Переход на электронный формат учета трудового стажа стал одним из ключевых этапов цифровизации кадрового делопроизводства в России. Когда работник принимает решение отказаться от бумажной трудовой книжки (ТК) в пользу электронной (ЭТК), работодатель обязан своевременно уведомить об этом Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР).
Важное уточнение: С 2023 года форма СЗВ-ТД была объединена с другими отчетами в единую форму ЕФС-1 (подраздел 1.1). Однако суть процесса передачи данных осталась прежней. В данной статье мы разберем, как правильно отразить переход на ЭТК в отчетности.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ, а совокупность сведений о трудовой деятельности физического лица, которые хранятся в единой базе СФР. Эти данные формируются на основании отчетов, которые работодатель подает в фонд при каждом кадровом событии (прием, перевод, увольнение).
Порядок действий при получении заявления от работника
Если сотрудник решил перейти на электронный формат ведения трудовой книжки, процедура выглядит следующим образом:
- Подача заявления: Работник пишет заявление в свободной форме о том, что он просит не вести трудовую книжку в бумажном виде и перейти на электронный формат.
- Оформление документов: Работодатель принимает заявление и фиксирует дату перехода.
- Подача отчетности: Работодатель направляет сведения в СФР.
Как заполнить отчет (СЗВ-ТД / ЕФС-1) при переходе на ЭТК
Для того чтобы зафиксировать факт перехода на электронную трудовую книжку, необходимо подать сведения о кадровом мероприятии. В современной форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) это делается следующим образом:
Выбор мероприятия
В графе «Мероприятие» необходимо указать соответствующий код; Для случая перехода на электронную трудовую книжку используется специальный код события:
- Код мероприятия:
ПЕРЕХОД(в некоторых программах может отображаться как «Переход на электронную трудовую книжку»).
Дата мероприятия
В качестве даты мероприятия указывается дата подачи работником заявления о переходе на ЭТК.
Заполнение остальных полей
- СНИЛС: Указывается страховой номер индивидуального лицевого счета сотрудника.
- ФИО: Полные данные работника в соответствии с паспортом.
- Основание: Реквизиты заявления работника (например: «Заявление от »).
Сроки подачи сведений
Соблюдение сроков крайне важно, чтобы избежать штрафных санкций. Сведения о переходе на ЭТК должны быть представлены в СФР не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа или подачи заявления работником.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать с бумажной трудовой книжкой?
Бумажная трудовая книжка не уничтожается и не выбрасывается. Работодатель должен выдать её на руки работнику. В самой книжке делается запись о том, что с определенной даты трудовая книжка не ведется, и ставится печать организации.
Может ли работник снова вернуться к бумажной книжке?
Да, работник имеет право изменить свое решение. В этом случае он снова пишет заявление, а работодатель возобновляет ведение бумажной ТК и подает соответствующее уведомление в СФР.
Как проверить, что данные дошли до СФР?
Работник может самостоятельно проверить свои сведения о стаже и трудовой деятельности через Личный кабинет на портале Госуслуг, заказав выписку из ЭТК.
Резюме для кадровика
Чтобы правильно оформить переход сотрудника на ЭТК, следуйте этому чек-листу:
- Шаг 1: Получить подписанное заявление от работника.
- Шаг 2: Выдать бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей отметкой.
- Шаг 3: В течение одного рабочего дня отправить форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) с кодом мероприятия «ПЕРЕХОД»;