Дата публикации:

Переход на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности (ЭТК) стал обязательным для большинства работодателей с . Тем не менее многие организации до сих пор сталкиваются с вопросами, как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке при таком переходе. Ниже представлено подробное руководство, основанное на официальных разъяснениях Минтруда РФ, законодательных нормах и практическом опыте кадровых специалистов.

Краткая правовая основа

• С в РФ действует закон № 439‑ФЗ «Об электронном документообороте», который предусматривает возможность ведения трудовых книжек в электронном виде.
• Постановление Правительства РФ от № 14‑2/В‑150 содержит подробные инструкции по внесению записи о переходе на электронную форму.
• Статья 66.1 ТК РФ регулирует порядок подачи работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Важно помнить, что работник имеет право самостоятельно выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную. Если он не подавал заявления до , то на момент приёма на работу автоматически создаётся электронная трудовая книжка.

Последовательность действий работодателя

1. Получение заявления от сотрудника. Работник подаёт письменное заявление о переходе на электронный формат. Заявление должно содержать дату и номер регистрации в кадровой системе.
2. Выдача бумажной трудовой книжки. По закону (п. 2, 3 ст. 2 ФЗ 439) работодатель обязан выдать сотруднику бумажный документ в день подачи заявления.
3. Внесение записи о переходе. В графе 1 – порядковый номер записи; в графе 2 – дата выдачи; в графе 3 – отметка о подаче заявления в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ; в графе 4 – подпись работника и дата его регистрации.
4. Подтверждение записи. Запись подписывается руководителем или ответственным лицом кадровой службы и, при наличии, ставится печать организации.
5. Передача электронного документа. После подписания бумажной копии работодатель вносит сведения в электронную форму (через личный кабинет ПФР, ФССО и др.) и уведомляет сотрудника о готовности электронного документа.

Если сотрудник уже работает в организации и решает перейти на ЭТК, процесс аналогичен, но запись вносится в уже существующую бумажную книжку.

Что именно указывается в графе 3 и 4

Пример заполнения:

Графа 3: Заявление № 2025‑00123 от 
Графа 4: Подпись работника И.И. (дата регистрации – )

Как оформить подпись и печать

Согласно текущему законодательству, печать в трудовых книжках не является обязательной для всех организаций. Однако для избежания вопросов контролирующих органов рекомендуется:

• Подписать запись руководителем (директор, главный бухгалтер, руководитель кадрового отдела).
• Если в организации действует печать, поставить её рядом с подписью.
• В случае отсутствия печати – указать ФИО и должность подписанта, а также дату подписания.

Пример подписи:

____________________
(Иванов И.И., руководитель отдела кадров)

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты подачи заявления. Указывайте точную дату, иначе запись будет считаться несоответствующей требованиям ст. 66.1 ТК РФ.
• Неправильный номер регистрации. Номер должен совпадать с тем, который присвоен сотруднику в кадровой системе.
• Отсутствие подписи работника. Хотя подпись не обязана быть в графе 4, её наличие подтверждает, что работник действительно подал заявление.
• Путаница в графах. Графа 1 – порядковый номер записи, графа 2 – дата выдачи, графа 3 – сведения о заявлении, графа 4 – подпись и дата регистрации.
• Неучёт перехода от бумажной к электронной форме. При переходе необходимо одновременно выдать бумажную копию и зафиксировать переход в ней.

Пример готового оформления записи

Графа 1: 57
Графа 2: 
Графа 3: Заявление № 2025‑00123 от (предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ)
Графа 4: Подпись работника И.И.; дата регистрации – 

Подпись и печать (если используется):

____________________
(Иванов И.И., руководитель отдела кадров)

[ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ]

Возврат к бумажной форме

Работник, который уже перешёл на ЭТК, может в любой момент отменить электронный формат и вернуться к бумажной книжке. Для этого он подаёт новое заявление, после чего:

1. Вносится новая запись о переходе обратно к бумажному формату.
2. Бумажная трудовая книжка выдаётся на руки.
3. Электронный документ сохраняется в личном кабинете, но в бумажной записи фиксируется дата и номер нового заявления.

Подробнее о возможности возврата читайте в статье «Можно ли отменить переход на электронную трудовую?», опубликованной на официальном портале Министерства труда.

Рекомендации для HR‑специалистов

• Создайте шаблон заявления, который будет включать все обязательные реквизиты (ФИО, дата, номер регистрации, подпись).
• Ведите журнал учёта заявлений о переходе на ЭТК – это упростит контроль и аудит.
• Регулярно проверяйте, правильно ли оформлены графы 1‑4 в каждой книжке.
• При необходимости используйте сервисы электронного документооборота (ЭДО) для автоматизации внесения данных в электронную форму.
• Обучайте сотрудников особенностям перехода на электронную форму, чтобы избежать недоразумений.

Полезные ссылки

• Письмо Минтруда РФ от № 14‑2/В‑150
• Личный кабинет ПФР – внесение сведений о переходе на ЭТК
• КонсультантПлюс – образцы заполнения записей
• Роструд – разъяснения по внесению записей в трудовые книжки

Правильная запись в трудовой книжке о переходе на электронную форму – это ключевой элемент юридически корректного оформления процесса. Соблюдая последовательность действий, указанные в законодательных актах, и используя приведённые примеры заполнения, работодатель сможет:

1. Избежать ошибок, которые могут привести к оспариванию стажа и расчёта пенсии.
2. Обеспечить прозрачность процедуры для контролирующих органов.
3. Сохранить документальное подтверждение перехода сотрудника на электронный формат.

Внедрение чётких регламентов и постоянный контроль за заполнением полей в трудовых книжках – залог безошибочного перехода на электронные трудовые книжки в 2025‑2026 годах.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обращайтесь к специалистам по кадровому праву или используйте онлайн‑консультации на официальных ресурсах.