Обновлено: 23 мая 2026 года, 04:54:31

В Украине продолжается активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Если ваш работник принес бумажную трудовую книжку, важно знать, как правильно оформить документы и избежать проблем с пенсионным стажем. В этой статье мы разберем все нюансы процедуры, сроки и требования законодательства.

Что такое электронная трудовая книжка и почему она важна

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в электронном реестре занятости. Она была введена в Украине в 2021 году в соответствии с Законом Украины № 1217-IX и Постановлением Кабинета Министров Украины № 1084 от 27 ноября 2019 года.

Основные преимущества ЭТК:

• Удобство доступа: информацию можно посмотреть в личном кабинете на портале Пенсионного фонда Украины;
• Защита данных: снижение риска потери или повреждения бумажного документа;
• Автоматизация: быстрая обработка данных для назначения пенсии;
• Единая система: все записи о трудовой деятельности хранятся в одном электронном реестре.

Как оцифровать трудовую книжку: пошаговая инструкция

Подготовка документов

Если работник принес бумажную трудовую книжку, необходимо:

1. Проверить правильность всех записей в трудовой книжке. Запрещено делать исправления, зачеркивания или корректировки от руки!
2. Сделать качественные сканы всех страниц трудовой книжки (включая пустые страницы и ьный лист).
3. Убедиться, что сканы читаемы и не имеют искажений.

Подача документов

Документы можно подать двумя способами:

От имени работодателя:

• Работодатель загружает сканы на портал Пенсионного фонда Украины;
• Работник должен дать письменное согласие на обработку персональных данных (образец согласия можно скачать на сайте ПФУ);
• Согласие хранится у работодателя и может быть запрошено контролирующими органами.

От имени работника:

• Работник лично подает сканы через личный кабинет на портале ПФУ;
• Согласие на обработку данных не требуется;
• Работник может проверить корректность внесенных данных в личном кабинете.

Проверка и подтверждение

После подачи документов:

• Пенсионный фонд Украины проверяет корректность внесенных данных;
• Работник может отслеживать статус обработки в личном кабинете;
• При обнаружении ошибок — их можно исправить, подав повторное заявление.

Где можно проверить электронную трудовую книжку

Проверить внесенную информацию можно на:

• Веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (после регистрации в личном кабинете);
• Мобильном приложении ПФУ (если доступно);
• Через Единый государственный веб-портал электронных услуг.

Что делать, если трудовая книжка не оцифрована до 10 июня 2026 года

Если работник не успел оцифровать трудовую книжку до дедлайна, возможны следующие последствия:

• Потеря части страхового стажа: если записи не были перенесены в электронную форму, они могут не учитываться при назначении пенсии;
• Задержки в назначении пенсии: Пенсионный фонд может запросить дополнительные документы для подтверждения стажа;
• Проблемы при трудоустройстве: некоторые работодатели могут требовать бумажную трудовую книжку для подтверждения стажа (хотя это противоречит закону).

В таком случае работнику необходимо:

1. Немедленно подать сканы трудовой книжки через личный кабинет ПФУ;
2. Обратиться в Пенсионный фонд для разъяснения ситуации;
3. При необходимости — предоставить дополнительные документы (например, справки с предыдущих мест работы).

Можно ли иметь одновременно бумажную и электронную трудовую книжку

Да, это возможно. Законодательство Украины позволяет иметь оба варианта трудовой книжки:

• Бумажная трудовая книжка: остается у работника как подтверждающий документ;
• Электронная трудовая книжка: хранится в реестре Пенсионного фонда и используется для начисления пенсии.

Однако работодатель обязан вносить записи только в электронную трудовую книжку (если работник не изъявил желание иначе).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оцифровать трудовую книжку задним числом?

Да, но только если записи корректны и не содержат исправлений. Если в бумажной трудовой книжке есть ошибки, их нужно сначала исправить через суд или по согласованию с Пенсионным фондом.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

В таком случае необходимо:

• Обратиться к последнему работодателю для восстановления записей;
• Получить дубликат трудовой книжки;
• Оцифровать восстановленный документ через ПФУ.

Может ли работодатель отказаться вносить записи в электронную трудовую книжку?

Нет. Работник имеет право требовать от работодателя вносить записи о приеме на работу, переводе, увольнении и поощрениях в электронную трудовую книжку. В случае отказа — можно обратиться в Государственную службу Украины по вопросам труда или в суд.

Как долго рассматриваются документы в Пенсионном фонде?

Срок обработки обычно составляет от 5 до 30 рабочих дней. Работник может отслеживать статус в личном кабинете.

Рекомендации для работодателей

Если ваш работник принес трудовую книжку, следуйте этим рекомендациям:

• Объясните работнику: важность оцифровки и последствия несвоевременной подачи документов;
• Помогите с подготовкой сканов: если у работника нет возможности самостоятельно оцифровать документы;
• Следите за сроками: напоминайте работникам о приближающемся дедлайне (10 июня 2026 года);
• Храните согласие на обработку данных: если вы подаете документы от имени работника;
• Проверяйте корректность записей: перед подачей документов в ПФУ.

Переход на электронные трудовые книжки в Украине, это важный шаг к цифровизации и упрощению учета трудового стажа. Если ваш работник принес бумажную трудовую книжку, не откладывайте оцифровку до последнего дня. Своевременная подача документов в Пенсионный фонд Украины поможет избежать проблем с начислением пенсии и подтверждением трудового стажа.

Следите за обновлениями законодательства, так как правила могут изменяться. При возникновении вопросов обращайтесь в Пенсионный фонд Украины или к квалифицированному юристу по трудовому праву.

Дата публикации: 23 мая 2026 года