Переименование должности – частое явление в современных компаниях. Это может произойти после реструктуризации, изменения организационной схемы, внедрения новых бизнес‑процессов или просто из‑за стилистических изменений в названиях должностей. Важно, чтобы в трудовой книжке работника отражались все изменения, в т.ч. и переименование должности. Ниже приведён подробный разбор требований, порядок действий и образцы записей.

Правовые основания

В соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (ПВТК) -022 и Трудовым кодексом РФ каждая существенная смена должности, включая переименование, должна быть зафиксирована в трудовой книжке. Это необходимо для сохранения правовой чистоты и доказательства фактического исполнения трудового договора.

• Пункт 10 ПВТК: «В трудовой книжке фиксируются сведения о должности, включая её наименование, дату начала и окончания работы на данной должности, а также сведения о переименовании должности.»
• Статья 80 ТК РФ: «При изменении условий труда, в т.ч. и должности, работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку.»

Кому и как оформляется приказ о переименовании должности

1. Подготовка приказа – руководитель отдела/предприятия издает приказ в произвольной форме, в котором указывается:
   • Наименование прежней должности;
   • Новое наименование должности;
   • Дата вступления в силу нового названия;
   • Основание (например, «Реструктуризация организационной структуры»).
2. Подпись руководителя и печать – приказ должен быть подписан руководителем и иметь печать организации.
3. Согласование с кадровым отделом – приказ передаётся в кадровый отдел для внесения изменений в штатное расписание и локальные нормативные акты.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись в трудовой книжке делается в графе 3 раздела «Сведения о работе» (таблица 3.1 ПВТК). В случае переименования должности запись выглядит следующим образом:

Пример записи (бумажная трудовая книжка)

«Должность: Старое название должности (переименована) в должность Новое название должности (с )»

В графе 4 указывается документальное основание: «Приказ № 123 от о переименовании должности».

Если работник имеет электронную трудовую книжку (ЭТК), запись в ЭТК производится автоматически при импорте данных из приказа. Однако, для подтверждения корректности, кадровый отдел проверяет, что в ЭТК отражено то же самое, что и в бумажной версии.

Образец записи (для копирования в таблицу)

Особенности при переименовании должности в разных формах собственности

Независимо от формы собственности (ООО, ЗАО, ИП и т.д.) требования к записи в трудовой книжке одинаковы. Однако, при переходе организации в другую форму собственности (например, из ООО в ЗАО) могут возникнуть дополнительные изменения в названии должности, связанные с изменением организационной структуры. В таких случаях необходимо:

• Проверить, не изменилось ли и название организации;
• Убедиться, что в приказе указаны корректные данные о новой должности и её связи с организацией;
• Внести запись в трудовую книжку с указанием как старого, так и нового названия организации, если это требуется по ПВТК.

Порядок действий для кадровика

1. Получить копию приказа о переименовании должности.
2. Проверить, что в приказе указаны дата вступления в силу и основания.
3. Обновить штатное расписание и локальные нормативные акты.
4. Внести запись в трудовую книжку работника (бумажную и/или электронную).
5. Сохранить копию приказа и обновлённую запись в архив кадровых документов.

Что делать, если переименование произошло без приказа

В случае, если переименование произошло в результате неформального изменения названия должности (например, в рамках проекта), работодатель обязан оформить приказ и внести запись в трудовую книжку. Без официального приказа запись будет недействительной.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отложить запись в трудовой книжке? – Нет, запись должна быть внесена в течение 30 дней с момента вступления в силу нового названия должности.
• Нужно ли менять дату начала работы на новой должности? – Нет, дата начала работы остаётся прежней, только меняется наименование должности.
• Как отразить переименование в случае смены подразделения? – В записи указываются как старое, так и новое название подразделения, а также дата переименования.

Переименование должности – это обычное событие в любой организации, но его правильное отражение в трудовой книжке критически важно для соблюдения законодательства и защиты прав работника. Следуя приведённым выше шагам, вы гарантируете, что все изменения будут зафиксированы корректно, а работник будет иметь полный и достоверный документ о своей трудовой деятельности.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь к специалисту по кадрам или в отдел кадров вашей организации.