С 2025 года в России действует обязательный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)‚ утверждённым приказом Минтруда РФ от  № 320н. Тем не менее‚ в 2026 году работники могут выбрать форму ведения ТК – бумажную или электронную. Ниже подробно описаны все этапы оформления‚ требования к записям и порядок учёта.

Общие положения‚ регулирующие оформление трудовой книжки

• Основанием для оформления ТК является Трудовой кодекс РФ и Приказ Минтруда № 320н от .
• Работодатель обязан вести ТК в той форме‚ которую выбрал работник (бумажную или электронную).
• Если работник отказывается от бумажной ТК‚ работодатель обязан выдать ему бумажный экземпляр в течение трёх рабочих дней и вести дальнейшие записи только в электронном виде.
• Принуждать сотрудника к переходу на ЭТК запрещено – это право работника.

Какой вариант выбрать: бумажная или электронная ТК?

1. Электронная ТК (ЭТК) – предпочтительный вариант‚ так как:
   • Упрощает учёт и хранение данных;
   • Позволяет сотруднику просматривать сведения через портал Госуслуги или СФР;
   • Сокращает бумажный документооборот.
2. Бумажная ТК может потребоваться‚ если:
   • Работник подал заявление о сохранении бумажного варианта;
   • Для некоторых категорий работников (например‚ работающих в отдалённых регионах без доступа к интернету) предпочтительнее бумажный документ.

Работодатель обязан оформить обе формы одновременно‚ пока работник не сделает официальное заявление о переходе на ЭТК.

Оформление бумажной трудовой книжки

Что необходимо подготовить

• Бланк трудовой книжки‚ утверждённый приказом Минтруда (№ 320н);
• Заявление сотрудника о желании вести ТК в бумажной форме (если он выбирает её);
• Документ‚ подтверждающий личность (паспорт);
• Трудовой договор или приказ о приёме на работу.

Пошаговая инструкция

1. Получить от сотрудника заявление о выборе формы ТК (если он выбирает бумажную).
2. Заполнить ьный лист:
   • Фамилия‚ имя‚ отчество;
   • Дата рождения;
   • Серия и номер паспорта;
   • Дата выдачи и орган‚ выдавший паспорт;
   • Сведения о месте жительства.
3. Сделать закрывающую запись о выдаче бумажной ТК (если ранее была ЭТК).
4. Внести запись о приёме на работу (см. раздел 5 – образец записи).
5. Передать ТК сотруднику в течение трёх рабочих дней после оформления.

Хранение бумажных ТК

Работодатель ведёт книгу учёта движения трудовых книжек (приходно‑расходную книгу). В ней фиксируются:

• Дата выдачи и ФИО сотрудника;
• Дата возврата (при увольнении) и подпись сотрудника;
• Сведения о закрывающих записях при переходе на ЭТК.

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

Что требуется от работодателя

• Подключить свою организацию к Системе Федерального реестра (СФР);
• Назначить ответственного за ввод данных (кадровый специалист);
• Обеспечить наличие у сотрудника доступа к порталу Госуслуги (аккаунт и подтверждённая личность).

Пошаговый процесс

1. Получить от сотрудника заявление о переходе на электронную форму (если он решает перейти).
2. Внести в СФР сведения о выдаче бумажной ТК (закрывающая запись) и отметить статус «ЭТК».
3. Создать электронный профиль сотрудника в системе и загрузить:
   • Трудовой договор;
   • Скан копий паспорта;
   • Скан заявления о переходе.
4. Внести запись о приёме на работу в электронный журнал (см. образец ниже).
5. Уведомить сотрудника о том‚ что ТК теперь доступна в личном кабинете Госуслуг и/или в мобильном приложении СФР.

Особенности ведения ЭТК

• Все новые записи (приём‚ перевод‚ увольнение‚ изменение ФИО и т.д.) вносятся исключительно в электронную систему;
• Работодатель не может требовать от сотрудника подписания бумажных форм‚ если он отказался от бумажной ТК;
• При необходимости получения выписки сотрудник оформляет запрос через Госуслуги – выписка будет выслана в электронном виде.

Образцы записей в трудовой книжке (2026 год)

Приём на работу

Перевод внутри организации

Увольнение

Смена фамилии (по браку)

Порядок передачи и выдачи трудовой книжки

1. После оформления (бумажной или электронной) работодатель обязан выдать сотруднику ТК в течение трёх рабочих дней.
2. Если сотрудник выбирает ЭТК‚ ему выдаётся печатный лист с подтверждением перехода и инструкция по входу в личный кабинет.
3. При увольнении работодатель обязан:
   • Сделать завершающую запись (в бумажной ТК – подпись и печать‚ в ЭТК – электронную подпись);
   • Выдать сотруднику выписку (бумажную или электронную) в течение пяти рабочих дней.

Учет и хранение трудовых книжек в 2026 году

• Книга учёта движения ТК (приходно‑расходная) ведётся в бумажном виде и хранится в отделе кадров не менее пяти лет после увольнения сотрудника.
• Электронные данные хранятся в СФР в соответствии с требованиями ФЗ «Об электронной подписи» и ФЗ «О персональных данных».
• Работодатель обязан обеспечить конфиденциальность и доступность сведений только уполномоченным лицам.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подписывать заявление о переходе на электронную ТК?

Да. Переход на ЭТК – добровольный акт сотрудника. Работодатель может оформить переход только после получения письменного заявления.

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную ТК?

Да‚ пока сотрудник не подал заявление о переходе. В этом случае в бумажной ТК делается закрывающая запись‚ а все новые сведения вносятся в ЭТК.

Как получить выписку из ЭТК?

Сотрудник оформляет запрос через Госуслуги или через мобильное приложение СФР. Выписка приходит в электронном виде (PDF) на указанный адрес.

Что делать‚ если сотрудник потерял бумажную ТК?

Работодатель в течение трёх рабочих дней выдаёт замену‚ сделав в старой ТК запись «замена – потеря»‚ а в новой – «выдача заменяющей ТК». При этом в СФР фиксируется факт замены.

В 2026 году оформление трудовой книжки – процесс‚ который сочетает традиционные бумажные процедуры и современные электронные технологии. Ключевые моменты:

• Уважать право сотрудника выбирать форму ТК;
• Соблюдать сроки выдачи (не более трёх рабочих дней);
• Точно следовать требованиям Приказа Минтруда № 320н (2021) при заполнении записей;
• Обеспечить надёжный учёт и хранение как бумажных‚ так и электронных данных.

Тщательное соблюдение этих правил гарантирует законность трудовых отношений и упрощает работу кадровой службы.