В 2026 году в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс требует от работодателей и работников особого внимания к деталям оформления и получения новых трудовых книжек. В статье собраны ключевые сведения, подкреплённые актуальными данными и рекомендациями.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это новый порядок учёта сведений о трудовой деятельности, который заменяет традиционную бумажную форму. По информации из интернета, ЭТК позволяет:
- Хранить данные в единой цифровой системе;
- Упростить процесс проверки трудового стажа;
- Сократить количество бумажных документов;
- Ускорить выдачу копий и дубликатов.
Когда вводится ЭТК?
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это значит, что с этой даты все новые трудовые отношения оформляются через ЭТК, а существующие бумажные формы постепенно заменяются на цифровые.
Кто оформляет трудовые книжки впервые?
Согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора впервые работодатель обязан оформить трудовые книжки (бумажные или электронные). Исключения составляют случаи, когда работник уже имеет действующую ЭТК.
Оформление впервые принятого работника
Оформление трудовых книжек работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня начала работы. При этом:
- Заполняются все обязательные поля титульного листа;
- В верхнем правом углу указываются серия и номер бланка;
- Все записи вносятся только на основании надлежащих официальных документов.
Как получить копию или дубликат трудовой книжки?
Если оригинал потерян, повреждён или требуется дубликат, сотрудник может запросить его у работодателя. Процедура оформления копии описана в Порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н).
Заявление о выдаче копии
Работник подаёт письменное заявление в отдел кадров или в отдел кадрового учёта. В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Номер и серия оригинального бланка (если известны);
- Причина запроса (утеря, повреждение и т.п.).
Способы получения копии
Копию можно получить разными способами:
- Лично в отделении Социального фонда России (СФР);
- Через личный кабинет на сайте СФР;
- На Едином портале госуслуг (gosuslugi.ru);
- В любом МФЦ.
Особенности оформления для иностранных граждан
В организацию планируется приём граждан Республики Узбекистан, у которых нет бумажной трудовой книжки. В таком случае:
- Оформляется электронная трудовая книжка;
- Все записи вносятся в ЭТК в соответствии с требованиями ТК РФ;
- Не требуется предварительное оформление бумажного документа.
Как правильно вести ЭТК?
Ведение электронной трудовой книжки регламентируется рядом нормативных актов. Главное требование – все записи должны быть сделаны работодателем на основании официальных документов. Неправильные или несоответствующие данные могут привести к ошибкам при расчёте пенсии и другим выплатам.
Основные правила заполнения
Заполняются только сведения, подтверждённые трудовым договором, прикалом о приёме, выплатами и др.
Исправления и дополнения вносяться только с подписью работника и уведомлением работодателя.
Хранение ЭТК осуществляется в защищённой базе данных, доступ к которой имеет только уполномоченный персонал.
Практические рекомендации работодателям
Для успешного перехода на электронные трудовые книжки рекомендуется:
- Обучить HR‑специалистов работе с ЭТК и обновлёнными формами;
- Внедрить электронные системы учёта, совместимые с порталом СФР;
- Регулярно проверять корректность введённых данных;
- Обеспечить сотрудникам доступ к копиям их ЭТК через личный кабинет;
- Своевременно оформлять дубликаты при потере оригинала.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать одновременно бумажную и электронную форму? – Нет. С 1 января 2026 года все новые трудовые отношения оформляются только через ЭТК. Бумажные формы сохраняются только для отдельных случаев (например, при оформлении пенсии, если работник требует бумажный документ).
- Какие сроки выдачи дубликата? – По закону копию должны выдать в течение 10 рабочих дней с момента подачи заявления.
- Можно ли оформить ЭТК удалённо? – Да, через личный кабинет на сайте СФР или портале госуслуг.
Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к цифровизации системы учёта занятости и упрощению процесса получения социальных выплат. Правильное оформление новых книжек, своевременное получение копий и соблюдение всех нормативных требований позволяют как работодателям, так и сотрудникам избежать лишних сложностей и задержек.
Если у вас возникнут вопросы по оформлению ЭТК или получению дубликата, рекомендуем обратиться в отдел кадров вашей организации или в ближайшее отделение Социального фонда России.
Автор: HR‑эксперт, 21 мая 2026 г.