Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России стал неотъемлемой частью кадрового делопроизводства. С 1 января 2020 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (ПФР, ныне СФР) посредством формы СЗВ-ТД. Особое внимание следует уделить ситуации, когда сотрудник подает заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, так как этоит обязательство работодателя по сдаче отчетности.

В данной статье мы подробно разберем, что делать кадровику, если сотрудник написал заявление на переход на ЭТК, какие сроки установлены для сдачи СЗВ-ТД и как избежать ошибок в 2026 году.

Что такое электронная трудовая книжка и при чем здесь СЗВ-ТД?

Электронная трудовая книжка, это сведения о трудовой деятельности физического лица, которые формируются в единой базе Социального фонда России (СФР) на основании отчетов, подаваемых работодателями.

Форма СЗВ-ТД («Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица») — это основной документ, через который работодатель сообщает государству о всех кадровых изменениях:

• Приеме на работу;
• Переводе на другую должность;
• Увольнении;
• Подаче работником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная).

> Важно: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что правила формирования стажа и ведения записей стали окончательными, и бумажные книжки для новых сотрудников больше не заводятся.

Ситуация: Сотрудник подал заявление на ЭТК

Если работник ранее вел бумажную трудовую книжку и теперь решил перейти на электронную, он должен написать соответствующее заявление.

Алгоритм действий работодателя:

Прием заявления. Сотрудник пишет заявление в свободной форме или по образцу организации с просьбой вести его трудовую книжку в электронном виде.
Ознакомление. Работодатель обязан ознакомить сотрудника с формой СЗВ-ТД, которая будет на него submitted, под роспись;
Формирование записи. В форму СЗВ-ТД вносится событие «Подача работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки».
Сдача отчета. Работодатель должен передать заполненную форму в СФР.

Ключевые сроки сдачи СЗВ-ТД при подаче заявления

Это один из самых важных моментов. Срок сдачи отчета напрямую зависит от даты подачи заявления сотрудником:

• Если заявление подано в 2020 году: Отчет сдавался не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
• Если заявление подано с 2021 года и позже (актуально для 2026 года): Отчет СЗВ-ТД необходимо сдать не позднее следующего рабочего дня после даты регистрации заявления.

> Внимание: Нарушение сроков сдачи СЗВ-ТД грозит работодателю штрафами. При переходе сотрудника на ЭТК промедление недопустимо.

Как заполнить СЗВ-ТД при выборе электронной книжки

При заполнении формы в разделе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» указываются следующие данные:

• Графа 2 (Дата события): Дата регистрации заявления сотрудником.
• Графа 3 (Наименование мероприятия): Выбирается код мероприятия «ПЕРЕХОД» (или соответствующий код в программном обеспечении, обозначающий подачу заявления о выборе ЭТК).
• Графа 4 (Должность/профессия): Не заполняется, так как это не кадровое изменение должности.
• Графа 5 (Разряд/класс): Не заполняется.
• Графа 6 (Тарифная ставка): Не заполняется.
• Графа 7 (Причина увольнения): Не заполняется.

В форме также обязательно указываются реквизиты приказа (распоряжения) или иного документа, подтверждающего факт подачи заявления (хотя приказ о переходе на ЭТК издавать не обязательно, достаточно зарегистрированного заявления, но многие организации издают уведомление или регистрируют входящий документ).

Особенности ведения учета в 2026 году

На текущий момент (май 2026 года) действуют следующие правила:

Для новых сотрудников: При приеме на работу впервые после 1 января 2021 года (а в 2026 году это уже устоявшаяся норма) бумажная трудовая книжка не заводится вообще. Сведения формируются только в электронном виде. Работодатель обязан сдать СЗВ-ТД с событием «ПРИЕМ» не позднее следующего рабочего дня.
Для тех, кто сохранил бумажную книжку: Если сотрудник ранее написал заявление об отказе от электронной книжки (оставил бумажную), работодатель продолжает вести бумажный вариант параллельно с передачей сведений в СФР. Однако, если такой сотрудник позже передумал и написал заявление на переход на ЭТК, работодатель обязан принять его и сдать СЗВ-ТД в срок одного рабочего дня.
Исправление ошибок: Если в ранее поданных отчетах СЗВ-ТД были найдены ошибки, исправляющая форма подается незамедлительно, независимо от периодичности сдачи других отчетов.

Частые ошибки работодателей

• Пропуск срока в один день. Многие кадровики по привычке ждут конца месяца или 15-го числа, что применимо только к некоторым старым правилам 2020 года, но не к текущим реалиям 2026 года для событий «Прием», «Увольнение» и «Заявление о выборе ЭТК».
• Отсутствие подписи об ознакомлении. Работодатель забыл ознакомить сотрудника с формой СЗВ-ТД перед отправкой. Это нарушение процедуры.
• Неверный код мероприятия. Использование кода приема вместо кода перехода при смене формата ведения книжки.

Заявление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку — это сигнал для кадровика о необходимости срочной подготовки отчета СЗВ-ТД. В 2026 году цифровизация трудовых отношений достигла своего пика, и соблюдение сроков (не позднее следующего рабочего дня) является критически важным для compliance-политики организации.

Помните:

• Приняли заявление на ЭТК?
• Зарегистрировали дату?
• Завтра же сдавайте СЗВ-ТД в СФР.

Соблюдение этих простых правил поможет избежать штрафов и обеспечит корректное отражение стажа ваших сотрудников в государственной информационной системе.