С 2020 года в России вступили в силу изменения в трудовом законодательстве‚ которые позволяют гражданам перейти с бумажной трудовой книжки на электронную. Это решение направлено на упрощение учета трудовой деятельности и повышение прозрачности работодателей. Важнейшим этапом перехода является уведомление сотрудников о возможности выбора формата ведения трудовой книжки. Ниже приведена подробная инструкция‚ как правильно оформить и рассылать уведомления‚ какие формы использовать и какие сроки соблюсти.
Законодательная база
- Федеральный закон от 1 января 2020 г. № 102-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (положения о переходе на электронные трудовые книжки).
- Постановление Правительства РФ от 3 января 2020 г. № 6 «Об утверждении правил формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- Постановление Правительства РФ от 30 июня 2020 г. № 748 «Об утверждении порядка уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки».
В соответствии с этими нормативными актами работодатели обязаны:
- Не позднее 31 октября 2020 г. проинформировать всех работников о новых правилах.
- До 30 июня 2020 г. включительно уведомить каждого сотрудника в письменной форме.
- Обеспечить возможность выбора между бумажной и электронной формой ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 г..
Обязанности работодателя
Работодатель должен:
- Сформировать и отправить каждому сотруднику уведомление о введении электронной трудовой книжки.
- Отправить сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС‑1.
- В случае выбора бумажного варианта – подавать сведения в СФР и в Пенсионный фонд России (ПФР) через форму СЗВ‑ТД.
- Собрать заявления сотрудников о выборе формата до конца 2020 г.
- При отсутствии сотрудника (например‚ бывший директор) отправить уведомление в обычном порядке: письмо о необходимости явиться за трудовой книжкой или согласие на отправку по почте. Если ведется электронная трудовая книжка – отправить СТД‑Р.
Формы уведомления
Уведомление должно быть оформлено в письменной форме и содержать следующую информацию:
- Наименование документа: Уведомление о введении электронной трудовой книжки.
- Должность и Ф.И.О. получателя.
- Дата и место составления.
- Текстовое содержание с вежливым обращением и подробным описанием прав и обязанностей.
Пример шаблона уведомления приведён ниже.
Пример уведомления
Уважаемый(ая) Ф.И.О. сотрудника‚
В соответствии с Федеральным законом от 1 января 2020 г. № 102-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» и Постановлением Правительства РФ от 30 июня 2020 г. № 748‚ компания Наименование компании вводит электронную трудовую книжку.
Вы имеете право выбрать формат ведения трудовой книжки:
- электронный (сведения о трудовой деятельности будут храниться в системе СФР и доступны через портал Госуслуги);
- бумажный (традиционная трудовая книжка).
Если вы выберете электронный формат‚ вы получите выписку из электронного реестра по форме СТД‑Р. При выборе бумажного формата вы получите бумажную трудовую книжку.
Пожалуйста‚ подтвердите свой выбор до 31 декабря 2020 г. на почту hr@company.ru или в личном кабинете компании.
С уважением‚
Ф.И.О. руководителя
Должность
Наименование компании
Процесс перехода
- Подготовка уведомлений – подготовить шаблон и заполнить данные каждого сотрудника.
- Рассылка – отправить уведомления в письменной форме (письмо‚ электронная почта‚ личный кабинет).
- Сбор ответов – собрать подтверждения выбора формата до 31 декабря 2020 г.
- Формирование данных – сформировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отправить в СФР через форму ЕФС‑1.
- Отчётность – отчитываться в ПФР по форме СЗВ‑ТД.
- Выписка сотруднику – при выборе бумажного формата выдать бумажную трудовую книжку; при выборе электронного – выдать выписку по форме СТД‑Р.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли изменить выбор после 31 декабря 2020 г.? – Да‚ но только в случае существенных обстоятельств (например‚ ошибки в данных). В таком случае необходимо оформить письменное заявление и обновить сведения в СФР.
- Что если сотрудник не ответит на уведомление? – По умолчанию считается‚ что сотрудник согласен с бумажным вариантом. В этом случае сведения о трудовой деятельности будут отражены в обеих книжках.
- Как получить выписку из электронной трудовой книжки? – Через портал Госуслуги или в отделе кадров по запросу.
- Нужно ли хранить бумажную копию уведомления? – Да‚ в соответствии с требованиями кадрового документооборота.
Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации кадрового документооборота. Уведомление сотрудников о возможности выбора формата – обязательный этап‚ который обеспечивает соблюдение законодательства и защиту прав работников. Соблюдение сроков‚ правильное оформление документов и своевременная отчетность в СФР и ПФР помогут избежать штрафов и конфликтов.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям‚ не стесняйтесь обращаться в отдел кадров или к юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве.