Запись о приёме директора (генерального, исполнительного, директора филиала и т.п.) оформляется в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек». В статье рассмотрены обязательные реквизиты записи, особенности формулировок («назначен» vs «избран»), а также приведён набор готовых образцов для самых типичных ситуаций.

Обязательные элементы записи в трудовой книжке

• Графа 1 – порядковый номер записи (по порядку ведения трудовой книжки).
• Графа 2 – дата приёма на работу (день, месяц, год).
• Графа 3 – сведения о работе: наименование организации, структурного подразделения (если есть), должность.
• Графа 4 – основание записи: номер и дата приказа (распоряжения) о приёме/назначении/избрании.
• Подпись уполномоченного лица (руководителя организации или ответственного за кадровое делопроизводство) и печать организации (при наличии).

Все поля заполняются без аббревиатур, полностью и разборчивым почерком (или печатным шрифтом при электронном заполнении).

Особенности формулировки для директора

В зависимости от способа избрания/назначения директора в графе 3 используется одно из следующих слов:

1. Назначен – если решение принимает единственный учредитель (участник) либо орган управления, не являющийся общим собранием участников (например, совет директоров).
2. Избран – если директор избирается общим собранием участников общества (более одного участника) либо иным высшим органом, предусмотренным уставом.

Пример формулировки:

Избран на должность генерального директора ООО «Ромашка»

или

Назначен на должность директора филиала «Западный» ПАО «ЭнергоСтрой»

Образцы записей

Генеральный директор ООО (избран)

Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: Избран на должность генерального директора ООО «Ромашка»
Графа 4: Приказ № 45 от г. о избрании генерального директора
Подпись: _____________________ / И.И. Иванов
Печать: (при наличии)

Генеральный директор ООО (назначен единственным учредителем)

Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: Назначен на должность генерального директора ООО «ТехноПлюс»
Графа 4: Распоряжение № 12 от г. о назначении генерального директора
Подпись: _____________________ / П.П. Петров
Печать: (при наличии)

Директор филиала (назначен советом директоров)

Графа 1: 7
Графа 2:
Графа 3: Назначен на должность директора филиала «Сибирь» ПАО «ГлобалТрейд»
Графа 4: Приказ № 88 от г. о назначении директора филиала
Подпись: _____________________ / С.С. Сидоров
Печать: (при наличии)

Директор по персоналу (назначен приказом генерального директора)

Графа 1: 3
Графа 2:
Графа 3: Назначен на должность директора по персоналу ООО «КадрСервис»
Графа 4: Приказ № 5 от г. о назначении директора по персоналу
Подпись: _____________________ / А.А. Алексеева
Печать: (при наличии)

Исполнительный директор АО (избран собранием акционеров)

Графа 1: 19
Графа 2:
Графа 3: Избран на должность исполнительного директора АО «Инноватика»
Графа 4: Решение общего собрания акционеров от г. (протокол № 3) о избрании исполнительного директора
Подпись: _____________________ / М.М. Михайлова
Печать: (при наличии)

Порядок действий кадрового специалиста

1. Подготовить проект приказа (распоряжения) о приёме/назначении/избрании директора, согласовать его с юридической службой и утвердить уполномоченным органом.
2. После подписания приказа внести запись в трудовую книжку сотрудника в соответствии с образцами выше.
3. Проверить корректность заполнения всех граф, особенно точность номера и даты приказа.
4. Поставить подпись ответственного лица и печать организации (если она используется).
5. Сделать копию записи для личного дела сотрудника и архива кадровой службы.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать сокращённое название организации?

Да, если в уставных документах присутствует официальное сокращение, его допустимо указать в скобках после полного названия (например, ООО «Ромашка» (Ромашка)).

Что делать, если директор совмещает должность с другой работой?

В графе 3 указывается основная должность, а в графе 4 – основание приказа о приёме по совместительству. При необходимости делается отдельная запись о совместительстве.

Нужно ли заверять запись нотариусом?

Нет. Заверение производится подписью уполномоченного лица организации и печатью (при наличии). Нотариальное заверение требуется только при выдаче дубликата трудовой книжки.

Какие изменения внесены в порядок ведения трудовых книжек с 2021 года?

Приказом Минтруда России № 320н уточнены требования к заполнению граф, введены обязательные реквизиты основания (номер и дата приказа), уточнено использование формулировок «назначен» и «избран» в зависимости от способа избрания.

Правильное оформление записи о приёме директора в трудовую книжку – важный элемент кадрового документооборота, который защищает права сотрудника и обеспечивает законность трудовых отношений. Используя представленные выше образцы и следуя рекомендациям Приказа Минтруда России № 320н, кадровый специалист сможет избежать типичных ошибок и оформить запись быстро и безупречно.