Согласно информации, опубликованной на официальных ресурсах (Пенсионный фонд Украины, zoda.gov.ua, УНИАН), в Украине действует обязательный переход на электронный учет трудового стажа. Ключевая дата – 10 июня 2026 года. До этого момента все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц.

Почему переход на электронный формат обязателен

• Единый государственный реестр обеспечивает прозрачность и защиту данных о трудовой деятельности.
• Электронный формат исключает риск утери, повреждения или подделки бумажных документов.
• Упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом, налоговыми органами и работодателями при оформлении пенсии, пособий и социальных выплат.
• С 10 июня 2021 года в Украине уже функционирует система электронных трудовых книжек; переход завершается полным отказом от бумажного носителя.

Кто должен оцифровать трудовую книжку

Обязанность перевода данных в электронный вид возлагается на:

1. Граждан Украины, у которых трудовая книжка оформлена до 1 января 2004 года (бумажный экземпляр).
2. Работников, получивших первую трудовую книжку после 1 января 2004 года, но всё ещё хранящих её в бумажном виде.
3. Работодателей, которые ведут кадровый учет и должны обеспечить передачу сведений о своих сотрудниках в электронный реестр.

Лица, получившие первую электронную трудовую книжку после 10 июня 2021 года, уже находятся в системе и не обязаны проходить дополнительную оцифровку.

Как оцифровать трудовую книжку: пошаговая инструкция

Процесс перевода данных в электронный вид можно разделить на несколько этапов:

1. Подготовка документа – убедиться, что трудовая книжка читаема, все записи разборчивы, отсутствуют повреждения.
2. Сканирование или фотосъемка – использовать сканер с разрешением не менее 300 dpi или смартфон с хорошей камерой; каждая страница должна быть отдельным изображением (формат JPEG, PDF или PNG).
3. Загрузка в личный кабинет – войти на портал «Дия» или официальный сайт Пенсионного фонда Украины, раздел «Электронная трудовая книжка».
4. Заполнение метаданных – указать ФИО, дату рождения, идентификационный код, номер трудовой книжки, дату выдачи.
5. Прикрепление scanned‑файлов – загрузить изображения всех страниц трудовой книжки.
6. Проверка и отправка на верификацию – система автоматически проверит качество сканов и соответствие данных; после подтверждения документы попадают в Реестр застрахованных лиц.
7. Получение подтверждения – на электронную почту или в личный кабинет приходит уведомление о successful внесении данных.

Где можно оцифровать трудовую книжку

• Онлайн‑сервисы – портал «Дия», сайт Пенсионного фонда Украины, мобильное приложение «Пенсионный фонд».
• Многофункциональные центры (МФЦ) – сотрудники помогут отсканировать документ и загрузить его в систему.
• Отделы кадров предприятий – многие работодатели предлагают услугу оцифровки для своих сотрудников бесплатно или за небольшую плату.
• Частные копировальные и сканирующие центры – предоставляют услуги сканирования и помощи с загрузкой в электронный реестр.

Последствия несвоевременного перехода

Если до 10 июня 2026 года трудовая книжка не будет оцифрована, возможны следующие негативные последствия:

• Сложности при подтверждении трудового стажа при назначении пенсии или пособий по безработице.
• Риск признания периода работы неучтенным, что может снизить размер будущих выплат.
• Возможные штрафные санкции для работодателей, которые не обеспечили передачу данных о своих сотрудниках в электронный реестр.
• Ограничения при оформлении кредитов, ипотек и других финансовых продуктов, где требуется подтверждение трудовой деятельности.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Мгновенный доступ к своей трудовой истории из любого места с интернет‑подключением.
• Автоматическое обновление данных при приеме на новое место работы (работодатель передает информацию напрямую в реестр).
• Снижение вероятности ошибок при ручном вводе данных.
• Возможность быстро получить выписку о стаже для подачи заявлений в государственные учреждения.
• Экологичность – уменьшение потребления бумаги и связанных с ней ресурсов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за оцифровку трудовой книжки?

В большинстве государственных сервисов (Дия, Пенсионный фонд) услуга бесплатна. В частных центрах может взиматься небольшая плата за сканирование и консультацию.

Что делать, если трудовая книжка повреждена или частично утрачена?

Необходимо обратиться в отдел кадров последнего места работы или в архив предприятия для получения дубликата или справки о стаже, после чего оцифровать полученный документ.

Можно ли оставить бумажную трудовую книжку после оцифровки?

Да, бумажный экземпляр можно хранить как резервную копию, но с 10 июня 2026 года он теряет статус обязательного документа для подтверждения трудового стажа.

Как проверить, что мои данные уже находятся в электронном реестре?

Войдите в личный кабинет на портале «Дия» или на сайте Пенсионного фонда и раздел «Электронная трудовая книжка» – там будет отображаться статус и выписка за весь период.

Нужно ли информировать работодателя о том, что я оцифровал трудовую книжку?

Рекомендуется уведомить отдел кадров, чтобы они могли своевременно передавать обновления о новой работе напрямую в электронный реестр.

Своевременный переход на электронный формат трудовой книжки – это не только выполнение законодательного требования, но и шаг к более удобной, безопасной и прозрачной системе учета трудовой деятельности. Не откладывайте процесс на последний момент – начните оцифровку уже сегодня, чтобы гарантировать защиту своего страхового стажа и избежать возможных сложностей в будущем.