Ведение трудовых книжек в 2026 году требует от кадровых специалистов высокой внимательности и знания актуального законодательства. Одним из вопросов, который часто вызывает затруднения, является внесение записей, связанных с конкурсами. Важно четко разграничивать: идет ли речь о победе в профессиональном конкурсе (как виде поощрения) или о замещении должности по конкурсу (как основании для приема или перевода).

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформлять такие записи, какие бланки использовать и на что обратить особое внимание.

Когда вносится запись о конкурсе?

Согласно действующим правилам ведения трудовых книжек, сам факт участия в конкурсе или прохождения аттестации не является основанием для внесения записи в раздел «Сведения о работе».

Однако существуют два основных сценария, когда тема конкурса находит отражение в документе:

Победа в профессиональном конкурсе как награждение. Если сотрудник стал победителем конкурса профессионального мастерства (например, «Учитель года», «Лучший по профессии»), и работодатель принял решение поощрить его, то вносится запись в раздел «Сведения о награждении».
Замещение должности по конкурсу. Если сотрудник принят на работу или переведен на другую должность в результате проведения конкурса (характерно для государственных служащих, педагогов, научных работников), то в разделе «Сведения о работе» указывается основание приема или перевода со ссылкой на решение конкурсной комиссии.

> Важно! Взыскания, а также простые факты прохождения аттестации или участия в конкурсах без победного результата и последующего поощрения в трудовую книжку не вносятся.

Как оформить запись о победе в конкурсе (Раздел «Сведения о награждении»)

Если работник одержал победу в конкурсе, и это расценивается как достижение, требующее поощрения, запись вносится в соответствующий раздел трудовой книжки.

Порядок заполнения:

• В графе 3, в виде заголовка, указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии).
• Ниже, в графе 1, ставиться порядковый номер записи (нумерация ведется нарастающим итогом в течение всего периода работы).
• В графе 2 указывается дата издания приказа о награждении.
• В графе 3 делается сама запись о награждении.

Пример формулировки:
> «Награжден почетной грамотой Министерства образования за победу в конкурсе профессионального мастерства «Учитель года 2026″».

Основанием для такой записи служит приказ (распоряжение) работодателя о поощрении работника.

Прием и перевод в результате конкурса (Раздел «Сведения о работе»)

Ситуация, когда должность замещается по конкурсу, требует особого внимания при формулировке причины приема или перевода.

Прием на работу

При приеме сотрудника на вакантную должность, замещаемую по конкурсу, в графе 3 раздела «Сведения о работе» после указания должности следует добавить уточнение.

Пример записи:
> «Принят в отдел маркетинга на должность ведущего специалиста (должность замещена по конкурсу)».

В графе 4 («Основание») указывается реквизит приказа о приеме на работу, в котором также должно быть отражено решение конкурсной комиссии.

Окончание срока работы по конкурсу

Если трудовой договор был заключен на срок проведения конкурса или на время замещения должности, выбранной по конкурсу, то при увольнении вносится соответствующая запись.

Пример записи при увольнении:
> «Освобожден в связи с истечением срока работы, установленного законодательством о конкурсах».

Такая формулировка гарантирует соблюдение прав работника и соответствие записей требованиям законодательства.

Технические требования и частые ошибки

При заполнении трудовых книжек в 2026 году необходимо строго соблюдать следующие правила:

• Запрет на зачеркивания. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Если допущена ошибка, она исправляется путем внесения новой записи с указанием, что предыдущая запись недействительна.
• Заверение записей. Записи о награждении, внесенные в трудовую книжку за время работы, должны быть заверены подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при ее наличии) так же, как и записи об увольнении.
• Бумажные трудовые книжки. Если на сотрудника продолжает вестись бумажная трудовая книжка и она закончилась, принимать чистый бланк, который купил и принес работник, запрещено. Работодатель обязан самостоятельно приобрести и оформить новый вкладыш или бланк.
• Документальное подтверждение. Для участия в конкурсе от соискателя часто требуется копия трудовой книжки, однако оригинал хранится у работодателя и вносится в него только официальная информация.

Необходимые документы для оформления

Для корректного внесения записей, связанных с конкурсами, кадровая служба должна иметь на руках следующие документы:

Приказ о проведении конкурса на замещение вакантной должности (с образцами заполнения и формами, актуальными на 2025–2026 годы).
Протокол заседания конкурсной комиссии с результатами.
Приказ о приеме на работу (или о переводе) с указанием основания — «по результатам конкурса».
Приказ о поощрении (если речь идет о награждении за победу).

Соблюдение этих требований позволит избежать спорных ситуаций при проверках и обеспечить работнику правильное отражение его профессионального пути. Помните, что сведения об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях также могут вноситься в трудовую книжку, но только при наличии соответствующих дипломов и приказов о выплате вознаграждения.