Дата актуализации:  г.

Дубликат трудовой книжки – это официальная замена утерянного, повреждённого или уничтоженного оригинального документа. Для корректного оформления дубликата необходимо предоставить работодателю справку, в которой указаны сведения о трудовом стаже, основаниях увольнения и другие данные, требуемые законодательством.

Когда требуется справка для дубликата?

• Утрата трудовой книжки по вине работника;
• Повреждение (потеря страниц, разрыв, заливание водой и т.п.);
• Уничтожение книжки в результате стихийных бедствий;
• Смена фамилии, имени, отчества после увольнения (необходимо подтвердить прежний стаж).

Кто обязан выдавать дубликат?

Согласно пункту 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждённого приказом Минтруда РФ), дубликат обязан выдать работодатель в течение 5 рабочих дней после получения полного пакета документов от работника.

Перечень обязательных документов

1. Заявление работника (образец ниже).
2. Справка о подтверждении стажа (основной документ, о котором пойдёт речь).
3. Копии трудовых договоров и приказов о приёме/увольнении за всё время работы.
4. Документы, подтверждающие персональные данные (паспорт, свидетельство о браке, справка о смене фамилии).
5. Если дубликат оформляется по вине работодателя – акт комиссии (не обязателен, если работник сам подал заявление).

Что такое «справка о подтверждении стажа»?

Это документ, который подтверждает все периоды трудовой деятельности, указанные в оригинальной книжке, а также любые недостающие сведения (например, основания увольнения). Справка оформляется в письменной форме и подписывается уполномоченным лицом работодателя (директором, главным бухгалтером).

Ключевые требования к справке (п. 29 Правил)

• Указываются только известные сведения; если какие‑то данные отсутствуют, они не вносятся.
• Справка должна содержать:
  • Полные ФИО работника (с указанием прежних фамилий, если они менялись);
  • Дата рождения;
  • Серия и номер паспорта;
  • Периоды работы (дата начала – дата окончания);
  • Должности и виды работ;
  • Основания прекращения трудовых отношений (по желанию работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
• Документ подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
• Справка должна быть выдана в двух экземплярах: один – для работника, второй – для внесения в дубликат.

Образец справки о подтверждении стажа

Справка
о подтверждении трудового стажа

Г. ____________ «____» ___________ 2026 г.

Настоящая справка выдана ___________ (наименование организации), ИНН ___________, ОГРН ___________, в лице ___________ (должность, ФИО), действующего на основании ___________ (устава, доверенности), 

для ___________________________ (ФИО работника), 
дата рождения ___________, паспорт: серия ___ № __________, выдан ____________, код подразделения ___________.

Подтверждаем, что указанный работник трудился в нашей организации в следующие периоды:
–  – должность: инженер‑технолог, основание увольнения: по собственному желанию.
–  – должность: старший технолог, основание увольнения: по соглашению сторон.
–  – должность: главный технолог, основание увольнения: в связи с ликвидацией организации.

Общий трудовой стаж работника составляет 16 лет 2 месяца 22 дня.

Настоящая справка выдана для оформления дубликата трудовой книжки.

_____________________/Подпись/
_____________________/ФИО, должность/
М.П.

Пошаговая инструкция по заполнению дубликата

1. Соберите пакет документов. Убедитесь, что все копии приказов, договоров и справка о стаже находятся в полном комплекте.
2. Подайте заявление. В заявлении укажите:
   • ФИО, дату рождения, паспортные данные;
   • Причину обращения (утрата, повреждение, смена фамилии);
   • Контактный телефон и адрес.
3. Получите справку о подтверждении стажа. Работодатель оформляет её в двух экземплярах.
4. Внесите сведения в дубликат; Порядок записи:
   • В графе «Общий стаж работы» указывается суммарный срок (год, месяц, день) без разбивки по работодателям.
   • В разделе «Відомості про роботу» (раздел В) вносятся записи о каждом месте работы, как в оригинале, но только с теми данными, которые подтверждены документально.
   • Если какие‑то сведения отсутствуют, оставляйте поле пустым – согласно п. 29 Правил.
5. Подпишите дубликат. После внесения всех записей дубликат подписывается руководителем организации и ставится печать.
6. Получите дубликат. Работник получает готовый документ и копию справки о стаже.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять акт комиссии, если дубликат запрашивает сам работник?

Нет. По пункту 31 Порядка акт комиссии обязателен только в случае, когда дубликат запрашивается по вине работодателя или при спорных записях.

Можно ли использовать электронную справку?

Электронный документ признаётся действительным только при наличии электронной подписи, подтверждающей её подлинность, и если работодатель согласен принимать такой формат. В большинстве случаев требуется бумажный вариант.

Как оформить дубликат, если у работника изменилось ФИО?

В заявлении и справке указываются прежние и новые фамилия, имя, отчество. При внесении записей в дубликат используется новое ФИО, а в графе «Примечание» указывается «ФИО изменено: прежнее ФИО – Иванов Иван Иванович».

Сколько времени даёт закон на выдачу дубликата?

Работодатель обязан выдать дубликат в течение 5 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.

Полезные ссылки и нормативные акты

• Постановление Правительства РФ от № 2153 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• КонсультантПлюс. «Общий стаж работы в дубликате трудовой книжки»;
• Сайт nalog-nalog.ru – образцы заполнения дубликата в 2026 году;
• Гарант.ру – новости о возможности оформления дубликата без акта комиссии.

Справка о подтверждении стажа – ключевой документ, без которого невозможно корректно оформить дубликат трудовой книжки. При её подготовке следует строго соблюдать требования пункта 29 Правил, указывать только проверенные сведения и обеспечить подпись и печать работодателя. Правильное оформление дубликата гарантирует работнику сохранность трудового стажа и упрощает дальнейшее трудоустройство.

Помните: своевременное обращение к работодателю и подготовка полного пакета документов помогут избежать задержек и лишних вопросов со стороны инспекций.