Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. По общему правилу, оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника. Однако в практике кадрового делопроизводства нередко возникают ситуации, когда документ необходимо выдать на руки. Как правильно оформить выдачу, какую запись сделать и какие меры предосторожности предпринять? Об этом подробно расскажем в данной статье.
В каких случаях выдается оригинал трудовой книжки?
Трудовой кодекс РФ строго регламентирует случаи, когда работодатель обязан выдать оригинал документа на руки. Выдача трудовой книжки на руки возможна в следующих ситуациях:
- Увольнение работника (прекращение трудового договора) — в день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку.
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), если работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку соответствующую запись и выдать её на руки.
- Цели социального страхования, для оформления пенсии, пособий или иных социальных выплат, когда оригинал документа требуется предоставить в государственные органы.
- Смерть работника — трудовая книжка выдается на руки члену семьи работника, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку, либо высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
В других ситуациях, прямо не перечисленных в законе, выдача оригинала не предусмотрена. Однако на практике сотрудники часто просят выдать документ для получения кредита, загранпаспорта и т.д. В таких случаях кадровику следует выдавать не оригинал, а заверенную копию или выписку из трудовой книжки.
Как оформить выдачу трудовой книжки?
Поскольку выдача оригинала документа несет для работодателя определенные риски (ответственность за утерю), процедуру необходимо тщательно задокументировать.
Шаг 1. Получение заявления от работника
Выдача трудовой книжки на руки всегда начинается с письменного заявления работника. В заявлении должна быть четко указана причина, по которой нужен оригинал документа.
Шаг 2. Сделать ксерокопию трудовой книжки
Перед тем как передать оригинал документа на руки, работодателю следует сделать его ксерокопию. Это позволит зафиксировать все записи, которые были в книжке на момент выдачи, и обезопасить себя в случае порчи или утери документа работником.
Шаг 3. Взять расписку о получении
Это важнейший этап. Выдавая оригинал документа, работодатель обязан взять с работника расписку о получении трудовой книжки на руки. В расписке должны быть указаны:
- ФИО и должность работника;
- Дата выдачи документа;
- Причина выдачи (например: «для предоставления в Пенсионный фонд»);
- Обязательство вернуть документ в указанный срок;
- Подпись работника.
Также работодатель может завести отдельный журнал выдачи трудовых книжек, где работник будет расписываться при получении и возврате документа.
Запись в трудовой книжке при выдаче на руки
Многие кадровики задаются вопросом: нужно ли делать специальную запись в самой трудовой книжке о том, что она выдана на руки? Ответ зависит от причины выдачи.
Выдача при переходе на электронную трудовую книжку
Если работник выбрал ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде и написал соответствующее заявление, работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче работником данного заявления.
Пример формулировки:
«Подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»
После внесения этой записи и подписи ответственного лица, трудовая книжка выдается на руки работнику. Дальнейшие записи в этот бумажный документ не вносятся.
Выдача для целей социального страхования (временная выдача)
При временной выдаче оригинала (например, для оформления пенсии) никаких записей о выдаче внутри самой трудовой книжки не делается. Факт выдачи фиксируется только в заявлении работника, в расписке и/или в Журнале учета движения трудовых книжек (Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них).
Выдача при увольнении
При увольнении в трудовую книжку вносится стандартная запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. Никаких дополнительных записей о том, что книжка «выдана на руки», не требуется. Факт выдачи подтверждается подписью работника в личной карточке и в Книге учета движения трудовых книжек.
Ответственность работодателя за задержку выдачи
Законодательство строго следит за соблюдением сроков выдачи трудовой книжки; Если выдача документа при увольнении задержана по вине работодателя, либо если в трудовую книжку была внесена неправильная или не соответствующая закону формулировка причины увольнения, последствия для работодателя будут серьезными:
- Изменение даты увольнения: днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки на руки.
- Издание нового приказа: об изменении даты увольнения (прекращения трудового договора) издаеться новый приказ (распоряжение) работодателя.
- Внесение новой записи: в трудовую книжку вносится запись об изменении формулировки причины увольнения (или даты), а ранее внесенная запись признается недействительной в установленном порядке.
- Выплата компенсации: работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб — оплатить средний заработок за каждый день вынужденного прогула, вызванного задержкой выдачи трудовой книжки.
Выдача трудовой книжки на руки — процедура, требующая от кадрового специалиста внимательности и строгого соблюдения документооборота. Главное правило: никогда не выдавать оригинал просто по устной просьбе. Наличие заявления, расписки и отметок в Журнале учета защитит работодателя от возможных претензий и штрафов со стороны трудовой инспекции. А если речь идет о переходе на ЭТК, не забудьте сделать обязательную запись о подаче заявления прямо на страницах бумажной трудовой книжки.