В России в последние годы активно продвигается переход от бумажных трудовых книжек к электронному формату. С 1 января 2026 г. бумажные трудовые книжки перестают действовать в большинстве случаев. В этой статье разберём‚ какие правила применяются‚ как работодатели и работники должны действовать‚ и какие нюансы стоит учесть при переходе.
Краткая история перехода
- 2009 г. – введён электронный формат трудовой книжки.
- 2019 г. – начат переходный период‚ в котором работники могли выбирать бумажный или электронный вариант.
- 2023 г. – утверждён новый бланк бумажной трудовой книжки.
- 2026 г. – завершение переходного периода.
После 1 января 2026 г. бумажные трудовые книжки «умирают» для всех‚ кто не сделал выбор в пользу бумажного формата до 31 декабря 2025 г.
Ключевые изменения в действии бумажных трудовых книжек
Что значит «прекращение действия»?
С 1 января 2026 г. бумажные трудовые книжки перестают быть официально признанным документом‚ если:
- работник не подал заявление о выборе бумажного формата до 31 декабря 2025 г.;
- работодатель не оформил бумажную трудовую книжку в соответствии с требованиями.
В таком случае все сведения о трудовой деятельности будут храниться только в электронном виде в Едином государственном реестре занятости (СФР).
Что происходит с уже существующими бумажными книжками?
Если работник до 31 декабря 2025 г. подал заявление о сохранении бумажного формата‚ его бумажная трудовая книжка остаётся действительной. Однако:
- для новых сотрудников‚ начавших трудовую деятельность после 1 января 2026 г.‚ бумажную книжку выдавать нельзя;
- для дубликатов бумажных книжек также действует ограничение – новые дубликаты не выдаются;
- для сотрудников‚ которые ранее выбрали бумажный формат‚ но позже решили перейти на электронный‚ возможно потребуется оформление перехода.
Обязанность работодателя по ведению электронных записей
Независимо от того‚ выбрал ли работник бумажный формат‚ работодатель обязан:
- подавать сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде;
- сохранять бумажные копии только в том случае‚ если работник выбрал бумажный формат и это подтверждено заявлением.
Нарушение этих требований может повлечь штрафы и санкции.
Как действовать работодателю
Оформление заявлений от сотрудников
До 31 декабря 2025 г. работодатель должен собрать заявления сотрудников о выборе бумажного формата. В заявлении указывается:
- ФИО сотрудника;
- дата начала трудовой деятельности;
- выбор бумажного формата (да/нет);
- подпись сотрудника и дата.
Выдача бумажных трудовых книжек
Если сотрудник выбрал бумажный формат‚ работодатель выдаёт ему бумажную трудовую книжку в соответствии с новым бланком‚ утверждённым в 2023 г. При этом:
- книжка должна быть заполнена в соответствии с требованиями (записи о совместительстве‚ вахтовом методе и т.д.);
- записи о работе в период с 1 января 2026 г. и далее в бумажной книжке не допускаются.
Переход новых сотрудников
Для новых сотрудников‚ начавших трудовую деятельность после 1 января 2026 г.‚ работодатель обязан:
- выдавать только электронную трудовую книжку;
- заполнять электронные записи в СФР;
- не выдавать бумажные книжки.
Порядок ведения бумажных книжек до перехода
Для сотрудников‚ которые выбрали бумажный формат‚ работодатель должен:
- сохранять бумажную копию в архиве компании;
- периодически проверять корректность записей;
- сохранять подтверждение выбора бумажного формата.
Что нужно знать работнику
Как выбрать формат
До 31 декабря 2025 г. работник может подать заявление о выборе бумажного формата. После 1 января 2026 г. такой выбор становится невозможным – будет выдана только электронная трудовая книжка.
Как сохранить бумажную книжку
Если вы выбрали бумажный формат‚ убедитесь‚ что:
- заявление подписано и датировано;
- вы получили бумажную трудовую книжку с новым бланком;
- вы храните копию заявления в личном деле.
Как получить электронную трудовую книжку
Если вы не выбрали бумажный формат‚ работодатель автоматически выдаст вам электронную трудовую книжку. Вы сможете:
- получать доступ к своему электронному документу через портал «Работник»;
- скачивать выписки и подтверждения трудовой деятельности.
Специальные случаи и нюансы
Дубликаты бумажных трудовых книжек
Новый дубликат бумажной трудовой книжки в 2026 г. выдавать нельзя. Если у сотрудника возникла необходимость в дубликате‚ он должен обратиться к работодателю с заявлением‚ но работодатель может отказать‚ если сотрудник не выбрал бумажный формат.
Вахтовый метод и совместительство
Записи о совместительстве и вахтовом методе работы в бумажной трудовой книжке допускаются только до 31 декабря 2025 г. После перехода все такие сведения фиксируются в электронном виде.
Как бухгалтеру вести учет
Бухгалтеру необходимо:
- отслеживать‚ какие сотрудники выбрали бумажный формат;
- сохранять подтверждения выбора в бухгалтерском учёте;
- проверять‚ что все сведения о трудовой деятельности отправляются в СФР.
Практические рекомендации
- Соберите заявления сотрудников до 31 декабря 2025 г.;
- Проведите инструктаж для сотрудников о разнице бумажного и электронного форматов;
- Обновите внутренние политики компании‚ чтобы они соответствовали требованиям 2026 г.;
- Убедитесь‚ что все электронные записи корректно загружаются в СФР;
- Проверьте‚ что бумажные копии хранятся в безопасном месте.
С 1 января 2026 г. бумажные трудовые книжки перестают действовать‚ если работник не выбрал их до 31 декабря 2025 г. Новые сотрудники могут получать только электронную трудовую книжку. Работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности в СФР и вести бумажные копии только при наличии заявления сотрудника. Переход к электронному формату упрощает контроль‚ повышает прозрачность и снижает риск ошибок.
Если вы хотите избежать проблем с документацией‚ внимательно следите за сроками подачи заявлений и обновляйте внутренние процессы в соответствии с новыми требованиями.