С 1 января 2020 года в России начался переход от бумажных трудовых книжек к их электронному формату (ЭТК). В 2021 году этот переход стал обязательным для всех, кто впервые трудоустраивается, а для уже работающих – добровольным. Ниже рассматриваются ключевые последствия перехода для работодателей и работников, а также практические нюансы, которые стоит учитывать.
Что изменилось в законодательстве?
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65) теперь предусматривает, что при переходе на ЭТК работник обязан предоставить работодателю бумажную трудовую книжку для подтверждения стажа до даты перехода.
- С 1 января 2021 г. для лиц, которые впервые трудоустраиваются, бумажная трудовая книжка не заводится. Работодатель сразу открывает электронную запись.
- Работодатель, не получивший заявление о переходе, может выдавать бумажную книжку, но освобождается от ответственности за её хранение.
Как выглядит процесс перехода?
- Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК (через портал «Госуслуги» или в отдел кадров).
- Работодатель в течение 25 дней с момента получения заявления обновляет данные в системе.
- При переводе сотрудника на другую должность или при увольнении обновления в ЭТК проводятся до 25‑го числа следующего месяца.
Если работник не подаёт заявление, работодатель может выдать бумажную трудовую книжку, но при этом не несёт ответственности за её хранение.
Плюсы перехода
- Удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности.
- Интеграция с другими государственными сервисами (ПФР, налоговая, соцстрах).
- Сокращение количества бумажных документов и экономия ресурсов.
- Повышение эффективности кадровых процессов.
Минусы и риски
- Непереносимость данных из старых бумажных записей: информация о прежних местах работы может не попасть в ЭТК.
- Необходимость предъявлять бумажную книжку при проверке стажа до перехода.
- Потенциальные проблемы с доступом к данным при технических сбоях или потере аккаунта.
- Необходимость цифровой грамотности как у работодателя, так и у работника.
Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода?
После перехода на ЭТК бумажная книжка остаётся в распоряжении работника. Она может понадобиться:
- для подтверждения стажа до даты перехода;
- при трудоустройстве в организации, где ещё не внедрён электронный формат;
- для личного архива.
Работодатель не обязан хранить бумажную книгу, но обязан предоставить её работнику по запросу.
Практические рекомендации для работодателей
- Обучите кадровый отдел работе с системой ЭТК.
- Установите чёткие сроки обновления данных (до 25‑го числа следующего месяца).
- Проведите внутреннюю инструкцию для сотрудников о необходимости подачи заявления.
- Создайте резервные копии данных в случае технических сбоев.
Практические рекомендации для работников
- Своевременно подайте заявление о переходе через «Госуслуги».
- Сохраняйте бумажную копию трудовой книжки до даты перехода.
- Проверяйте корректность данных в ЭТК после обновления.
- В случае ошибок связывайтесь с работодателем и/или службой поддержки «Госуслуг».
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от перехода? Да, для уже работающих граждан переход на ЭТК добровольный.
- Что делать, если данные не перенеслись? Обратитесь к работодателю для уточнения и корректировки.
- Как быстро получить доступ к ЭТК? Через портал «Госуслуги» после регистрации.
Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к цифровизации кадровой сферы, который приносит как выгоды, так и определённые риски. Для успешного внедрения важно, чтобы работодатели и работники были осведомлены о своих правах и обязанностях, а также о процедурах обновления и доступа к данным. При правильном подходе ЭТК может значительно упростить управление трудовой информацией и повысить прозрачность кадровых процессов.
Полезные ссылки
- ПФР – информация о ЭТК
- Портал «Госуслуги» – заявка на ЭТК
- КонсультантПлюс – Трудовой кодекс РФ