С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это событие имеет огромное значение для работников‚ работодателей и органов государственной службы занятости. В статье рассмотрим‚ какие изменения внесены в форму сведений о трудовой деятельности‚ какие правила действуют в переходный период и как подтвердить наличие у сотрудника ЭТК.

Законодательная база

• Приказ Минтруда России от № 489н – вводит новые требования к форме сведений о трудовой деятельности‚ которые фиксируются в электронных трудовых книжках.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑71) – регулирует порядок ведения‚ хранения и предоставления трудовой книжки.
• Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (от № 426‑ФЗ) – определяет правовой статус ЭТК и порядок её использования.

Что изменилось в форме сведений?

Согласно приказу № 489н‚ в ЭТК теперь фиксируются:

1. Полные данные о работодателе (ИНН‚ ОГРН‚ наименование‚ адрес).
2. Точные даты начала и окончания трудового договора‚ а также даты изменения условий труда.
3. Код вида деятельности (по ОКВЭД) и должностные обязанности.
4. Сведения о периодах отпуска‚ командировок‚ обучения‚ а также о вынесенных дисциплинарных взысканиях.
5. Информация о переводах‚ увольнениях‚ восстановлении и прочих изменениях‚ которые ранее вносились вручную в бумажную форму.

Хронология переходного периода

Как работает одновременное применение ЭТК и бумажной книжки?

В течение переходного периода (до ) допускается одновременное использование электронного и бумажного вариантов. Это возможно при условии‚ что работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. При этом:

• Работодатель вносит сведения в оба документа одновременно.
• Если работник отказывается от бумажного варианта‚ все данные фиксируются только в ЭТК.
• В случае потери доступа к ЭТК (технические сбои) работодатель обязан предоставить выписку из электронного реестра в течение 5 рабочих дней.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Для работодателя и проверяющих органов существует несколько способов подтверждения:

1. Портал Госуслуг; Работник может показать QR‑код своей ЭТК‚ отсканированный проверяющим.
2. Справка из реестра ЭТК. Работодатель может запросить официальную справку в системе «Электронный реестр трудовых книжек» (ЭРТК) через личный кабинет организации.
3. Мобильное приложение «Трудовая книжка». На смартфоне отображается актуальная версия ЭТК‚ которую можно продемонстрировать в любой момент.

При приёме на работу с 2026 года первичная запись в трудовую книжку (в т.ч. электронную) делается в момент оформления трудового договора. Работодатель обязан проверить наличие ЭТК и‚ при её отсутствии‚ предложить сотруднику оформить её в течение 30 дней.

Обязанности работодателя в переходный период

• Обеспечить техническую возможность ввода и хранения сведений в ЭТК (доступ к порталу‚ обучение персонала).
• Своевременно вносить все изменения в обе версии книжки (если работник не отказался от бумажного варианта).
• Сохранять копию всех записей в течение трёх лет в архиве организации.
• Информировать работника о праве отказаться от бумажного варианта и порядке подачи соответствующего заявления.

Права и возможности работника

• Получать полный доступ к своей ЭТК в любое время через Госуслуги или мобильное приложение.
• Запрашивать корректировку ошибок в записях (например‚ неверные даты) – работодатель обязан исправить в течение 10 дней.
• Отказаться от бумажного варианта‚ подав письменное заявление в отдел кадров.
• Получать печатную выписку из ЭТК по требованию (например‚ для подачи в суд).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли мне подписывать бумажную трудовую книжку после 2026 года?

Нет. С 1 января 2026 года электронная трудовая книжка считается основным документом. Подпись в бумажной версии требуется только в случае‚ если работник явно отказался от ЭТК.

Вопрос: Как восстановить доступ к ЭТК‚ если я потерял телефон?

Обратитесь в отдел кадров вашего работодателя – они могут выдать вам временный код доступа через портал Госуслуг. Также можно восстановить доступ‚ пройдя процедуру идентификации в сервисе «Электронный реестр трудовых книжек».

Вопрос: Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение требований к ЭТК?

Для работодателя предусмотрены административные штрафы от 5 000 до 30 000 рублей за отсутствие записи в ЭТК или несвоевременное внесение изменений (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос: Можно ли использовать ЭТК при трудоустройстве за границей?

ЭТК признаётся только на территории РФ. При выезде за границу рекомендуется оформить заверенную копию трудовой книжки (бумажную) через консульскую службу.

Переходный период по внедрению электронных трудовых книжек завершился 31 декабря 2025 года‚ а с 1 января 2026 года ЭТК стала единственным официальным документом‚ фиксирующим трудовой стаж. Чтобы избежать проблем‚ работодателям следует:

1. Обеспечить доступ к системе ЭТК для всех сотрудников.
2. Обучить персонал правильному вводу данных согласно приказу № 489н.
3. Регулярно проверять актуальность записей и своевременно вносить исправления.
4. Информировать работников о их правах‚ в т.ч. о возможности отказаться от бумажного варианта.

Для работников главное – контролировать свои записи в электронном реестре‚ пользоваться мобильным приложением и своевременно сообщать о любых ошибках. При правильном взаимодействии обе стороны получат прозрачный и удобный инструмент учёта трудового стажа.

Дата публикации: