С 2021 года в России начался масштабный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс, инициированный Федеральным законом № 439-ФЗ от , стал одним из ключевых шагов в цифровизации кадрового учета. Но когда же этот переход считается завершённым? Обязательно ли всем переходить на ЭТК? И что делать тем, кто до сих пор хранит бумажную трудовую книжку? Ответы на эти вопросы — в нашей подробной статье.

Когда начался переход на электронные трудовые книжки?

Переход на электронные трудовые книжки официально стартовал 1 января 2021 года. С этой даты:

• Все новые сотрудники, принимаемые на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку. Бумажная версия для них не заводится.
• Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде в рамках установленных сроков.

Важно: 1 января 2020 года — это дата вступления в силу закона, но реальный переход начался только с 2021 года. Некоторые источники ошибочно указывают 2020 год как начало действия, но это не так, именно 2021 год стал точкой отсчёта для новых сотрудников.

Был ли крайний срок для перехода с бумажной книжки на электронную?

Да, был. Законодатель предусмотрел переходный период длительностью 5 лет — с 10 июня 2021 года по 9 июня 2026 года. Этот срок был установлен для тех работников, которые уже имели бумажные трудовые книжки до 2021 года.

Крайний срок подачи заявления о переходе на ЭТК — 30 июня 2020 года касался только работодателей, которые должны были оформить внутренние процедуры и уведомить сотрудников. Но для самих работников — заявление о переходе можно подать в любое время до конца переходного периода.

Когда заканчивается переход на электронные трудовые книжки?

✅ Официальная дата завершения переходного периода — 9 июня 2026 года

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ, 9 июня 2026 года, это последний день переходного периода. После этой даты:

• Работодатели обязаны прекратить ведение бумажных трудовых книжек для всех сотрудников, которые не подали заявление о сохранении бумажного формата.
• Все сведения о трудовой деятельности должны передаваться исключительно в ПФР в электронном виде.
• Работодатель освобождается от ответственности за хранение бумажных трудовых книжек для тех сотрудников, кто перешёл на ЭТК до этой даты.

Однако есть важное исключение:

❗ Исключение: сохранение бумажной трудовой книжки по заявлению работника

Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, работник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку, даже после 9 июня 2026 года. Для этого он должен подать письменное заявление работодателю до 30 июня 2020 года (в рамках переходного периода) или в любое время до 9 июня 2026 года.

После 9 июня 2026 года:

• Новые сотрудники — только ЭТК (бумажные книжки не заводятся).
• Существующие сотрудники, подавшие заявление о сохранении бумажной книжки — продолжают её хранить и вести в бумажном виде.
• Работодатель обязан сохранять бумажные трудовые книжки сотрудников, которые выбрали этот формат, до момента их увольнения или смерти.

Что происходит после 9 июня 2026 года?

Для новых сотрудников

С 10 июня 2026 года и далее все новые работники получают только электронную трудовую книжку. Бумажная версия не оформляется ни при каких обстоятельствах.

Для действующих сотрудников

Если сотрудник до 9 июня 2026 года не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, его данные автоматически переводятся в ЭТК. Работодатель обязан:

• В течение 3 рабочих дней после окончания переходного периода внести в ЭТК все сведения о трудовой деятельности, которые были в бумажной книжке.
• Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку с отметкой: «Переведена в электронный формат» и заверить её печатью и подписью.

Для работодателей

После 9 июня 2026 года:

• Работодатель не ведёт бумажные трудовые книжки для новых сотрудников.
• Для сотрудников, сохранивших бумажную книжку — ведение продолжается, но все новые записи (прием, перевод, увольнение) должны передаваться в ПФР в электронном виде.
• Хранение бумажных трудовых книжек остаётся обязательным до увольнения сотрудника (в соответствии с архивными нормами — не менее 75 лет).

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Процедура проста и понятна:

1. Работник подаёт заявление в письменной форме работодателю (можно в свободной форме, но желательно использовать утверждённый образец).
2. Работодатель в течение 3 рабочих дней вносит в ЭТК запись: «Переведена в электронный формат» на основании заявления.
3. Бумажная трудовая книжка выдаётся сотруднику под расписку с отметкой о переходе.
4. Все последующие изменения (прием, увольнение, перевод) фиксируются только в ЭТК через ПФР.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Надёжность — данные хранятся в защищённой базе ПФР, исключается потеря, порча или подделка.
• Доступность — сотрудник может получить выписку из ЭТК в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг.
• Экономия времени — кадровикам не нужно вручную вносить записи, печатать, хранить и передавать документы.
• Упрощённый учёт — автоматическая синхронизация с пенсионными и налоговыми системами.
• Мобильность — при смене работы нет необходимости передавать бумажную книжку — всё есть в электронном виде.

Частые ошибки работодателей

• Не подавать заявление о переходе — считают, что «всё и так будет автоматически». Нет, только если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной книжки, ЭТК заводится автоматически.
• Не выдавать бумажную книжку после перехода — это нарушение. Сотрудник имеет право получить оригинал с отметкой о переводе.
• Не передавать данные в ПФР — даже если книжка бумажная, все новые записи (прием, увольнение) обязательно передаются в электронном виде.
• Игнорировать сроки — после 9 июня 2026 года нельзя вести бумажные книжки для новых сотрудников.

Переход на электронные трудовые книжки официально завершается 9 июня 2026 года. После этой даты:

• Новые сотрудники, только ЭТК.
• Существующие сотрудники, не подавшие заявление — автоматически переведены в ЭТК.
• Сотрудники, сохранившие бумажную книжку — продолжают её хранить, но все новые сведения передаются в ПФР в электронном виде.
• Работодатели больше не обязаны вести бумажные трудовые книжки для новых работников — это запрещено законом.

Таким образом, 9 июня 2026 года — это не просто дата, а точка невозврата в кадровом учёте России. После неё бумажные трудовые книжки становятся историей для новых поколений работников, а электронные — нормой жизни.

Работодателям рекомендуется до 9 июня 2026 года:

• Провести аудит всех трудовых книжек в организации.
• Уточнить статус каждого сотрудника: есть ли заявление о сохранении бумажной книжки?
• Оформить все переходы на ЭТК в срок.
• Обеспечить доступ сотрудников к личным кабинетам ПФР для просмотра ЭТК.

Электронная трудовая книжка — это не просто нововведение, это безопасный, прозрачный и современный стандарт кадрового учёта. И 2026 год, момент, когда Россия окончательно переходит в цифровую эпоху трудовых отношений.