Переход от бумажной формы трудовой книжки к электронному варианту (ЭТК) – процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом № 439‑ФЗ от . Правильное оформление записи в книге учета движения работников гарантирует юридическую корректность действий работодателя и защищает права сотрудника.
Что требует закон
С 1 января 2020 года в России начинается формирование электронных трудовых книжек. Постановка на учёт в ЭТК обязательна для всех новых работников, впервые трудоустроившихся с начала текущего года. Для сотрудников, уже имеющих бумажную книжку, переход остаёться добровольным, но требует оформления соответствующего заявления.
- Переход возможен только после получения письменного заявления сотрудника.
- Заявление подаётся в свободной форме или по утверждённой в организации форме ИП.
- Запись в бумажной книжке делается не позднее трёх рабочих дней с даты получения заявления.
Нормативные ссылки
Основные правовые акты, которые необходимо учитывать:
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности.
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от – изменения в трудовом законодательстве, касающиеся ЭТК.
- Постановления ПФР и Минтруда о порядке формирования электронных трудовых книжек.
Пошаговая инструкция оформления перехода
Получение заявления от сотрудника
Сотрудник подаёт заявление, в котором указывает:
- желание перейти на электронную форму трудовой книжки;
- дату желаемого начала действия перехода;
- подпись и, при необходимости, дату.
Заявление может быть оформлено в любой форме, но работодатель часто использует шаблон, утверждённый в локальных нормативных актах.
Внесение записи в бумажную книжку
После получения заявления в графе 13 (Расписка работника в получении трудовых книжек) вносится запись:
Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Запись делается в течение трёх рабочих дней. При этом в книжке фиксируется дата выдачи и номер страницы, где произведена запись.
Выдача новой электронной формы
После внесения записи в бумажную книжку работодатель передаёт сотруднику подтверждение о переходе в электронный формат. Обычно это происходит через:
- Личный кабинет на портале ПФР;
- Электронный документооборот в организации;
- Личную встречу с HR‑отделом.
При выдаче сотрудник получает копию записи в бумажной книжке (если она ещё существует) и информацию о том, где можно просматривать свою ЭТК.
Обновление данных в системе учёта
Все сведения о трудовой деятельности вносятся в электронный реестр ПФР. При этом:
- Старые бумажные данные дублируются в ЭТК (для сотрудников, имеющих стаж до ).
- Для новых работников (с ) вводятся только электронные записи.
Как оформить переход в организации
Разработка внутреннего процесса
Для корректного перехода рекомендуется разработать локальную инструкцию, включающую:
- Форму заявления;
- Сроки рассмотрения и подписания;
- Порядок внесения записи в бумажную книжку;
- Порядок выдачи подтверждения о переходе;
- Контрольные точки (например, проверка соответствия записей в ЭТК).
Обучение HR‑персонала
Сотрудники отдела кадров должны быть обучены:
- Как правильно оформлять заявления;
- Как правильно вносить записи в графу 13;
- Как проверять корректность внесённых данных в ЭТК;
- Как отвечать на вопросы сотрудников о преимуществах ЭТК.
Взаимодействие с ПФР
Организация должна регулярно проверять актуальность данных в системе ПФР и своевременно устранять расхождения.
Преимущества перехода на электронную трудовую книжку
- Удобство доступа – сотрудники могут просматривать свою информацию в любое время через личный кабинет ПФР.
- Безопасность – электронные данные защищены от потери, порчи или кражи.
- Экономия времени – отсутствие необходимости лично посещать отделение ПФР.
- Автоматическое обновление – сведения о новых местах работы и стаже вносятся сразу же.
- Снижение административной нагрузки – меньше бумажных документов, упрощённый контроль.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли переходить на ЭТК?
Для новых работников переход обязателен. Для сотрудников со стажем, начиненным до , переход остаётся добровольным, однако работодатель обязан предоставить возможность выбора.
Можно ли отказаться от бумажной книжки после перехода?
Да. Сотрудник может в любой момент подать заявление об отказе от бумажной формы и полностью перейти на электронную.
Что делать, если в ЭТК уже внесены ошибки?
Ошибку необходимо исправить в системе ПФР, подав корректирующее заявление. После исправления данные автоматически обновятся в книжке.
Как оформить переход для работников, уже находящихся в компании?
Для них достаточно подать заявление о переходе, после чего в течение трёх рабочих дней в графе 13 вносится соответствующая запись, а затем выдаётся подтверждение о переходе.
Переход на электронную трудовую книжку – это современный и безопасный способ ведения кадровых документов. Правильное оформление записи в бумажной книжке, своевременное внесение сведений в ЭТК и соблюдение установленных сроков позволяют избежать юридических рисков и упростить работу как работодателя, так и сотрудника.
Следуя изложенной пошаговой инструкции, вы сможете без проблем реализовать переход на ЭТК в 2025 году и обеспечить соответствие требованиям законодательства.