Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения в его трудовой деятельности: переводы, увольнения и прием на работу. Особое внимание следует уделять ситуациям, когда сотрудник переходит с должности по совместительству на основную работу в той же организации. Правильное оформление таких записей критически важно для подтверждения стажа и формирования будущей пенсии.
Ниже представлен подробный разбор процедуры и образцы записей, актуальные на 2026 год, с учетом требований законодательства РФ.
Особенности перехода с совместительства на основную работу
Ситуация, когда сотрудник работает в организации по совместительству (например, на 0,5 ставки) и затем переводится на основную работу (на полную ставку или просто меняет статус занятости), требует четкого документального оформления.
Важно помнить:
- Записи в трудовую книжку будут зависеть от того, вносилась ли ранее запись о приеме по совместительству.
- Если запись о приеме на работу по совместительству в трудовую книжку не вносилась (так как это право работника, а не обязанность), то при переходе на основную работу вносится только одна запись, о приеме на основную работу.
- Если запись о совместительстве была внесена, необходимо сначала внести запись об увольнении с должности совместителя, а затем, о приеме на основную работу.
Алгоритм действий кадровика
Получение заявления. Сотрудник должен написать заявление о переводе или увольнении с должности совместителя и приеме на основную работу (в зависимости от внутренней политики компании и условий трудового договора).
Издание приказа. Издается приказ о прекращении трудового договора по совместительству и приказ о приеме на основную работу (либо единый приказ о переводе, если это допускается локальными актами).
Внесение записей. В трудовую книжку вносятся соответствующие записи.
Заверение. Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
Образцы записей в трудовой книжке
Рассмотрим два наиболее распространенных варианта оформления.
Вариант 1: Запись о совместительстве ранее не вносилась
Если сотрудник не просил вносить запись о работе по совместительству, то в момент перехода на основную работу мы просто фиксируем новый статус. Предыдущий период (как совместительство) в книжке не отражен, поэтому и закрывать его не нужно.
Пример записи:
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 15 | Принят в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам. | Приказ от № 45-к |
В данном случае запись вносится как обычный прием на работу. Основанием служит приказ о приеме.
Вариант 2: Запись о совместительстве была внесена ранее
Это более сложный случай. Если в трудовой книжке уже есть запись «Принят по совместительству…», то перед приемом на основную работу необходимо формально «уволить» сотрудника с должности совместителя.
Шаг 1: Вносим запись об увольнении с совместительства
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 15 | Уволен в связи с прекращением трудового договора по соглашению сторон (или по собственному желанию/в связи с переходом на основную работу, если так прописано в доп. соглашении), пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 44-к |
Шаг 2: Вносим запись о приеме на основную работу
Сразу же под предыдущей записью (или с соблюдением отступа, если требуется по внутреннему регламенту, но обычно идет следом) вносится запись о новом приеме.
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 16 | Принят в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам на основное место работы. | Приказ от № 45-к |
> Важно: Даты в графе 2 для увольнения и нового приема могут совпадать, если переход происходит в один день.
Частые ошибки и как их избежать
При заполнении трудовых книжек, особенно при смене статуса занятости, кадровики часто допускают ошибки, которые могут привести к проблемам при подсчете стажа.
- Отсутствие основания. Всегда указывайте номер и дату приказа в 4-й графе. Без этого запись может быть признана недействительной.
- Неверная формулировка увольнения. При переходе с совместительства на основную работу внутри одной организации часто используется формулировка «уволнен в связи с переходом на основную работу» (если это предусмотрено локальными актами) или стандартное «по соглашению сторон». Не используйте произвольные фразы.
- Игнорирование электронной трудовой. С появлением электронных трудовых книжек (ЭТК) действует новый порядок. Если работник ведет ЭТК, данные о переходе необходимо своевременно передать в Социальный фонд России (СФР) через систему отчетов ЕФС-1. Ошибки в бумажной версии при наличии электронной могут создать двойственную ситуацию.
- Нечитаемая печать. Убедитесь, что печать организации (если она используется) четко читается и не перекрывает текст записи или подпись.
Исправление ошибок
Если запись в трудовой книжке занесена с ошибками (неверная дата, должность, основание), исправления вносятся следующим образом:
Неверная запись не зачеркивается.
Вносится новая запись с указанием: «Запись за номером [номер] недействительна».
Сразу же вносится правильная запись.
Все исправления заверяются подписью и печатью.
Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения пенсионных выплат.
Переход сотрудника с совместительства на основную работу — стандартная кадровая процедура, требующая внимательности. Главное правило: если запись о совместительстве была, её нужно закрыть увольнением, и только потом открывать запись об основной работе. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту документов и защиту прав работника.
Сохраните эту инструкцию в закладки для оперативного обращения в случае необходимости оформления подобных ситуаций.