Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При оформлении новых бланков работодатели часто обнаруживают в комплекте голографическую наклейку (голограмму). Это вызывает немало вопросов: обязательно ли её использовать, для чего она нужна и главное — куда именно её наклеивать? В этой статье мы подробно разберем все аспекты, касающиеся места наклейки в трудовой книжке.
Что такое голограмма и обязательна ли она?
Голографическая наклейка — это дополнительный элемент защиты бланка трудовой книжки, который выдается бесплатно официальными распространителями (Гознак) при покупке чистых бланков. Важно сразу прояснить главный юридический нюанс:
- Необязательный характер. В действующем законодательстве РФ отсутствует требование вклеивать голограмму в трудовую книжку. Данный реквизит носит исключительно добровольный характер.
- Решение работодателя. Использование голограммы возможно только по желанию работодателя, заказывающего новые бланки.
- Отдельная продажа запрещена. Наклейки не продаются отдельно от бланков, они выдаются в комплекте.
Поскольку наличие голограммы не является строго обязательным, закон не регламентирует и точное место её расположения. Однако на практике кадровики выработали четкие стандарты.
Куда клеить голограмму: общее правило
Так как в законодательстве нигде не прописано точное месторасположение данного элемента защиты, принято считать, что место расположения наклейки зависит от того, какую информацию она призвана защитить. Работодатель сам определяет, куда именно в трудовой книжке будет наклеена голограмма.
Основываясь на опыте кадровых служб, вклейка голограммы может производиться исключительно на ьном листе трудовой книжки или вкладыша к ней. На внутренних страницах, где фиксируется прием на работу и увольнения, голограммы не ставятся.
Что именно можно защитить голограммой на ьном листе?
На ьной странице голограммой рекомендуется защищать неизменяемые элементы бланка. Чаще всего кадровики выбирают одно из следующих мест:
- Номер трудовой книжки — защита от подмены бланка.
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек — защита от подделки подписи.
- Печать работодателя (если она проставляется на ьном листе при первичном оформлении).
Инструкция: как правильно разместить наклейку
Чтобы голограмма выполнила свою защитную функцию и не испортила внешний вид документа, необходимо соблюдать несколько простых, но невероятно важных правил:
- Размещайте голограмму строго на месте защищаемого ею реквизита. Наклейка должна полностью или частично закрывать элемент, который вы хотите защитить (например, наполовину закрывать номер бланка и наполовину уходить на пустое поле).
- Следите за ориентацией. Наклейка не должна быть приклеена вверх ногами. Хотя это не влечет недействительности документа, это считается грубой технической ошибкой и выглядит неаккуратно.
- Не мните и не повредите наклейку. Голограмма имеет сложную структуру. При попытке переклеить её она порвется, оставит следы клея и испортит бланк.
- Клейте с первого раза. Разместите наклейку аккуратно, без пузырьков воздуха, плотно прижав её к странице.
Мнение специалистов: осторожность не помешает
Несмотря на то, что место расположения голограммы зависит от усмотрения работодателя, отдельные специалисты в кадровом деле придерживаются более осторожной позиции.
Дело в том, что если голограмма наклеена криво, с складками или закрывает важную часть текста (например, буквы в имени сотрудника), это может вызвать лишние вопросы у проверяющих органов или на последующих местах работы. Если вы сомневаетесь в своих силах или не хотите рисковать чистотой бланка — вы имеете полное право вообще не использовать голограмму. Никаких штрафов или санкций за отсутствие наклейки не предусмотрено.
Краткие итоги
- Голограмма, необязательный элемент, её использование — право, а не обязанность работодателя.
- Точное место в законе не прописано, работодатель выбирает его сам.
- Оптимальное место — ьный лист трудовой книжки или вкладыша.
- Цель наклейки — защита неизменяемых данных: номера бланка, подписи ответственного лица или печати.
- Главное правило, наклейка размещается строго на защищаемом реквизите, без перекосов и переворотов.
Соблюдение этих несложных рекомендаций поможет вам грамотно оформить трудовую книжку сотрудника, обеспечив дополнительную защиту важным реквизитам документа и избежав при этом типичных ошибок.