В современной практике кадрового учёта часто возникает ситуация, когда работник переименовывается в должности, но его трудовые функции остаются неизменными. В таком случае важно правильно оформить изменение в трудовой книжке, чтобы избежать юридических рисков как для работодателя, так и для сотрудника.

Правовые основы

• Статья 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – работодатель обязан вести трудовую книжку в актуальном состоянии и вносить в неё все изменения, связанные с трудовым статусом сотрудника.
• Статья 57 ТК РФ – в трудовом договоре фиксируются сведения о должности, которые могут быть изменены только по соглашению сторон.
• Статья 55 ТК РФ – порядок внесения изменений в трудовую книжку, включая исправления и дополнения.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 320н) – регламентирует формат записей, порядок их внесения и исправления.

Когда требуется запись о переименовании должности?

1. Если в штатном расписании изменилось название должности, но трудовые функции сотрудника остались прежними.
2. Если работник согласен с новым названием и подписал дополнительное соглашение к трудовому договору.
3. Если в организации произошёл реорганизационный процесс, требующий изменения наименования должности без изменения обязанностей.

Как правильно оформить переименование

Подготовка документов

• Приказ (распоряжение) о переименовании должности, подписанный руководителем.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору, подтверждающее согласие работника.
• Справка о наличии в штатном расписании новой должности.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись должна быть внесена в том же разделе «Сведения о работе», где находятся предыдущие записи. Если страница закончилась, необходимо добавить новую страницу с надписью «дополнение» и продолжить запись.

Пример записи:

Внесено изменение названия должности с «Старший бухгалтер» на «Главный бухгалтер» с г. 
Трудовые функции сотрудника не изменились. 
Согласие работника: ___________________ Дата: _______________

Важно:

• Запись должна быть сделана на месте в трудовой книжке, без использования копий.
• Внесение должно быть согласовано с работником и подтверждено подписью.
• Не допускается изменение даты начала работы – она остаётся прежней.

Что делать, если страница в трудовой книжке закончилась?

В соответствии с § 12 Порядка № 320н, при отсутствии свободного места в разделе «Сведения о работе» необходимо:

1. Добавить новую страницу с надписью «дополнение».
2. Внести запись о переименовании на этой странице.
3. Подписать обе страницы (работник и руководитель).

Что делать, если в трудовой книжке отсутствует запись о переименовании?

Если работник уже работает под новым названием должности, но в трудовой книжке нет соответствующей записи, это нарушение ТК РФ. В таком случае:

1. Сформировать приказ о переименовании и дополнительное соглашение.
2. Внести запись в трудовую книжку.
3. Провести корректировку предыдущих записей, если они содержат ошибку в названии должности.

Возможные ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты – всегда указывайте дату в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
• Отсутствие согласия работника – без подписи работника запись считается недействительной.
• Внесение изменений задним числом – это недопустимо. Изменения должны отражать фактическое состояние на момент внесения.
• Неправильное оформление страницы – если страница закончилась, не пытайтесь «протянуть» запись на следующую страницу без надписи «дополнение».

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В 2026 году в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. При переименовании должности в ЭТК необходимо:

1. Подтвердить изменение в системе через личный кабинет работодателя.
2. Убедиться, что в системе отображается новое название должности, но трудовые функции остаются прежними.
3. Сохранить копию электронного документа в архиве.

Важно помнить, что в ЭТК нельзя «внести запись задним числом» – система автоматически фиксирует дату изменения.

Краткая инструкция для кадровиков

1. Проверьте штатное расписание – убедитесь, что новая должность уже прописана.
2. Составьте приказ о переименовании и получите подпись руководителя.
3. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору и подпишите его работником.
4. Внесите запись в трудовую книжку (или в ЭТК) согласно шаблону.
5. Проверьте, что запись не нарушает формат и правила оформления.
6. Сохраните копию всех документов в личном архиве сотрудника.

Что делать, если работник не согласен с переименованием?

Если работник отказывается от нового названия должности, но не меняет своих обязанностей, работодателю не требуется менять запись в трудовой книжке. Однако, в случае, если работник потребует официального подтверждения своего текущего названия, можно:

1. Подписать дополнительное соглашение о сохранении прежнего названия.
2. Внести запись о сохранении прежнего названия в трудовую книжку.

Переименование должности без изменения трудовой функции – это обычная практика в современных организациях. Главное – соблюдать порядок оформления, иметь все необходимые документы и корректно внести запись в трудовую книжку. Это обеспечит юридическую чистоту отношений и защитит интересы как работодателя, так и сотрудника.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, рекомендуем обратиться к специалисту по трудовому праву или в региональный отдел труда.