С 1 января 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Этот процесс регулируется Федеральным законом от № 439-ФЗ и направлен на повышение прозрачности‚ снижение рисков потери документов и упрощение кадровых процессов. Однако переход не является обязательным для всех работников — он осуществляется по их инициативе. В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно заполнять бумажную трудовую книжку при переходе на электронную форму‚ какие записи необходимо вносить‚ в какие сроки и как избежать ошибок‚ которые могут привести к проверкам со стороны трудовой инспекции.

Кто и когда должен переходить на электронную трудовую книжку?

• С 1 января 2021 года — всем новым сотрудникам‚ принятым на работу впервые‚ электронная трудовая книжка заводится автоматически. Бумажная книжка не оформляется‚ если работник не подаст заявление об обратном.
• Для работников‚ уже трудоустроенных до 2021 года — выбор формата остаётся за ними. Они могут:
  • сохранить бумажную трудовую книжку;
  • перейти на электронную форму‚ подав письменное заявление работодателю.
• Важно! Работник имеет право в любой момент поменять решение: если он ранее выбрал бумажную форму‚ он может подать заявление о переходе на электронную‚ и наоборот — если уже перешёл на электронную‚ он может вернуться к бумажной (см. раздел ниже).

Порядок действий при переходе на электронную трудовую книжку

Если сотрудник‚ уже работающий в организации‚ решил перейти на электронную форму‚ работодатель обязан выполнить следующие шаги:

1. Получить письменное заявление от работника
   Заявление подаётся в произвольной форме‚ но должно содержать:
   • ФИО работника;
   • дату подачи заявления;
   • четкую формулировку: «Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ».
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку
   В день получения заявления (но не позднее трёх рабочих дней) работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на электронную форму. Запись вносится в графу 2 и графу 3 листа «Сведения о работе».
3. Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки
   После внесения записи книжка выдаётся сотруднику под подпись. Это обязательное условие — без выдачи документа переход не считается оформленным.
4. Передать сведения в Пенсионный фонд РФ
   Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления передать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд (ПФР) через систему электронного документооборота (ЭДО).

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Точной формулировки в законе нет‚ но Минтруд РФ рекомендует использовать следующий образец:

Графа 2 — Дата внесения записи:

Число‚ месяц‚ год — например:

Графа 3 — Содержание записи:

«Подано письменное заявление Иванова Ивана Ивановича о представлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ)».

Важно: запись должна быть сделана чернилами (только синими или чёрными)‚ без помарок и исправлений. Запись заверяется печатью организации (если она используется) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) с расшифровкой ФИО и датой.

Что делать‚ если работник хочет вернуться к бумажной трудовой книжке?

Да‚ это возможно! С 2021 года работник‚ который уже перешёл на электронную форму‚ может в любой момент подать заявление о возврате к бумажной трудовой книжке.

Порядок действий работодателя в этом случае:

1. Получить заявление от работника о желании получить бумажную трудовую книжку.
2. Выдать работнику его оригинальную бумажную трудовую книжку (ту‚ которая была до перехода на электронную)‚ если она хранится в организации.
3. Если бумажная книжка утеряна или передана в ПФР — работодатель обязан оформить дубликат на основе имеющихся сведений и выдать его работнику.
4. Внести в дубликат (или в оригинальную книжку) запись: «Трудовая книжка выдана работнику на руки в связи с отказом от ведения электронной трудовой книжки»;
5. Передать в ПФР сведения об отказе от электронной формы (через ЭДО).

Особенности при приёме на работу новых сотрудников

• Если работник принимается на работу впервые после , бумажная трудовая книжка не заводится‚ если он не подаст заявление о желании получить её.
• Если новый сотрудник подаёт заявление о желании получить бумажную трудовую книжку — работодатель обязан оформить её в течение трёх рабочих дней с даты приёма на работу.
• В этом случае в трудовую книжку вносятся записи о приёме на работу‚ а также о том‚ что работник выбрал бумажный формат. Пример записи: «Работник выбрал ведение трудовой книжки в бумажной форме в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ».

Что делать с бумажными трудовыми книжками после перехода на электронную форму?

После перехода на электронную форму:

• Бумажная трудовая книжка не уничтожается, она остаётся у работника как исторический документ.
• Работодатель не обязан хранить бумажную трудовую книжку после её выдачи работнику.
• Если работник уволился‚ а его трудовая книжка была передана в ПФР (в электронном виде)‚ то при последующем трудоустройстве он может предоставить выписку из электронной трудовой книжки — её можно запросить через Госуслуги или Пенсионный фонд.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Работник может получить выписку из своей электронной трудовой книжки несколькими способами:

• Через личный кабинет на сайте ПФР — https://www.pfrf.ru/
• Через портал Госуслуги, https://www.gosuslugi;ru/ (раздел «Трудовая книжка»)
• Через МФЦ — подать заявление на получение выписки
• Через работодателя, если работник трудоустроен‚ работодатель может запросить выписку через ЭДО

Выписка имеет юридическую силу и может использоваться при трудоустройстве‚ оформлении пенсии‚ кредитах и других целях.

Частые ошибки работодателей и как их избежать

1. Не вносят запись о переходе — это нарушение закона. Запись обязательна!
2. Не выдают бумажную книжку в течение 3 дней, штрафы до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для ответственного лица (ст. 5.27 КоАП РФ).
3. Используют карандаш или краску‚ не соответствующую требованиям — все записи должны быть выполнены только синими или чёрными чернилами.
4. Не передают сведения в ПФР, электронная трудовая книжка не формируется без передачи данных в ПФР.
5. Не учитывают право работника на возврат к бумажной форме, это право существует и должно соблюдаться.

Переход на электронную трудовую книжку, это право работника‚ а не обязанность работодателя. Главное — соблюдать сроки‚ правильно оформлять записи и уважать выбор сотрудника. Несмотря на цифровизацию‚ бумажная трудовая книжка не исчезает — она остаётся важным историческим документом‚ который может понадобиться в будущем.

Работодателю важно:

• Ознакомить всех сотрудников с изменениями;
• Обеспечить доступ к информации о порядке перехода;
• Обучить кадровый персонал правилам ведения и оформления записей;
• Своевременно передавать данные в ПФР через ЭДО.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов‚ повысит доверие сотрудников и сделает кадровую работу более эффективной и прозрачной.

Важно помнить: с 2026 года все новые трудовые отношения будут вестись в электронном виде по умолчанию‚ но право выбора формата сохраняеться за каждым работником — навсегда.