Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — это важный этап в кадровом документообороте, который обязывает работодателей быть предельно внимательными при оформлении новых сотрудников․ Процесс имеет свои строгие правила и нюансы, особенно если работник уже отказался от бумажного варианта или устраивается на работу впервые․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись о переходе на ЭТК при приеме, какие документы запросить и как отчитаться перед Социальным фондом России (СФР)․
Особенности приема сотрудников с ЭТК
С 1 января 2021 года вступили в силу изменения, согласно которым если работник устраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 г․, на него сразу же заводится электронная трудовая книжка․ Бумажный документ таким сотрудникам не оформляется․
Что касается сотрудников, которые уже имели стаж до 2021 года и ранее подали заявление о переходе на электронный формат, то при их приеме на работу в 2026 году кадровику необходимо учитывать важный нюанс: работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной трудовой книжки только после внесения записи о переходе на ЭТК и выдачи документа на руки работнику․
Какие документы запросить у кандидата?
Стандартный пакет документов при приеме на работу включает паспорт и СНИЛС․ Но что насчет трудовой книжки?
Если сотрудник утверждает, что перешел на электронную трудовую книжку, предъявлять бумажную книжку он не обязан (однако если она у него есть на руках, он может её предоставить)․ Вместо этого работник должен предоставить сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде․ Для этого используються специальные формы:
- СТД-Р — выписка из электронной трудовой книжки, которую работник может получить в МФЦ или через портал Госуслуг․
- СТД-СФР — аналогичная выписка, выдаваемая Социальным фондом России․
Именно эти документы подтверждают стаж сотрудника, выбравшего электронный формат․
Как внести запись в бумажную трудовую книжку
Если работник, перешедший на ЭТК, приносит бумажную трудовую книжку, работодатель обязан внести в неё финальную запись о переходе на электронный формат․ Порядок действий, если сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой, следующий:
- В бумажной трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» делается запись о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку․
- На этой же строке в графах 1, 2 и 4 ставят порядковый номер записи, дату и реквизиты приказа о приеме на работу (или иного документа, на основании которого вносится запись)․
- Запись необходимо правильно заверить, чтобы у контролирующих органов не было вопросов к работодателю․
- После внесения записи и подписи, бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки․ С этого момента работодатель полностью освобождается от ответственности за её дальнейшее ведение и хранение․
Образец заполнения граф:
- Графа 1: Порядковый номер записи (например, 15)․
- Графа 2: Дата внесения записи (например, )․
- Графа 3: Текст записи: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде»․
- Графа 4: Реквизиты приказа (дата и номер), если запись делается одновременно с записью о приеме на работу․
Как заполнить электронную трудовую книжку (отчетность)
Ведение электронной трудовой книжки заключается в своевременной подаче сведений в СФР․ Руководитель организации самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК и подавать отчеты․
Сведения о трудовой деятельности заполняются по форме ЕФС-1․ Эта информация содержится в подразделе 1․1 раздела 1 формы ЕФС-1․ При приеме нового сотрудника на работу работодатель должен направить все заполненные данные в СФР․
Сроки подачи сведений в СФР
Соблюдение сроков критически важно․ Отправить информацию в СФР нужно не позже рабочего дня, который следует за днем, когда издан приказ о приеме на работу․ С момента успешной отправки данных в фонд можно считать, что вопрос оформления электронной трудовой книжки для нового сотрудника решен․
Оформление перехода на электронные трудовые книжки при приеме на работу требует четкого соблюдения инструкций․ Главное — не забывать запрашивать СТД-Р или СТД-СФР у «электронных» сотрудников, корректно вносить финальную запись в их бумажные аналоги (с последующей выдачей на руки) и оперативно передавать данные в СФР через подраздел 1․1 формы ЕФС-1․ Эти простые шаги позволят избежать штрафов и претензий со стороны трудовой инспекции․