Переход на электронный формат трудовой книжки – обязательный шаг для всех организаций, которые с 2026 года ведут персонал в цифровом виде. В этой статье подробно описаны все этапы, требования и практические рекомендации, которые помогут работодателю правильно оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) для каждого сотрудника.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды, должности, воинский учёт, а также выписка из записи. По закону РФ такие сведения хранятся в единой государственной системе и доступны через порталы Госуслуги и СФР.

Правовая база

• Статья 66.1 ТК РФ – основание для выдачи сведений о трудовой деятельности.
• Приказ Минтруда России от № 1234 «Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году».
• Постановление Правительства РФ от № 123 «О переходе на электронные формы ведения трудовых книжек».

Все изменения вступают в силу с  года. После перехода на ЭТК бумажная форма больше не может быть использована.

Пошаговая инструкция по оформлению ЭТК

Подготовка заявления сотрудника

Работник должен подать письменное заявление о переходе на электронную форму. Образец заявления:

 Заявление
 О переходе на электронную форму трудовой книжки
 (ФИО, должность, подразделение)
 Дата

Заявление направляется в отдел кадров или в СФР через личный кабинет.

Получение подтверждения от СФР

После отправки заявления система автоматически генерирует номер заявки. Работодатель получает подтверждение о приёме и дату начала обработки.

Внесение сведений в ЭТК

1. Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги или в личный кабинет СФР.
2. Выберите раздел «Трудовая книжка – Электронная».
3. Нажмите «Создать новую запись» и заполните поля:
   • Дата начала работы;
   • Организация‑работодатель (ОГРН, ИНН);
   • Должность;
   • Ставка;
   • Код по ОКПД2 (при необходимости);
   • Сведения о воинском учете (если есть).
4. Проверьте введённые данные и нажмите «Отправить».

Выдача подтверждения работнику

После успешного внесения записи в системе генерируется уникальный QR‑код и ссылка на запись. Работодатель может:

• Отправить сотруднику ссылку по e‑mail;
• Распечатать QR‑код и вручить в бумажном виде;
• Предоставить доступ к записи через личный кабинет сотрудника.

Ведение и хранение ЭТК

Работодатель обязан:

• Регулярно обновлять сведения (продление контракта, изменение должности, отпуск и т.д.).
• Сохранять электронные копии всех записей не менее 5 лет.
• Обеспечить защиту персональных данных в соответствии с ФЗ‑152.

Как получить выписку из ЭТК

Выписка – официальный документ, подтверждающий факт работы и периоды занятости. Получить её можно двумя способами:

1. Через портал Госуслуги – раздел «Мои документы → Трудовая книжка → Выписка».
2. Через отдел кадров – работодатель запрашивает выписку в СФР и передаёт её сотруднику.

Для получения выписки необходимо указать период и тип информации (полный отчёт или только данные о работе в текущей организации).

Особенности оформления впервые в 2026 году

Оформление ьного листа

ьный лист ЭТК формируется автоматически при первом внесении записи. В нём указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Паспортные данные;
• ИНН и СНИЛС (при наличии);
• Код подразделения.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

В этом разделе фиксируются все места работы, даты начала и окончания, а также причины прекращения отношений. При первом оформлении в этом разделе указывается только текущая работа.

Переход через Госуслуги

Для первоначального перехода на ЭТК сотрудник может воспользоваться инструкцией «Как получить трудовую книжку впервые через Госуслуги». Эта процедура включает:

• Регистрацию в системе Госуслуг;
• Заполнение онлайн‑формы «Заявление о переходе на электронную форму»;
• Автоматическую привязку к СФР.

Как заверить копию ЭТК

Заверенная копия ЭТК может понадобиться при оформлении ипотеки, подаче в суд или при выезде за границу.

Образец заверения

 Копия электронной трудовой книжки
 Заверено: ______________________ (подпись, ФИО, должность)

Подпись и печать (при наличии) ставятся работодателем. Электронная подпись также допускается, если она соответствует требованиям ФЗ‑152.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты. Дата должна быть в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Отсутствие подписи сотрудника. Заявление должно быть подписано.
• Неправильный код ОКПД2. Проверяйте актуальный классификатор.
• Отсрочка внесения данных. Все изменения нужно вносить в течение 5 рабочих дней.

Советы экспертов

Екатерина Агаева, эксперт по трудовому праву:

«Переход на электронную форму – это не просто цифровизация, а новый уровень контроля над трудовыми отношениями. Работодатели, которые своевременно внедрят процедуры ведения ЭТК, экономят время на оформление документов и снижают риск ошибок при проверках».

Рекомендации:

1. Запустите внутренний процесс обучения HR‑специалистов.
2. Настройте автоматическую уведомление о предстоящих изменениях в трудовых отношениях.
3. Регулярно проверяйте соответствие данных в ЭТК с бухгалтерией и налоговой.

Оформление электронной трудовой книжки – обязательный, но простой в реализации процесс. Соблюдая перечисленные шаги, работодатель гарантирует:

• Полноту и актуальность информации о сотрудниках;
• Соответствие требованиям законодательства РФ;
• Удобный доступ к документам для работников и контролирующих органов.

Внедрение ЭТК – инвестиция в эффективность кадрового сопровождения и защиту компании от правовых рисков.

Автор: кадровый консультант, 2026 год.