Переход от бумажных к электронным трудовым книжкам – обязательный шаг для всех работодателей, который требует чёткого информирования персонала․ Ниже представлена пошаговая инструкция, примеры уведомлений и рекомендации, основанные на актуальной информации (на )․

Почему важно своевременно уведомить сотрудников

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) – обязательный документ, который необходимо разослать всем работникам до 30 июня 2020 года (для новых сотрудников – в день их приёма)․ После отправки работодатель перестаёт нести ответственность за любые задержки в выдаче книжки․

1․1 Кто подпадает под действие

• Сотрудники, у которых есть бумажная трудовая книжка и они не дали согласия на её электронную форму;
• Новые работники, которым автоматически предоставляется электронная книжка;
• Все работники, если работодатель решил перейти полностью на электронный формат․

Ключевые требования к уведомлению

В уведомлении должны быть указаны:

1. ФИО и должность получателя;
2. Полное наименование документа – «Уведомление о введении электронной трудовой книжки»;
3. Дата и место составления;
4. Текстовое объяснение изменений в трудовом законодательстве;
5. Инструкцию по выбору способа ведения книжки (бумажный/электронный) и сроки подачи согласия;
6. Контактные данные для вопросов;
7. Подпись уполномоченного лица․

2․1 Форматы уведомления

Работодатель может использовать любой из следующих способов:

• Распечатанный документ, вручаемый сотруднику лично;
• Почтовый отправленный лист с уведомлением;
• Электронное письмо с подписью в электронном виде;
• Размещение информации в корпоративном портале и интранете․

Важно зафиксировать выбранный способ в локальных нормативных актах и согласовать его с представительным органом работников, если такой существует․

Пример шаблона уведомления

Ниже – типовый образец, который можно адаптировать под свои нужды․

УВЕДОМЛЕНИЕ О ВВЕДЕНИИ ЭЛЕКТРОННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Гражданин(ка): _______________________ 
Фамилия, Имя, Отчество: _______________________________ 
Должность: _______________________________________ 
Подразделение: ___________________________________ 

В целях соблюдения требований Трудового кодекса РФ и Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных» с г․ в нашей организации вводится электронный формат ведения трудовой деятельности․

Что от вас требуется:
Выберите способ ведения трудовой книжки: 
 ☐ Бумажный (согласие на продолжение бумажного формата) 
 ☐ Электронный (переход на электронный документ)
Подпишите согласие на выбранный способ (прилагается бланк)․
В случае выбора электронного формата, отправьте подпись в электронном виде на адрес: personnel@company․ru до 30 июня 2020․

При возникновении вопросов обращайтесь в отдел кадров: тел․ +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: hr@company․ru․
Дата составления: «__» __________ 2026 г․ 
Подпись уполномоченного: ______________________

Как оформить заявление о выборе способа ведения книжки

Для удобства сотрудников рекомендуется использовать готовый бланк заявления․ Пример можно скачать здесь․ Бланк включает:

• ФИО и номер сотрудника;
• Выбор способа (бумажный/электронный);
• Подпись и дату;
• При необходимости – отметку о согласии на отправку документов по почте․

Заявление можно заполнить в любой удобной форме (Word, PDF) и отправить в отдел кадров․

Сроки и контрольные точки

1. До 30 июня 2020 г․ – уведомить всех сотрудников о переходе на ЭТК․
2. 30 июня 2020 г․ – последний срок подачи согласий на выбранный способ․
3. С 01 июля 2020 г․ – все новые сотрудники автоматически получают электронную книжку․
4. После 31 декабря 2020 г․ – бумажные книжки перестают выдаваться․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли уведомить сотрудника только устно?
  Ответ: Устное уведомление допускается только в случае, когда сотрудник уже находится на рабочем месте в последний день увольнения․ Для всех остальных случаев требуется письменное уведомление․
• Вопрос: Что делать, если сотрудник не отвечает на запрос о выборе способа?
  Ответ: В этом случае работодатель обязан зафиксировать попытку уведомления и, по истечении разумного срока (обычно 14 дней), автоматически перевести сотрудника на электронный формат․
• Вопрос: Как оформить переход для сотрудников, ушедших в отпуск?
  Ответ: Уведомление должно быть направлено до начала отпуска, а согласие можно собрать по почте или электронной подписью․

Рекомендации по внедрению

1. Подготовьте шаблоны уведомлений и заявлений в едином стиле․
2. Обучите HR‑специалистов и линейных руководителей процедуре отправки и контроля подписей․
3. Разместите информацию в корпоративном портале и отправьте рассылку всем сотрудникам․
4. Вести журнал учёта полученных согласий и сроков их подачи․
5. Периодически проверяйте соответствие локальных нормативных актов требованиям Трудового кодекса․

Своевременное и прозрачное уведомление сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки – залог соблюдения законодательных требований и минимизации рисков для компании․ Используйте приведённые примеры, адаптируйте их под специфику вашего предприятия и фиксируйте все этапы процесса в официальных документах․

Для получения дополнительных образцов и рекомендаций посетите ресурс nalog-nalog․ru․