С 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным, электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс является добровольным‚ и ключевым шагом для перехода является письменное заявление работника. Если сотрудник подал такое заявление‚ это влечёт за собой ряд обязательных действий со стороны работодателя и изменений в порядке ведения учёта трудовой деятельности. Ниже — подробное руководство‚ что происходит‚ когда человек написал заявление на электронную трудовую книжку.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Все сведения о трудовой деятельности сотрудника (должности‚ переводы‚ увольнения‚ награды и т.д.) хранятся в защищённой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Доступ к этим данным имеют:

• сам сотрудник через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
• работодатель, через специализированные системы обмена данными;
• госорганы — в рамках исполнения законодательства.

Добровольность перехода — основной принцип

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ‚ переход на электронную трудовую книжку — исключительно добровольный процесс. Ни один работодатель не имеет права навязывать сотруднику ЭТК. Это касается как новых работников‚ так и тех‚ кто уже имеет бумажную трудовую книжку.

• Сотрудники‚ начавшие работать с 2021 года — им выдаётся только электронная трудовая книжка. Бумажная не оформляется.
• Сотрудники‚ работавшие до 2021 года — могут выбрать: оставить бумажную книжку или перейти на электронную‚ подав заявление.

Что происходит‚ когда сотрудник подаёт заявление на ЭТК?

Подача заявления — это не просто формальность. Это запускает официальный процесс‚ который включает несколько обязательных этапов.

Этап 1: Получение заявления от работника

Заявление подаётся в письменной форме — на бумаге или в электронном виде (если у работодателя есть система электронного документооборота и работник имеет электронную подпись).

Образец заявления (рекомендуемая форма):

Заявление

Я‚ [ФИО полностью]‚ [дата рождения]‚ паспорт: [серия‚ номер‚ кем и когда выдан]‚ прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Прошу выдать мне на руки мою бумажную трудовую книжку с внесением записи о переходе на электронный формат ведения трудовой деятельности.

Подпись: _____________
ФИО: _____________

Этап 2: Выдача бумажной трудовой книжки на руки

Важно! Согласно пункту 5 статьи 66.1 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку сотруднику не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.

При выдаче в бумажную трудовую книжку вносится запись следующего содержания:

«Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме подано [дата]. Трудовая книжка выдана работнику на руки»

Эта запись делается на последней странице трудовой книжки‚ в разделе «Сведения о работе». Запись заверяется печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Этап 3: Внесение записи в Книгу учёта движения трудовых книжек

Все операции с трудовыми книжками‚ включая их выдачу‚ фиксируются в Книге учёта движения трудовых книжек и бланков трудовых книжек (форма № Т-2).

В графах указывается:

• ФИО работника;
• дата подачи заявления;
• дата выдачи книжки;
• основание («Заявление о переходе на ЭТК»);
• подпись получателя.

Этап 4: Передача данных в ПФР

После выдачи бумажной книжки работодатель обязан передать в Пенсионный фонд России все сведения о трудовой деятельности сотрудника‚ которые были внесены в бумажную книжку до момента перехода.

Это делается через:

• Систему электронного документооборота (СЭД) с ПФР;
• или через специализированные сервисы‚ например‚ «Кадровик» от СБИС‚ «1С:Зарплата и управление персоналом» и др;

Важно! ПФР проверяет данные на соответствие. Если в бумажной книжке есть ошибки (например‚ несоответствие дат‚ отсутствие печатей‚ неправильные реквизиты)‚ ПФР может отказать во внесении этих записей в ЭТК. В таком случае работодателю нужно будет устранить ошибки и повторно подать данные.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода?

После выдачи бумажной трудовой книжки на руки работнику:

• Работодатель больше не ведёт в ней никаких записей — все новые сведения (приём‚ увольнение‚ перевод и т.д.) фиксируются только в ЭТК.
• Бумажная книжка становится историческим документом — она хранится у сотрудника и может потребоваться для подтверждения стажа до 2021 года‚ при оформлении пенсии‚ при трудоустройстве за рубежом и т.д.
• Работодатель не обязан хранить бумажную книжку после её выдачи, она больше не является документом‚ подлежащим архивированию в организации.

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да‚ можно. Если сотрудник уже перешёл на ЭТК‚ он может в любой момент подать новое заявление — об обратном переходе на бумажную трудовую книжку.

В этом случае работодатель обязан:

1. Принять заявление;
2. Оформить новую бумажную трудовую книжку (в соответствии с формой‚ утверждённой Правительством РФ);
3. Перенести в неё все сведения из ЭТК (на основании выписки из ЭТК‚ которую сотрудник может запросить в ПФР);
4. Сделать запись в новой книжке: «Сведения о трудовой деятельности перенесены из электронной трудовой книжки».

После этого работодатель снова ведёт трудовую книжку в бумажном виде.

Как сотрудник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Сотрудник может получить доступ к ЭТК несколькими способами:

1. Через личный кабинет на сайте ПФР — https://es.pfrf.ru
2. Через портал Госуслуги — в разделе «Пенсии и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка»
3. Через мобильное приложение «ПФР»
4. Через работодателя — по запросу работодатель обязан выдать выписку из ЭТК в электронном или бумажном виде (форма СТД-Р).

Преимущества электронной трудовой книжки

• Надёжность — данные защищены от потери‚ порчи‚ кражи;
• Доступность — можно получить выписку в любое время‚ даже если работодатель ликвидирован;
• Удобство — при трудоустройстве не нужно искать бумажную книжку — достаточно предоставить выписку;
• Автоматизация — работодатель не тратит время на ведение бумажных записей‚ всё делается через систему.

Что делать‚ если работник не подавал заявление?

Если сотрудник не подавал заявление ни о переходе на ЭТК‚ ни о сохранении бумажной книжки — работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.

Это правило действует и в 2026 году. Отсутствие заявления = автоматический выбор бумажного формата.

Если человек написал заявление на электронную трудовую книжку — это не просто формальность. Это запускает юридически значимый процесс‚ который требует от работодателя чёткого соблюдения сроков и процедур:

1. Принять заявление в письменной форме.
2. Выдать бумажную книжку в течение 3 рабочих дней с внесением соответствующей записи.
3. Зарегистрировать выдачу в Книге учёта движения трудовых книжек.
4. Передать все данные в ПФР — без ошибок и с проверкой соответствия.
5. Перестать вести бумажную книжку — все новые записи вносятся только в ЭТК.

Сотрудник получает современный‚ безопасный и удобный способ хранения своей трудовой истории. Работодатель, снижает риски потери документов и автоматизирует кадровый учёт.

Важно помнить: переход на ЭТК — это не замена бумажной книжки‚ а её цифровое продолжение. Бумажная книжка остаётся важным документом‚ подтверждающим стаж до 2021 года. Оба формата — легальны‚ оба имеют юридическую силу.

Если вы — работодатель — не знаете‚ как правильно оформить заявление или передать данные в ПФР‚ обратитесь к кадровому специалисту или используйте проверенные программы: 1С‚ СБИС‚ ЭДО Nopaper и другие.

Если вы — сотрудник — не забывайте сохранять свою бумажную трудовую книжку. Она может понадобиться вам в будущем‚ даже если вы полностью перешли на электронный формат.