В процессе деятельности любой организации могут происходить структурные изменения: реорганизация подразделений‚ изменение штатного расписания или просто смена названий. Кадровикам и руководителям важно понимать‚ что переименование должности сотрудника или структурного подразделения — это существенное изменение условий трудового договора‚ которое обязательно должно быть задокументировано. И особое внимание здесь уделяется трудовой книжке работника‚ которая является главным документом о его рабочем стаже.
Нормативная база: зачем делать записи
Согласно действующему законодательству и Порядку ведения трудовых книжек‚ в трудовую книжку вносятся сведения о работе сотрудника. Пункт 10 Порядка четко устанавливает‚ что запись о принятии или назначении должна содержать информацию о конкретном структурном подразделении (если условие о работе в нем включено в трудовой договор) и наименование должности.
Переименование должности сотрудника или отдела — это факт рабочей биографии человека. Даже если функционал работника остался прежним‚ изменение названия должно быть зафиксировано‚ чтобы документ не потерял свою юридическую силу и актуальность.
Переименование отдела: как сделать запись правильно
Интересно‚ что в нормативных актах (в том же Порядке) про переименование подразделений отдельно не говориться. Однако‚ поскольку при приеме на работу мы указываем название отдела (например: «Принят в кондитерский цех на должность главного кондитера»)‚ то и его переименование (например‚ в «цех по производству тортов и пирожных») также нужно зафиксировать в ТК сотрудника.
Если должности и функции сотрудников остались прежними‚ а поменялось только название подразделения‚ запись в трудовой книжке об изменении названия отдела можно сформулировать следующим образом:
Пошаговая инструкция по заполнению раздела «Сведения о работе»:
- Графа 1: проставляется следующий порядковый номер записи.
- Графа 2: указывается дата‚ когда отдел был переименован (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3: делается сама запись о том‚ что отдел переименован. Например: «Служба информационных технологий переименована в Отдел информационных технологий» или «Отдел А переименован в Отдел Б».
- Графа 4: указывается реквизит приказа работодателя‚ на основании которого произошло переименование (дата и номер).
Переименование должности: алгоритм действий
Если работодатель решил изменить название занимаемой работником должности‚ он должен:
- Уведомить сотрудника об этом в установленный законом срок (не позднее чем за два месяца до предполагаемых изменений‚ если изменения инициирует работодатель).
- Получить согласие работника (подписанием дополнительного соглашения к трудовому договору).
- Издать приказ о переименовании должности и изменении штатного расписания.
- Внести запись в трудовую книжку.
Переименование должности сотрудника‚ как один из фактов его рабочей биографии‚ также должно отражаться в документе. Формулировка в графе 3 будет аналогичной формулировке при переименовании отдела. Например: «Должность «системный администратор» переименована в должность «системный инженер».
Что делать‚ если запись была пропущена?
На практике часто встречаются ситуации‚ когда организация сменила название‚ отдел или должность‚ а в трудовой книжке сотрудника это не отразили. Если за время работы сотрудника запись о переименовании была пропущена‚ ее необходимо обязательно восстановить.
Делается это в следующем порядке:
- В графе 3 пишется полное прежнее и новое наименование с указанием даты переименования. Например: «Акционерное общество «Сладкоежка» (АО «Сладкоежка») с переименовано в Акционерное общество «Конфета» (АО «Конфета»)».
- В графе 4 указывается основание — приказ о переименовании организации или изменении штатного расписания.
Важно помнить‚ что исправления вносятся по месту работы‚ где была допущена ошибка‚ либо текущим работодателем на основании официального документа от предыдущего работодателя.
Примеры (образцы) заполнения
Для наглядности приведем пример того‚ как должна выглядеть запись в трудовой книжке при одновременном переименовании отдела и должности (или по отдельности).
Пример заполнения таблицы раздела «Сведения о работе»:
Графа 1 (№ записи): 12
Графа 2 (Дата):
Графа 3 (Сведения о работе): Отдел маркетинга переименован в Департамент по продвижению‚ должность «менеджер по маркетингу» переименована в должность «специалист по продвижению»
Графа 4 (Основание): Приказ от № 45-к
Внесение записей о переименовании должностей и подразделений — это не просто бюрократическая формальность‚ а важный шаг для защиты трудовых прав работника. Отсутствие таких записей может привести к проблемам при подтверждении стажа‚ оформлении пенсии или трудоустройстве на новое место. Поэтому кадровым специалистам следует тщательно отслеживать все изменения в штатном расписании и своевременно‚ грамотно фиксировать их в трудовых книжках сотрудников.