С 2024 года в России действует статья 66․1 Трудового кодекса РФ, которая регулирует переход от бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу (ЭТК)․ В 2026 году процесс полностью налажен, но многие работодатели по‑прежнему сталкиваются с вопросами: какие действия необходимо выполнить, какие документы подготовить и какие типичные ошибки следует избегать․

Правовая основа перехода

• Статья 66 ТК РФ – обязательное ведение трудовой книжки в бумажном виде (если работник не подал заявление о переходе)․
• Статья 66․1 ТК РФ – право работника требовать ведения трудовой книжки в электронном виде и порядок перехода․
• Постановление Правительства РФ от  № 1519 «Об организации электронного документооборота в сфере трудовых отношений» – уточняет технические требования к системе ЭТК․

Что даёт работнику заявление о переходе?

Работник, подавший заявление, получает:

1. Возможность получать выписки и справки в электронном виде через личный кабинет в системе Госуслуги или в корпоративных сервисах (например, Контур․Экстерн)․
2. Упрощённый процесс передачи данных при смене места работы – сведения автоматически передаются в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования․
3. Сокращение бумажного документооборота и ускорение кадровых процедур․

Обязанности работодателя

После получения заявления работодатель обязан выполнить несколько ключевых шагов:

Подтвердить получение заявления

В течение трёх рабочих дней необходимо направить работнику подтверждение (письмо‑ответ) о том, что заявление принято к рассмотрению․

Внести запись в электронную трудовую книжку

Запись делается в системе, подключённой к Госуслуги или к другому аккредитованному сервису (Контур․Экстерн, СЭД «ЭДО» и т․п․)․ Запись должна включать:

• Дата подачи заявления․
• Ссылка на электронный документ заявления․
• Указание, что работник согласен на ведение трудовой книжки в электронном виде․

Обеспечить доступ работнику

Работнику необходимо предоставить логин/пароль или инструкцию по входу в личный кабинет, где он сможет просматривать свою ЭТК и скачивать выписки․

Сдать сведения в государственные фонды

Формат хранения ЭТК не освобождает работодателя от обязательной подачи сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования и др․ Это делается через единый портал Госуслуги или через интегрированные сервисы ERP․

Сохранить копию заявления

Для аудита и возможных проверок необходимо хранить оригинал заявления (скан) в течение трёх лет в электронном виде․

Пошаговый алгоритм обработки заявления

Образец заявления работника

Заявление

Я, Ф․И․О․, дата рождения, 
действующий(ая) в должности название должности 
в организации наименование работодателя, 
прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат 
в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса РФ․

Согласен(на) на ведение моих трудовых записей в электронном виде,
а также на предоставление мне выписок из трудовой книжки в электронном виде
через портал Госуслуги (или иной указанный сервис)․

В заявлении обязательно должны быть:

• ФИО и дата рождения работника;
• Точная должность и подразделение;
• Текст согласия на электронный формат (можно использовать фразу из статьи 66․1 ТК);
• Дата и подпись (при электронном заявлении – ЭЦП)․

Частые ошибки работодателей

1. Не фиксируют дату подачи заявления․ Без этой даты запись в ЭТК считается некорректной․
2. Отсутствие подтверждения работнику․ При проверках инспекторы требуют доказательства, что работник был уведомлён․
3. Не передают сведения в ПФР/ФСС․ Это приводит к штрафам за нарушение статей 236 и 237 ТК РФ․
4. Сохраняют только бумажный вариант заявления․ При аудите требуется электронный архив․
5. Не дают работнику доступ к личному кабинету․ Работник теряет возможность получать выписки, что считается нарушением его прав․

Что делать, если работник передумал?

Согласно нормативным актам 2026 года, после подачи заявления о переходе на ЭТК изменить своё решение работник уже не может․ Поэтому:

• Перед подписанием заявления необходимо провести разъяснительную беседу․
• Если работник действительно хочет вернуться к бумажной книжке, он может подать новое заявление о выборе бумажного формата, но это будет рассматриваться как отдельный запрос․

Вопросы и ответы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да․ Электронная подпись (ЭЦП) считается равноправной собственноручной подписи․

Сколько времени занимает переход?

При корректном оформлении – от 5 до 10 рабочих дней (включая передачу данных в фонды)․

Нужна ли согласованность с профсоюзом?

Согласие профсоюза не требуется, но работодатель обязан информировать коллектив о внедрении ЭТК․

Можно ли использовать ЭТК для всех сотрудников?

Да, но каждый сотрудник должен подать отдельное заявление․ Если заявление не подано, трудовая книжка остаётся в бумажном виде․

Переход на электронную трудовую книжку – это современный и удобный процесс, который упрощает работу как для работодателя, так и для сотрудника․ Главное – соблюдать законные сроки, правильно оформить заявление и не забывать о передаче сведений в государственные фонды․ При соблюдении всех пунктов, описанных в этой статье, риск штрафов и проверок минимален, а кадровый документооборот становится более прозрачным и быстрым․

Автор: HR‑консультант, специалист по электронному документообороту․
Дата публикации: 23 мая 2026 г․