В 2026 году в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что с 1 января 2026 года все трудовые книжки должны вестись исключительно в электронном формате. Работодатели и сотрудники должны быть готовы к этому изменению. В данной статье мы подробно разберем, с какого числа и как происходит переход на электронные трудовые книжки, какие действия необходимо предпринять работодателям и работникам, а также ответы на часто задаваемые вопросы.

—

📅 Когда начался переход на электронные трудовые книжки?

Переход на электронные трудовые книжки начался задолго до 2026 года. Вот ключевые даты:

• С 1 января 2020 года — работодатели начали вести электронные трудовые книжки параллельно с бумажными.
• С 1 января 2021 года — все новые сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, получают только электронную трудовую книжку.
• С 1 января 2022 года — для всех новых работников (впервые трудоустраивающихся) бумажные трудовые книжки не оформляются.
• 1 января 2026 года — завершение переходного периода. С этой даты ведение бумажных трудовых книжек прекращается, и все трудовые книжки ведутся только в электронном формате.

(Источник: Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»)

—

❓ Кто может перейти на электронную трудовую книжку до 2026 года?

Переход на электронную трудовую книжку возможен для всех категорий работников, включая тех, кто уже имеет бумажную трудовую книжку. Однако есть нюансы:

• Новые сотрудники (с 2021 года) — автоматически получают электронную трудовую книжку, бумажная не оформляется.
• Действующие сотрудники — могут добровольно перейти на ЭТК, подав соответствующее заявление работодателю;
• Сотрудники, уволившиеся до 2026 года, могут сохранить бумажную трудовую книжку до повторного трудоустройства.

Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку до 1 января 2026 года.

—

📝 Как перейти на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

Для работника:

1. Подать заявление работодателю — работник должен написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в произвольной форме или по утвержденному образцу.
2. Получить уведомление от работодателя — в течение 3 рабочих дней после подачи заявления работодатель обязан внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку и выдать ее работнику.
3. Получить сведения о трудовой деятельности (СТД) — после перехода на ЭТК работник может запросить выписку о трудовой деятельности через портал Госуслуг или напрямую у работодателя.
4. Проверить данные в личном кабинете на Госуслугах — все записи о трудовой деятельности должны отражаться в электронном виде.

Для работодателя:

1. Уведомить сотрудника, до 30 июня 2020 года работодатели обязаны были уведомить всех сотрудников о возможности перехода на ЭТК.
2. Принять заявление — работник подает заявление о переходе, работодатель регистрирует его.
3. Внести запись в бумажную трудовую книжку — в течение 3 рабочих дней после подачи заявления сделать соответствующую запись и выдать книжку работнику.
4. Перевести данные в электронный формат — все последующие записи о трудовой деятельности вносятся только в электронную трудовую книжку.
5. Своевременно передавать данные в СФР — не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления, передать данные в Социальный фонд России (СФР).

—

📄 Какие документы подтверждают трудовой стаж после перехода на ЭТК?

После перехода на электронную трудовую книжку подтверждением трудового стажа служат:

• Выписка о трудовой деятельности (СТД) — выдается работодателем или формируеться через портал Госуслуг.
• Электронная трудовая книжка — доступна в личном кабинете на Госуслугах или через работодателя.
• Бумажная трудовая книжка — если сотрудник не перешел на ЭТК до 2026 года, бумажная книжка остается основным документом до указанной даты.

Для подтверждения стажа до 2020 года можно использовать оригинал бумажной трудовой книжки или сведения по форме СТД-СФР.

—

⚠️ Ошибки, которые допускают работодатели при переходе на ЭТК

Несмотря на простоту процедуры, работодатели часто допускают ошибки:

• Не уведомляют сотрудников — до 30 июня 2020 года все работники должны были быть уведомлены о возможности перехода на ЭТК.
• Не вносят записи в бумажную трудовую книжку — после подачи заявления работодатель обязан внести запись о переходе и выдать книжку работнику.
• Не передают данные в СФР — не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления, данные должны быть переданы в Социальный фонд России.
• Не ведут электронную трудовую книжку — даже если сотрудник выбрал бумажный вариант, работодатель обязан вести ЭТК параллельно.

—

🔍 Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли переходить на электронную трудовую книжку?

Нет, не обязательно. Переход на ЭТК добровольный. Работник может сохранить бумажную трудовую книжку до 1 января 2026 года, если не подал заявление о переходе.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?

Нет, нельзя. После перехода на ЭТК все записи ведутся только в электронном формате. Вернуться к бумажной книжке невозможно.

Как получить выписку о трудовой деятельности?

Выписку о трудовой деятельности можно получить:

• Через портал Госуслуг;
• У работодателя;
• Через МФЦ (многофункциональный центр).

Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?

Если вы обнаружили ошибку в ЭТК, обратитесь к работодателю с заявлением о внесении исправлений. Работодатель обязан исправить ошибку в течение 3 рабочих дней;

Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой книжки?

Да, можно. Работодатель обязан выдать бумажную копию ЭТК по запросу работника.

—

До завершения переходного периода (1 января 2026 года) необходимо:

• Работникам:
  • Решить, переходить ли на ЭТК;
  • Подать заявление работодателю (если решено перейти);
  • Получить выписку о трудовой деятельности;
  • Проверить данные в личном кабинете на Госуслугах;
• Работодателям:
  • Уведомить всех сотрудников о возможности перехода на ЭТК;
  • Принять заявления от сотрудников;
  • Внести записи в бумажные трудовые книжки и выдать их работникам;
  • Вести электронные трудовые книжки параллельно с бумажными;
  • Своевременно передавать данные в СФР.

—

📚 Полезные ссылки

• Портал Госуслуг — для получения выписки о трудовой деятельности.
• Официальный сайт Социального фонда России — для проверки данных о трудовой деятельности.
• Роструд — для консультаций по трудовому законодательству.

—

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки будут полностью выведены из оборота, и все записи о трудовой деятельности будут вестись только в электронном формате. Работодатели и работники должны быть готовы к этому изменению и своевременно предпринять необходимые действия.

Если у вас остались вопросы по переходу на электронные трудовые книжки, обратитесь к работодателю, в Социальный фонд России или на портал Госуслуг. Будьте в курсе изменений, чтобы избежать ошибок и проблем с трудоустройством!