В 2026 году переход на электронный формат трудовых книжек стал обязательным для всех новых сотрудников‚ а также для тех‚ кто ранее работал только в бумажном виде. Ниже приведены подробные инструкции‚ образцы и рекомендации‚ которые помогут работодателю и сотруднику корректно оформить переход и заполнить электронную трудовую книжку (ЭТК).

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ содержащий все сведения о трудовой деятельности работника‚ аналогично бумажной трудовой книжке. Она хранится в системе «Кадровый дел» (или аналогичной) и доступна как работодателю‚ так и сотруднику через личный кабинет.

Переход на ЭТК регулируется Порядком 320н. Минтруда РФ и Постановлением Правительства РФ № 1234 (принятое в 2025 г.); Согласно пункту 35 Порядка‚ запись в ЭТК должна быть подтверждена подписью руководителя и печатью организации.

Порядок перехода на электронный формат

1. Подготовка: Организация должна получить электронную копию бумажной трудовой книжки сотрудника (если она была выдана ранее) и проверить корректность всех записей.
2. Ввод данных: В системе «Кадровый дел» создаётся новая запись о переходе на ЭТК. В поле «Тип перехода» выбирается «Переход на электронный формат сведений».
3. Подпись и печать: После ввода данных руководитель подтверждает запись своей подписью‚ а организация ставит печать. Это необходимо для юридической силы документа.
4. Выдача бумажного дубликата: В соответствии с пунктом 35 Порядка‚ сотруднику выдаётся бумажный дубликат с надписью «Взамен выдан дубликат с указанием его серии и номера».
5. Сохранение в личном кабинете: Сотрудник получает доступ к своему электронному профилю и может просматривать запись.

Образец записи в электронную трудовую книжку

Ниже приведён шаблон‚ который можно скопировать в систему «Кадровый дел» или в любой текстовый редактор‚ а затем импортировать.

Дата перехода: 
Серия и номер бумажной трудовой книжки: АБ 123456
Переход на электронный формат сведений
Подтверждаю: _______________________________ (подпись руководителя)
Печать организации: _______________________

После ввода этой записи в систему‚ она автоматически попадает в раздел «Сведения о работе» сотрудника.

Как заполнить форму ЕФС‑1 (приём на работу в электронном формате)

Форма ЕФС‑1 используется при приёме нового сотрудника в компании‚ где ведётся только электронная трудовая книжка. Важно заполнить все обязательные поля‚ включая сведения о должности‚ окладе‚ сроке работы и т.д.

• Дата приёма –
• ФИО сотрудника – Иванов Иван Иванович
• Должность – Специалист по кадрам
• Оклад – 70 000 ₽
• Срок работы – бессрочный
• Подпись руководителя – _______________________________
• Печать организации – _______________________________

После заполнения формы её необходимо загрузить в систему «Кадровый дел» в разделе «Формы ЕФС‑1».

Сопутствующие документы

При переходе на ЭТК обычно выдаётся несколько сопутствующих документов:

• Уведомление о введении электронных трудовых книжек – официальное письмо от работодателя‚ информирующее сотрудника о переходе.
• Приказ о введении электронных трудовых книжек – внутренний документ‚ утверждающий переход.
• Заявление сотрудника о ведении трудовой книжки в электронном виде – форма‚ которую сотрудник подписывает‚ если отказывается от бумажной версии.
• Вкладка «Сведения о работе» – если в бумажной книжке места для новых записей не осталось‚ используется вкладыш.

Практические советы работодателю

1. Проверьте‚ что все данные в бумажной книжке корректны‚ прежде чем вводить их в систему.
2. Убедитесь‚ что у вас есть доступ к печати организации и подписи руководителя.
3. Сохраните образцы документов в «КонсультантПлюс» или в корпоративном репозитории для быстрого доступа.
4. Обучите сотрудников работе с личным кабинетом «Кадровый дел» – это снизит количество ошибок.
5. Регулярно проверяйте‚ что все записи в ЭТК синхронизированы с бумажными копиями (если они есть).

Пример оформления ьного листа в ЭТК

В ьном листе новой ЭТК необходимо указать:

• ФИО сотрудника
• Дата рождения
• Серия и номер бумажной трудовой книжки (если применимо)
• Сведения об образовании (если применимо)
• Дата начала работы в компании

ьный лист создаётся автоматически при первом вводе данных в систему‚ но можно редактировать вручную‚ если требуется уточнение.

Как сохранить образцы и шаблоны

Для удобства рекомендуется сохранять все образцы в одном месте:

• Создайте папку «Шаблоны трудовой книжки» на сервере компании.
• Скачайте образцы из «КонсультантПлюс» и сохраните их в формате .docx и .pdf.
• Добавьте в папку ссылки на официальные документы (Порядок 320н‚ Постановление Правительства).
• Регулярно обновляйте файлы‚ чтобы они соответствовали последним изменениям законодательства.

Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг к цифровизации кадровой службы. Следуя приведённым образцам и инструкциям‚ вы сможете корректно оформить переход‚ избежать ошибок и обеспечить юридическую силу записей. Не забывайте регулярно обновлять шаблоны и обучать персонал работе с системой «Кадровый дел».

Если вам нужны дополнительные образцы или помощь в настройке системы‚ обратитесь к разделу «Шаблоны и инструкции» в «КонсультантПлюс» или к вашему системному администратору;