (с выдачей бумажного документа на руки с отметкой об отказе).
- При отсутствии заявления от сотрудника в установленный срок — продолжать вести бумажную книжку (по умолчанию выбор считается сделанным в её пользу).
Что делать, если сотрудник не ответил на уведомление до ?
Если работник не подал заявление, работодатель не вправе самостоятельно перевести его на электронный формат. Необходимо продолжать вести бумажную трудовую книжку и вносить в неё все записи. Отсутствие ответа трактуется в пользу сохранения бумажного документа.
Порядок действий работодателя, если сотрудник выбрал бумажную книжку
Если сотрудник подал заявление с просьбой оставить бумажный формат, работодатель должен:
- Продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии с правилами Трудового кодекса и инструкциями Минтруда.
- Одновременно создавать и вести электронную трудовую книжку в базе данных СФР (Федеральная служба по труду и занятости). Это обязательное требование, даже если бумажный вариант активен.
- При увольнении сотрудника вернуть ему бумажную трудовую книжку с внесёнными записями. Электронная версия остаётся в системе.
- Хранить подлинник бумажной книжки у себя только в период работы сотрудника. После увольнения она передаётся работнику.
Порядок действий, если сотрудник выбрал электронный формат
При добровольном отказе от бумажного носителя:
- Работодатель выдаёт сотруднику на руки его бумажную трудовую книжку (если она была) с отметкой о выборе электронного формата.
- Далее ведёт записи только в электронную трудовую книжку.
- Бумажный документ после выдачи больше не принимается и не хранится у работодателя.
Важные нюансы и частые вопросы (FAQ)
Нужно ли вести бумажную книжку, если все записи уже есть в программе (1С, «Главбух» и т.д.)?
Да, нужно. Если сотрудник сохранил право на бумажный формат, то внесение записи в электронную систему не заменяет необходимости поставить штамп и подпись в его физическую трудовую книжку. Оба документа должны быть идентичны. В программах для учёта часто есть функция «Отразить в трудовой книжке», которая означает необходимость дополнительно сделать бумажную запись.
Можно ли передумать и сменить формат?
Да, но только в одну сторону — с электронного на бумажный. Если сотрудник изначально выбрал ЭТК, он может в любой момент подать заявление о переходе на бумажный формат. Работодатель обязан выдать ему (или восстановить) бумажную книжку и начать в неё вносить записи, продолжая вести и электронную. Переход с бумажного на электронный после выбора невозможен без добровольного заявления самого работника.
А что с новичками, у которых есть стаж до 2020 года, но они устраиваются в 2026?
Если человек уже имеет стаж (работал до 2020 года и имеет трудовую книжку — бумажную или электронную), то при приёме на новую работу в 2026 году он сохраняет право выбора. Он должен предъявить свою книжку (бумажную или данные из ЭТК), и работодатель обязан вести учёт в двух форматах, если сотрудник захочет оставить бумагу. Если же у новичка нет никакого стажа (впервые устраивается после ), бумажная книжка ему не заводится — только ЭТК.
Где хранятся бумажные трудовые книжки?
В период работы сотрудника бумажные трудовые книжки хранятся у работодателя в специально отведённом помещении (как и другие кадровые документы). После увольнения они возвращаются работнику. Электронные данные хранятся в защищённой базе СФР и в локальной системе работодателя.
- Для новичков без стажа (с ) — только электронная трудовая книжка. Бумажная не оформляется.
- Для сотрудников со стажем до 2020 года, право выбора сохраняется. Если выбор не сделан — ведём бумажную.
- Двойное ведение — если выбран бумажный формат, электронный вести обязательно.
- Уведомление и заявление — основание для перехода на электронный формат только письменное заявление работника.
- Записи должны быть идентичны — информация в бумажной и электронной книжках должна полностью совпадать.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций всегда обращайтесь к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ, Федерального закона № 439-ФЗ и получайте консультацию у юриста или в службе кадров.
Дата актуализации информации по состоянию на 22 мая 2026 года.